RADA
Faktura zaliczkowa wystawiona przed otrzymaniem pieniędzy jest fakturą nieprawidłową. Przepisy nie zezwalają na wystawienie tego rodzaju faktury przed faktycznym otrzymaniem wpłaty. Podatnik, który otrzymał taką fakturę, nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego. Nie może też ewidencjonować takiego dokumentu w księgach jednostki. Jest to dokument podobny do faktury pro forma, mającej postać wezwania do zapłaty.
UZASADNIENIE
Zasady wystawiania faktur VAT reguluje rozporządzenie MF z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Fakturę należy wystawić po odebraniu każdej kolejnej części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
UWAGA
VAT naliczony można odliczyć tylko z faktury zaliczkowej wystawionej w określonym przez ustawę terminie.
W świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług faktura zaliczkowa dokumentuje uiszczenie wpłaty na poczet przyszłej dostawy lub świadczenia usług. Faktura otrzymana przez Czytelnika stanowi dokument przypominający wezwanie do zapłaty i nie jest potwierdzeniem wpłaty przez dostawcę zaliczki. W momencie jej wystawienia nie powstaje obowiązek podatkowy, co powoduje brak możliwości odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę.
Faktury i dokumenty celne nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego, w przypadku gdy stwierdzają czynności, które nie zostały wykonane.
Tak jak otrzymane zaliczki nie stanowią przychodu w momencie otrzymania, tak samo zapłacone zaliczki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Wydatki związane z zaliczkami będzie można zaliczyć do kosztów w momencie realizacji umowy, czyli w momencie wydania rzeczy, zbycia prawa, wykonania usługi.
Podobne stanowisko zajął Urząd Skarbowy w Piotrkowie Trybunalskim w postanowieniu z 6 lutego 2007 r., nr US I/1-415/21a/2006:
Od 01.01.2007 r. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych brzmi: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Z ustawowej definicji kosztu podatkowego wynika, iż muszą być spełnione równocześnie następujące warunki, a mianowicie:
• poniesienie wydatku musi nastąpić w celu uzyskania przychodu,
• nie może to być koszt wymieniony w katalogu wydatków wyszczególnionych w art. 23 ustawy,
• ich poniesienie zostało prawidłowo udokumentowane.
Kwota uiszczonych zaliczek na rzecz podwykonawców nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodu w 2006 r., gdyż wydatki te nie wiążą się z uzyskaniem przychodu w 2006 r. Związek pomiędzy poczynionymi wydatkami a przychodem powstanie dopiero po zrealizowaniu usługi, tj. w 2007 r., i wówczas dopiero wartość poniesionego wydatku stanie się kosztem uzyskania przychodów.
Przykład 1
Ewidencja księgowania zaliczki zapłaconej na poczet usług. Jednostka gospodarcza wpłaciła zaliczkę 12 200 zł na usługę o wartości 61 000 zł (w tym 11 000 zł VAT).
Ewidencja księgowa
1. Wpłata zaliczki na konto dostawcy:
Wn „Rozrachunki z dostawcami” 12 200
Ma „Rachunek bankowy” 12 200
2. Faktura dokumentująca wpłaconą zaliczkę:
Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” 10 000
Wn „VAT naliczony” 2 200
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 12 200
3. Faktura końcowa na kwotę 48 800 zł:
a) zaksięgowanie faktury
Wn „Usługi obce” 40 000
Wn „VAT naliczony” 8 800
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 48 800
b) przeksięgowanie zaliczki na konto kosztów
Wn „Usługi obce” 10 000
Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” 10 000
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 2
Ewidencja księgowania zaliczki zapłaconej na poczet dostawy towarów.
Jednostka gospodarcza wpłaciła zaliczkę 6100 zł na dostawę towarów o wartości 24 400 zł (w tym 4400 zł VAT).
Ewidencja księgowa
1. Wpłata zaliczki na konto dostawcy:
Wn „Rozrachunki z dostawcami” 6 100
Ma „Rachunek bankowy” 6 100
2. Faktura dokumentująca wpłaconą zaliczkę:
Wn „Rozliczenie zakupu” 5 000
Wn „VAT naliczony” 1 100
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 6 100
3. Faktura końcowa na kwotę 18 300 zł:
Wn „Rozliczenie zakupu” 15 000
Wn „VAT naliczony” 3 300
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 18 300
4. Przyjęcie towarów na magazyn w cenie ewidencyjnej 20 000 zł:
Wn „Towary” 20 000
Ma „Rozliczenie zakupu” 20 000
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 3
Ewidencja księgowania otrzymanej zaliczki na poczet usług lub towarów.
Jednostka gospodarcza otrzymała zaliczkę 12 200 zł na usługę o wartości 61 000 zł (w tym 11 000 zł VAT).
Ewidencja księgowa
1. Wpłata zaliczki na konto dostawcy:
Wn „Rachunek bankowy” 12 200
Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 12 200
2. Faktura wystawiona na rzecz odbiorcy, dokumentująca wpłaconą zaliczkę:
Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 12 000
Ma „VAT należny” 2 200
Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 10 000
3. Faktura końcowa na kwotę 48 800 zł:
a) zaksięgowanie faktury
Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 48 800
Ma „VAT należny” 8 800
Ma „Przychody ze sprzedaży” 40 000
b) przeksięgowanie zaliczki na konto przychodów
Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 10 000
Ma „Przychody ze sprzedaży” 10 000
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 74, poz. 444
• § 14 ust. 1 rozporządzenia MF z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860
Jerzy Rybka
główny księgowy z licencją MF