Ewidencja kosztów prowadzona jest tylko w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4. Dodatkowo, pozaksięgowo, prowadzone jest przez cały rok rozliczenie sprzedaży publikacji. Na koniec roku dokonywany jest spis z natury. Czy instytucja powinna prowadzić ewidencję publikacji na koncie 600 i 490, czy może tylko zarachowywać do przychodów (konto 700) sprzedane publikacje? Co z tymi publikacjami, które na koniec roku nie zostały sprzedane i pozostają do sprzedaży w latach następnych? Jak należy wykazać je w bilansie?
Ujęcie w księgach rachunkowych sprzedaży materiałów, towarów i produktów gotowych jest uzależnione od przyjętej przez jednostkę metody ewidencji zapasów bądź też rezygnacji z ich ewidencji.
Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę stosownie do postanowień art. 17 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:
1) ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych (wartość stanu wycenia się w takiej sytuacji przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych),
3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Jeśli instytucja wybierze metodę 4 - odpisywania w koszty wartości produktów gotowych w dniu ich wytworzenia, to zobowiązana jest ona do:
1) ustalania na koniec każdego okresu sprawozdawczego, w drodze spisu z natury stanu (zapasu), objętych tą metodą rzeczowych aktywów obrotowych,
2) ich wyceny,
3) korekty kosztów o wartość tego zapasu.
Wyceny tych zapasów na koniec każdego okresu sprawozdawczego i korekty kosztów należy dokonać według kosztów wytworzenia, po jakich zarachowano wartość składników majątkowych w koszty.
Prawidłowa ewidencja powinna przebiegać w sposób przedstawiony w tabeli(założenie: instytucja ewidencjonuje koszty podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie w zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”).
Tabela. Uproszczona ewidencja wyrobów gotowych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Publikacje, które na koniec roku nie zostały sprzedane i pozostają do sprzedaży w latach następnych, w bilansie należy wykazać w rzeczowych aktywach obrotowych w grupie „Produkty gotowe” (saldo końcowe Wn konta 600 „Produkty gotowe”).
A zatem zaproponowana przez instytucję metoda ewidencji i rozliczania kosztów publikacji, polegająca na odpisywaniu w koszty pełnej ich wartości w momencie ich wytworzenia, a następnie przeprowadzaniu w odstępach przynajmniej rocznych inwentaryzacji tych zapasów w drodze spisu z natury i korygowaniu stanów o wartości wynikające z tych spisów, moim zdaniem, nie budzi zastrzeżeń. Należy jednocześnie podkreślić, że przyjęte przez jednostkę rozwiązanie powinno znaleźć odzwierciedlenie w wymaganej w art. 10 uor dokumentacji opisującej określone przez instytucję zasady rachunkowości.
Podstawy prawne
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1343)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)