Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Zakres prowadzenia ksiąg pomocniczych
Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:
• środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
• rozrachunków z kontrahentami,
• rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,
• operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),
• operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),
• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,
• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
Powyższy zakres prowadzenia ksiąg pomocniczych określony jest w art. 17 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Kierownik jednostki jednak może i powinien ustalić w polityce rachunkowości jednostki również inne, istotne dla jednostki składniki majątku i operacje, wymagające szczegółowej ewidencji w księgach pomocniczych, w tym wynikające z przepisów innych niż uor.
Struktura ksiąg pomocniczych
Struktura ksiąg pomocniczych powinna zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji gospodarczych istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki. Oczywiście należy jednocześnie kierować się wyrażoną w art. 4 ust. 4 uor zasadą istotności, która mówi, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
Zapisy w księdze głównej mają charakter syntetyczny, natomiast ich uzupełnienie i uszczegółowienie prowadzone jest w ewidencji analitycznej.
Zapamiętaj!
Zapisy i salda ksiąg pomocniczych muszą być zgodne z zapisami księgi głównej. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a w tym tryb i częstotliwość uzgodnień, powinny być unormowane w wewnętrznej dokumentacji jednostki, opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3a uor).
Ponadto niezbędne są szczegółowe zapisy w zakładowym planie kont w ramach komentarzy do poszczególnych kont, precyzujące przyjęte zasady ewidencji. Powiązanie konta syntetycznego z kontami analitycznymi powinno zapewnić zgodność obrotów konta syntetycznego z sumą obrotów kont analitycznych prowadzonych do danego konta, a także zgodność salda konta syntetycznego z sumą sald kont analitycznych. Zgodność ta powinna być sprawdzana okresowo za pomocą zestawienia obrotów i sald poszczególnych kont.
Zapamiętaj!
Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się, zgodnie z art. 18 ust. 2 uor, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Księgi pomocnicze stanowią więc uzupełnienie zapisów prowadzonych w księdze głównej. Istotną ich cechą jest jednak brak wymogu stosowania metody podwójnego zapisu, tj. zaewidencjonowania każdej operacji co najmniej na dwóch kontach księgowych, po przeciwnych stronach, w identycznej wysokości.
Metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych
Ustawa o rachunkowości generalnie nie precyzuje metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. Wyjątek stanowi ewidencja rzeczowych składników aktywów obrotowych, uregulowana w art. 17 ust. 2 uor. Zgodnie z tym przepisem, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:
• ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
• ewidencji ilościowej obrotów i stanów, prowadzonej dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,
• ewidencji wartościowej obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzonej dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
• odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonego z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Zapamiętaj!
Można stosować na kontach ksiąg pomocniczych w ciągu okresu sprawozdawczego, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.
Księgi pomocnicze stanowią element ksiąg rachunkowych, a zatem zgodnie z art. 24 uor należy zapewnić ich prowadzenie w sposób pozwalający na uznanie ich za:
• rzetelne (gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty),
• bezbłędne (jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych),
• sprawdzalne (gdy umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych),
• bieżące (jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań, a za rok obrotowy - nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane).
Co zapewniają księgi pomocnicze
Prowadzona ewidencja analityczna powinna być odpowiednio dostosowana do specyfiki i potrzeb jednostki, w tym między innymi potrzeb informacyjnych i decyzyjnych. Zakładając księgi pomocnicze, można zapewnić np.:
• generowanie informacji dla potrzeb sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych i statystycznych,
• wydzielenie grup rodzajowych środków trwałych, poszczególnych aktywów finansowych,
• ujęcie poszczególnych tytułów należności i zobowiązań,
• podział należności i zobowiązań na długoterminowe i krótkoterminowe, wymagalne itp.,
• wyszczególnienie rodzajów rozrachunków publicznoprawnych,
• wyodrębnienie danych niezbędnych do właściwego rozliczenia podatków z urzędem skarbowym itp.,
• bieżące kontrolowanie terminów płatności,
• przejrzysty i czytelny układ kont analitycznych,
• ujęcie kosztów w przekroju niezbędnym do prowadzonej analizy,
• skuteczną kontrolę wewnętrzną dokonywanych operacji oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.
Rola ksiąg pomocniczych jest często niedoceniana i traktowana „po macoszemu” w polityce rachunkowości jednostek. Właściwie prowadzona ewidencja analityczna, uwzględniająca specyfikę i potrzeby jednostki, może jednak przysporzyć jej korzyści, ułatwiając wykonanie niezbędnych prac, a także ograniczając możliwość wystąpienia potencjalnych błędów i omyłek.
Podstawa prawna
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)