MAŁGORZATA MACHOWIEC
W świetle zapisów art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
l zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
l wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
l opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Kierownik jednostki zobowiązany jest do ustalania w formie pisemnej i aktualizowania dokumentacji opisującej politkę rachunkowości (art. 10 ust. 2 uor).
Dokumentacja ta musi być zgodna z wymogami uor, a także powinna uwzględniać szczegółowe regulacje zawarte w innych przepisach. Ponadto należy ją dostosować do specyfiki sektora, w którym działa dana jednostka, ustalając uprawnienia i odpowiedzialność za przebieg i kontrolę procesów w niej zachodzących.
Problem opracowania zasad polityki rachunkowości dotyczy szczególnie jednostek oświatowych. Skoro szkoła, gimnazjum funkcjonują jako jednostki budżetowe czy też przedszkole jako zakład budżetowy, to nie ulega wątpliwości, że nawet gdy obsługują je Zespoły Ekonomiczno-Administracyjne Szkół, Biuro Obsługi Szkół, czy tak jak w opisanym przypadku Miejski Zespół Obsługi Szkół i Przedszkoli, każda jednostka powinna mieć opracowaną dokumentację opisującą politykę rachunkowości.
W praktyce spotyka się, że regionalne izby obrachunkowe w protokołach kontroli jako uchybienie wskazują brak odrębnej dokumentacji polityki rachunkowości dla każdej jednostki oświatowej. Z tego można wnioskować: ile szkół jako jednostek budżetowych, tyle sztuk stosownej dokumentacji z opisem przyjętych zasad rachunkowości powinno być opracowanych przez dyrektorów tych szkół. Również zdarza się, że dokumentacja opisująca politykę rachunkowości jest sporządzana dla kilku jednostek oświatowych i przyjmowana stosownymi zarządzeniami, porozumieniami, a nawet umowami, i rozwiązanie takie nie jest kwestionowane przez inspektorów kontroli regionalnych izb obrachunkowych.
Podstawa prawna
l Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)