W celu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w pierwszej kolejności należy ustalić przyczynę ich powstania oraz przeanalizować, z czego wynikają. Zadanie to należy do komisji inwentaryzacyjnej. W pierwszym etapie komisja inwentaryzacyjna dokonuje klasyfikacji różnic. Jest to pomocne później w księgowym rozliczeniu wyników inwentaryzacji.
Ewidencję wartości stwierdzonych niedoborów należy prowadzić na koncie rozrachunkowym „Rozliczenie niedoborów”. Niedobór stanowi koszt i podlega ewidencji na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”.
Dość częstą sytuacją jest ujawnianie braków. Istotną decyzją będzie określenie, czy niedobory były zawinione, czy niezawinione. Od tego będzie też zależał sposób ewidencji księgowej niedoborów.
uwaga!
Niedobory niezawinione powstają w wyniku zdarzeń niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, takich jak błędy w dokumentacji lub niedokładność urządzeń pomiarowych, zdarzenia losowe itp.
Rozliczenie niedoborów będzie przebiegało za pomocą konta „Rozliczenie niedoborów” w korespondencji z różnymi kontami, w zależności od przyczyn zaistnienia niedoboru. W trakcie roku obrotowego konto „Rozliczenie niedoborów” może wykazywać saldo:
Wn - określające stan niedoborów nierozliczonych na dany dzień.
Ewidencja księgowa różnego rodzaju niedoborów:
1. Niedobór uznany za niezawiniony:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma „Rozliczenie niedoborów”.
2. Niedobór losowy:
Wn „Straty nadzwyczajne”,
Ma „Rozliczenie niedoborów”.
3. Niedobór zawiniony - uznany przez pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Rozliczenie niedoborów”.
4. Niedobór zawiniony - nieuznany przez pracownika:
Wn „Roszczenia sporne z pracownikami”,
Ma „Rozliczenie niedoborów”.
Przykład
Podczas inwentaryzacji spółka z o.o. ujawniła niedobór materiałów ewidencjonowanych w cenach zakupu. Według ewidencji księgowej wartość materiałów wynosi 200 000 zł, natomiast według spisu z natury - 192 000 zł. Niedobór został uznany za niezawiniony.
1. Ewidencja niedoboru:
Wn „Rozliczenie niedoborów” 8 000
Ma „Materiały” 8 000
2. Odniesienie w koszty ubytków naturalnych. Norma ubytków tych materiałów została określona na 3%. Niedobór: 8000 zł × 3% = 240 zł:
Wn „Zużycie materiałów” 240
Ma „Rozliczenie niedoborów” 240
3. Ujęcie pozostałej części niedoboru:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 7 760
Ma „Rozliczenie niedoborów” 7 760
Niedobory można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu, ale należy zawsze pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu faktu poniesienia straty. Taką dokumentację mogą np. stanowić wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, protokół opisujący zdarzenie i wskazujący datę jego powstania oraz należyty sposób wyliczenia i wartość niedoborów.
Do kosztów podatkowych mogą zostać zaliczone tylko niedobory uznane za niezawinione. Nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą. Ważne jest również udokumentowanie, że podatnik dołożył należytej staranności w celu uniknięcia straty.
• art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
Justyna Grywińska
księgowa z licencją MF, właścicielka biura księgowego, doradca podatkowy