Sporządzenie i wysłanie sprawozdania finansowego
Zgodnie z przepisami prawa sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Z kolei jego zatwierdzenie musi nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od owego dnia. Dokument ten sporządzany jest w oparciu o wstępnie zamknięte księgi rachunkowe, co dokonywane jest na dzień bilansowy. Następnie, gdy sprawozdanie finansowe zostanie sporządzone i zamknięte, należy dokonać ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych, które zgodnie z prawem powinno nastąpić w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Działanie to polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych. W skrócie oznacza to nic innego, jak to, że nie ma już możliwości dokonywania zmian zarówno w księgach rachunkowych, jak i w sprawozdaniu finansowym. W związku z tym jakiekolwiek błędy w sprawozdaniu nie mogą już zostać poprawione. Korekty owych błędów mogą być ujmowane w korektach w bieżącym okresie, ponieważ wszystkie popełnione błędy muszą zostać skorygowane . Jednak sposób ich poprawienia jest uzależniony od tego kiedy zostały one ujawnione, jak również od ich istotności.
Rodzaje błędów w sprawozdaniu finansowym oraz sposoby ich korygowania
Błędy, które mogą pojawić się w sprawozdaniu finansowym najczęściej wynikają z:
- pomyłek arytmetycznych,
- błędnego zastosowania zasad rachunkowości,
- niedopatrzeń w rozliczeniach,
- błędnej interpretacji zaistniałych sytuacji,
- oszustw.
W bardzo szczegółowy sposób wszelkiego rodzaju błędy w księgach rachunkowych, jak również ich korekta oraz wpływ na sprawozdanie finansowe zostały szczegółowo opisane w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 7 pt. „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja".
Zgodnie w tymi informacjami, błędy można podzielić na:
- błędy ze względu na wpływ na jakość sprawozdania finansowego → błędy istotne i nieistotne,
- błędy ze względy na moment ich ujawnienia → wykryte przed sprawozdaniem, po sporządzeniu sprawozdania, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- błędy ze względu na moment ich popełnienia → popełnione w bieżącym roku obrotowym i popełnione w poprzednich latach obrotowych.
Każdorazowo informacje mające wpływ na decyzje podejmowane w oparciu o sprawozdanie finansowe, uznaje się za istotne. Nie ma możliwości uznania poszczególnych błędów za nieistotne jeśli łącznie mogą one mieć znaczny wpływ na sytuację w firmie.
Zgodnie z pkt 5.2 KSR nr 7 do zdarzeń, które nie stanowią korekty błędów, zaliczamy:
- zmianę wartości szacunkowych, które już w swych założeniach stanowią pewne przybliżenia oraz wymagają aktualizacji po nabyciu kolejnych informacji (np. zmiana stawek amortyzacyjnych środków trwałych na skutek zmiany okresu użytkowania, zmiana wysokości odpisów aktualizujących wartość składników aktywów na skutek pojawienia się nowych informacji, itp.),
- skutki zmiany przyjętej polityki rachunkowości, która jest spowodowana zmianą przepisów o rachunkowości, bądź wprowadzonej z inicjatywy danej jednostki,
- skutki zdarzeń, które nastąpiły pomimo zachowania przez jednostkę odpowiedniej staranności oraz stosowania się do przepisów, co wiążę się z tym, iż nie mogła danych kwestii uwzględnić w poprzednich rocznych sprawozdaniach finansowych.
Korekta błędów, kiedy sprawozdanie jest sporządzone, ale nie zatwierdzone
Wszelkiego rodzaju błędy popełnione w bieżącym roku obrotowym, które zostały wykryte przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego, należy korygować w księgach rachunkowych bieżącego roku. Natomiast błędy, które zostały popełnione w bieżącym roku obrotowym, ale wykryte dopiero po sporządzeniu sprawozdania, a przed zatwierdzeniem – wymagają korekty zarówno w księgach rachunkowych bieżącego roku, jak również dokonania odpowiedniej zmiany w owym sprawozdaniu. Konieczne również okazuje się powiadomienie biegłego rewidenta, który zajmuje, bądź zajmował się owym dokumentem o zaistniałej sytuacji.
Korekta błędów, kiedy sprawozdanie zostało już zatwierdzone
W sytuacji, kiedy dana jednostka otrzymała informację o zdarzeniach mających istotny wpływ na sprawozdanie finansowe, ale zostało ono już zatwierdzone, to wszelkiego rodzaju powstałe skutki ujmowane są w księgach rachunkowych roku obrotowego, w czasie którego owe informacje otrzymała. W sytuacji, kiedy dany błąd został popełniony w poprzednich latach obrotowych, czego skutkiem jest to, iż nie ma możliwości uznania sprawozdania finansowego za rok, bądź lata poprzednie jako rzetelne oraz wiarygodne źródło informacji odnośnie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego danej jednostki, kwota korekty, która jest spowodowana usunięciem owego błędu przenosi się na kapitał własny i określa jako zysk lub strata z lat ubiegłych.
Błędy najczęściej są wynikiem nieuwzględnienia, bądź niewłaściwego uwzględnienia wiarygodnych informacji:
- które były dla przedsiębiorcy dostępne w chwili zatwierdzania sprawozdania finansowego sporządzanego za dane lata,
- co do których istniała możliwość oczekiwania, iż zostaną otrzymane oraz uwzględnione w trakcie sporządzania sprawozdań.
Zgodnie z pkt 5.8 KSR nr 7, ust. 6 pkt 1 wszelkie informacje odnośnie przychodów oraz kosztów z tytułu błędów popełnionych w latach ubiegłych przenoszonych w roku obrotowym na kapitał własny z podaniem ich kwot oraz rodzaju, jednostka jest zobowiązana do tego, aby ujawnić następujące informacje związane z owymi błędami:
- rodzaj błędu, który został popełniony w latach poprzednich,
- przychód/koszty poniesione z tytułu popełnionego błędu, co stanowi podstawę do wyliczenia kwot w ramach „zysków/strat z lat ubiegłych”,
- łączną kwotę korekty z bieżącego roku obrotowego oraz każdej korekty z lat poprzednich.
Jeśli nastąpi sytuacja, kiedy niemożliwe jest ustalenie kwot danych korekt, wówczas w dodatkowych informacjach oraz objaśnieniach należy ująć sam fakt popełnienia błędu w latach poprzednich, a także podać istotę owego błędu wraz z powodem niemożliwości dokonania odpowiednio wiarygodnego szacunku.