Pod pojęciem kaucji należy rozumieć sumę pieniężną złożoną jako gwarancję dotrzymania zobowiązania, zastaw, zabezpieczenie. Pojęcie kaucji jest używane w przypadku, gdy określona wpłata zabezpiecza interesy dającego kaucję, jednak jednocześnie strony przewidują zwrot tej należności.
Zmiany w rachunkowości od 2016 roku
Szczególną odmianą kaucji jest kaucja gwarancyjna, której celem jest zabezpieczenie roszczeń osoby otrzymującej taką kaucję w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania przez drugą stronę umowy. W sytuacji gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z niej, wówczas druga strona umowy może się zaspokoić ze złożonej kaucji. Kaucja gwarancyjna podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy. Może ona również stanowić odszkodowanie w sytuacji niewywiązania się przez kontrahenta z umowy. Kaucja gwarancyjna może także zostać zaliczona na poczet ceny, jeżeli wynika to z postanowień umownych zawartych między stronami (pełni wówczas rolę zaliczki).
VAT
Kaucja gwarancyjna nie podlega VAT ani z chwilą otrzymania, ani z chwilą jej późniejszego zwrotu wskutek rozwiązania umowy, której dotyczyła. Bowiem w przypadku zwrotu kaucji ma miejsce wypłata nieuiszczonej dotychczas w całości należności, która już wcześniej została opodatkowana jako przychód należny. Pobieranych (zwracanych) kaucji nie należy wykazywać w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT. Kaucja nie podlega VAT również wówczas, gdy zostanie zatrzymana z powodu nieprawidłowego wykonania umowy przez kontrahenta, który ją przekazał. Pełni wówczas rolę odszkodowania (por. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 czerwca 2013 r., nr IPPP3/443-265/13-2/KB). W związku z tym pobranie (zwrot) kaucji stanowiącej zabezpieczenie wykonania umowy nie stanowi obrotu i nie podlega VAT. Otrzymanie kaucji nie powoduje więc konieczności rozliczenia VAT i nie powinno być dokumentowane fakturami VAT. Dopiero zaliczenie kaucji gwarancyjnej przez sprzedawcę na poczet wynagrodzenia (należności z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług) może rodzić powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Jeżeli zaliczenie nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, wówczas należy uznać, że sprzedawca otrzymał zaliczkę podlegającą VAT, którą należy udokumentować fakturą (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 marca 2014 r., sygn. akt I FSK 1759/12). Jeżeli natomiast kaucja gwarancyjna zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia po dokonaniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi, a więc już po powstaniu obowiązku podatkowego na zasadach ogólnych, wówczas to zaliczenie nie będzie wywoływało skutków podatkowych w zakresie VAT, a będzie służyło jedynie rozliczeniu transakcji między stronami umowy.
Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)
Ewidencja
Kaucja gwarancyjna w zależności od jej charakteru może być wykazywana w księgach kontrahentów jako „Pozostałe rozrachunki” (w przypadku umów najmu) lub jako „Rozrachunki z tytułu dostaw towarów i usług” (w przypadku umów o wykonanie robót budowlanych). Wykazanie kaucji gwarancyjnej w księgach rachunkowych wpłacającego wymaga dokonania następujących zapisów:
1. Wpłata kaucji gwarancyjnej w kwocie czynszu jako zabezpieczenia dotrzymania umowy najmu lokalu użytkowego:
- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
2. Wystawienie faktury sprzedaży z tytułu wykonania usług budowlanych:
- Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;
- Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług”;
- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;
Nieprawidłowości występujące w sprawozdaniach finansowych - część I
3. Utworzenie rezerwy na roboty poprawkowe:
- Wn konto 70-1 „Koszty sprzedanych usług budowlanych”;
- Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”;
4. Wpływ należności z tytułu wykonania usług budowlanych na rachunek bankowy sprzedawcy, pomniejszonej o potrąconą przez inwestora kaucję gwarancyjną:
- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;
- Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;
5. Zwrot niewykorzystanej kaucji na rachunek bankowy wpłacającego (w sytuacji dotrzymania przez niego warunków umowy):
- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;
- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;
6. Przepadek kaucji w związku z niedotrzymaniem przez wpłacającego warunków umowy (w związku z jej wykorzystaniem na zabezpieczenie roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy):
- Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”;
- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Jak wybrać biegłego rewidenta do badania sprawozdania finansowego
Z kolei wykazanie kaucji gwarancyjnej w księgach rachunkowych otrzymującego kaucję wymaga dokonania następujących zapisów:
1. Otrzymanie kaucji gwarancyjnej w kwocie czynszu jako zabezpieczenia dotrzymania umowy najmu lokalu użytkowego:
- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;
- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
2. Otrzymanie faktury z tytułu nabycia usług budowlanych:
- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
- Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;
- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
3. Zapłata należności z tytułu wykonania usług budowlanych na rachunek bankowy sprzedawcy, pomniejszonej o potrąconą przez inwestora kaucję gwarancyjną:
- Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
4. Zwrot niewykorzystanej kaucji na rachunek bankowy wpłacającego (w sytuacji dotrzymania przez niego warunków umowy):
- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
5. Przepadek kaucji w związku z niedotrzymaniem przez wpłacającego warunków umowy (w związku z jej wykorzystaniem na zabezpieczenie roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy):
- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
- Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Na dzień bilansowy kaucję gwarancyjną należy wykazać w aktywach bilansu w pozycji:
- A.III.1 lub 2 – jako należność długoterminową, jeżeli zostanie rozliczona w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, lub
- B.II.1 lit. b lub B.II.2 lit. c – jako inne należności krótkoterminowe, jeżeli zostanie rozliczona w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Podwykonawstwo
Inwestorzy często żądają od firm budowlanych zabezpieczenia należytego wykonania umowy na roboty budowlane. Takie zabezpieczenie może przyjąć formę gwarancji bankowej lub kaucji gwarancyjnej. Dotyczy to także przypadku, gdy generalny wykonawca robót zleca innej firmie budowlanej wykonanie części tych prac w ramach podwykonawstwa. Zleceniodawca (inwestor) będzie się chciał zabezpieczyć na wypadek wykrycia ewentualnych usterek w pracach realizowanych przez podwykonawcę. Kwota przetrzymywana przez inwestora ma motywować wykonawcę zarówno do należytego wykonania robót budowlanych, jak i terminowego usuwania wad stwierdzonych w okresie rękojmi lub gwarancji. Po upływie okresu gwarancyjnego określonego przez strony w umowie na roboty budowlane niewykorzystana (w całości lub w części) kaucja podlega zwrotowi. Natomiast w sytuacji zaistnienia potrzeby usunięcia przez inwestora we własnym zakresie wad w przedmiocie wykonania umowy budowlanej środki zatrzymane jako kaucja gwarancyjna zostaną wykorzystane do ich sfinansowania. Dla inwestora stanowią one zatem zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę (firmę budowlaną). Z kolei dla wykonawcy wykorzystanie środków przez usługobiorcę będzie równoznaczne z przepadkiem kaucji.
Polecamy: Sporządzanie polityki rachunkowości w firmie – przykład praktyczny
Kaucja gwarancyjna jest potrącana zazwyczaj z ogólnej kwoty wynikającej z faktury wystawionej przez wykonawcę robót budowlanych. Część kwoty faktury pozostaje wówczas w dyspozycji zleceniodawcy (inwestora) przez uzgodniony okres. Ze względu na zwrotny charakter kaucji gwarancyjnej oraz jej cel gospodarczy wartości kaucji zatrzymanej przez potrącenie z faktury nie zalicza się do kosztów. Jest to tylko bowiem czasowe zatrzymanie należności. Dlatego też wykonawca usług wykazuje w swojej ewidencji przychód ze sprzedaży tych usług zgodnie z zasadą memoriałową w pełnej zafakturowanej wysokości, czyli w cenie sprzedaży netto (bez potrąceń). Natomiast zapłatę za wykonaną usługę otrzymuje w kwocie pomniejszonej o potrąconą przez zleceniodawcę (inwestora) kaucję gwarancyjną. Z punktu widzenia podatku od towarów i usług przedsiębiorca nie może dzielić zapłaty na kwotę, którą otrzymuje po wykonaniu usługi, i kaucję gwarancyjną otrzymywaną dopiero po pewnym czasie. Analogicznie w księgach inwestora powinna zostać rozpoznana jako zobowiązanie cała kwota wynikająca z faktury.
Możliwe jest również dokonanie przez wykonawcę robót (firmę budowlaną) wpłaty kaucji gwarancyjnej na rachunek bankowy inwestora (w takiej sytuacji wykonawca robót ujmuje w księgach odpowiednio wypływ środków pieniężnych oraz rozpoznaje należność z tego tytułu – Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” oraz Ma konto 13 „Rachunki bankowe”). Z kolei inwestor powinien w swoich księgach rozpoznać wpływ środków pieniężnych oraz zobowiązanie z tytułu kaucji (Wn konto 13 „Rachunki bankowe” oraz Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”).
Warto pamiętać, że przykładowo kaucja, jaką zatrzyma inwestor na pokrycie kosztów usunięcia wad bądź usterek, stanowi należność z tytułu dostaw i usług. W bilansie należy ją więc wykazać w pozycji B.II.1 lit. a lub B.II.2 lit. a aktywów (w zależności od tego, czy są to należności od jednostki powiązanej, czy od jednostek pozostałych).
Należności
Zaliczenie kaucji gwarancyjnej na poczet należności z tytułu dostaw towarów i usług powoduje konieczność dokonania przez wpłacającego kaucję (będącego równocześnie nabywcą) następujących księgowań:
1. Wpłata kaucji gwarancyjnej:
● Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
● Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
2. Otrzymanie faktury zaliczkowej:
● Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
● Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;
● Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
3. Przeksięgowanie kaucji gwarancyjnej na właściwe konto rozrachunkowe:
● Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
● Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
4. Rozliczenie dostawy towarów i usług (np. przyjęcie towarów do magazynu, zakwalifikowanie usług do kosztów):
● Wn konto 33 „Towary” lub konto 40 „Koszty według rodzajów”;
● Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Z kolei u otrzymującego kaucję gwarancyjną (będącego równocześnie sprzedawcą) jej zaliczenie na poczet należności z tytułu dostaw towarów i usług powoduje konieczność dokonania następujących księgowań:
1. Wpływ kaucji gwarancyjnej na rachunek bankowy:
● Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;
● Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
2. Zaliczenie kaucji gwarancyjnej na poczet należności (wystawienie faktury zaliczkowej na podstawie zawartego uprzednio porozumienia):
● Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;
● Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;
● Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;
3. Przeksięgowanie kaucji gwarancyjnej na właściwe konto rozrachunkowe:
● Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
● Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;
4. Zarachowanie otrzymanej zaliczki do przychodów bieżącego okresu sprawozdawczego:
● Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;
● Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” lub konto 70-0 „Sprzedaż produktów (usług)”, lub konto 73-0 „Sprzedaż towarów”. ©?
Marek Barowicz
specjalista z zakresu rachunkowości
Podstawa prawna:
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Podyskutuj o tym na naszym FORUM