Jak wybrać biegłego rewidenta do badania sprawozdania finansowego

Firmy, które planują zmianę biegłego rewidenta lub szukają go po raz pierwszy, powinny właśnie w tym momencie rozpocząć analizę oferty rynkowej. Na podjęcie decyzji zostało bowiem już niewiele czasu. Przedsiębiorstwa, które zamierzają rozpocząć inwentaryzację zapasów 1 października 2015 r. (gdy dzień bilansowy przypada na 31 grudnia 2015 r.), powinny umowę na badanie podpisać do 30 września 2015 r.

Zmiany w rachunkowości od 2016 roku

Biegły rewident jest wybierany na wniosek kierownika jednostki (zarządu) przez ten sam organ, który zatwierdza sprawozdanie finansowe. Prace związane z badaniem sprawozdania finansowego są przeprowadzane na podstawie spotkań, konsultacji, wywiadów i obserwacji we współpracy z pracownikami przedsiębiorstwa na wielu szczeblach organizacji. Wynikiem końcowym prac przeprowadzonych przez audytorów finansowych są opinia i raport adresowane do organu zatwierdzającego sprawozdanie. Badaniu podlega realizacja obowiązków wynikających m.in. z przepisów ustawy o rachunkowości, za których przestrzeganie odpowiada kierownik jednostki (zarząd).

Kiedy trzeba

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdania finansowe pozostałych przedsiębiorstw (innych niż banki, fundusze emerytalne itp.) podlegają badaniu, jeżeli spełnione zostały dwie z trzech przesłanek:

● średnioroczne zatrudnienie, wyrażone w pełnych etatach, wyniosło co najmniej 50 osób,

● suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego wyniosła co najmniej 2 500 000 euro,

● przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy wyniosły co najmniej 5 000 000 euro.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

W wybranych sytuacjach należy poddać sprawozdanie finansowe badaniu bez względu na wielkość zatrudnienia czy kwoty w sprawozdaniu. Dzieje się tak w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe sporządzane jest według Międzynarodowych Standardów Finansowych lub gdy dla celów podatkowych wybrano bilansową metodę ustalania różnic kursowych.

Ponadto art. 64 ustawy o rachunkowości wymienia również wiele typów działalności, które bez względu na sposób prowadzenia ksiąg czy skalę działalności podlegają obowiązkowi badania sprawozdania finansowego. W katalogu tym znajdują się: banki, SKOK-i, fundusze inwestycyjne itd.

Limity wykazane powyżej dotyczą roku poprzedzającego, za który zostało sporządzone sprawozdanie finansowe. Oznacza to, że sprawdzając, czy sprawozdanie finansowe za 2015 r. podlega badaniu, należy wziąć pod uwagę dane ze sprawozdania sporządzonego za 2014 r. (na dzień bilansowy 31 grudnia 2014 r.). Przeliczenia równowartości w polskich złotych dokonuje się na podstawie średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na dzień bilansowy roku poprzedzającego (czyli na 31 grudnia 2014 r.). W tabeli obok przedstawiono równowartość limitów w przeliczeniu na polskie złote.

Sprawozdania finansowe małych firm - zmiany w rachunkowości w 2016 r.

Na tej podstawie stosunkowo wcześnie wiadomo, kiedy należy nawiązać współpracę z biegłym rewidentem. Sprawozdanie finansowe za 2014 r. trzeba było zatwierdzić do 30 czerwca 2015 r. Oznacza to, że najpóźniej w tym właśnie terminie kierownik jednostki i właściciele wiedzieli, czy sprawozdanie finansowe za kolejny rok obrotowy wymaga badania przez biegłego rewidenta. Ma to znaczenie już przed zakończeniem bieżącego roku obrotowego z prostego względu – im wcześniej zostanie nawiązana współpraca z biegłym, tym lepiej można się przygotować do współpracy. Zespół badający wcześniej zaplanuje terminy oraz strategię badania, co z pewnością przyczyni się do sprawniejszego przeprowadzenia prac z korzyścią dla jednej i drugiej strony.

Organ zatwierdzający

Wybór biegłego należy do organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. Odpowiedzi na pytanie, kto stanowi organ zatwierdzający sprawozdanie, należy szukać w przepisach ustawy o rachunkowości oraz w kodeksie spółek handlowych, a także w statucie lub umowie konkretnej spółki. Jednoznacznie z grona osób, które mogą zatwierdzać sprawozdanie finansowe, wykluczony został kierownik jednostki (tj. zarząd). W tym przypadku nawet zapisy umowy czy statutu nie mogą nadać takich praw w kwestii zarówno zatwierdzania sprawozdania finansowego, jak i wyboru biegłego rewidenta.

Organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe dla jednostek będących spółką cywilną, jawną, partnerską czy komandytową są właściciele. Dla spółki komandytowo-akcyjnej jest to walne zgromadzenie. W przypadku spółki z o.o. organem tym jest zwyczajne zgromadzenie wspólników, a w spółce akcyjnej zwyczajne walne zgromadzenie.

Skuteczna forma

Organ nadzorujący wybiera biegłego rewidenta w drodze uchwały. Przepisy szczegółowo nie wymieniają elementów, jakie powinna zawierać taka uchwała. Jednak praktyka gospodarcza wypracowała rozwiązania w tym zakresie. W treści uchwały powinny się znaleźć następujące elementy:

– numer uchwały i organ podejmujący uchwałę,

– data podjęcia,

– wskazanie okresu sprawozdawczego, którego dotyczy obowiązek badania,

– dokładna nazwa i numer wybranego podmiotu uprawnionego do badania oraz

– wskazanie daty wejścia uchwały w życie.

Polecamy produkt: 50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Przepisy nie wykluczają zupełnie zarządu z procesu wyboru biegłego rewidenta. W ramach swoich obowiązków członkowie zarządu mogą wpływać na wybór konkretnego podmiotu, a swój wybór przedstawić organom zatwierdzającym w postaci wniosku.

Najważniejsze cechy

Usługa badania sprawozdań finansowych jest działalnością świadczoną na warunkach wolnorynkowych przez prywatne podmioty gospodarcze mające odpowiednie uprawnienia. Podlega więc zasadom konkurencji, jak każda inna działalność. Jednak wybierając podmiot do badania jednostki, należy mieć na uwadze nie tylko markę, renomę czy cenę usługi. Kluczowa w tym zawodzie jest bezstronność i niezależność biegłego rewidenta, podmiotu uprawnionego do badania (przez jego zarząd i organy nadzorcze), a także zespołu przeprowadzającego czynności rewizyjne. Bezstronność i niezależność jest zachowana, jeżeli wymienione osoby:

1) nie posiadają udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce, w której wykonują czynności rewizji finansowej, lub w jednostce z nią powiązanej,

2) nie są lub nie były w ostatnich trzech latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorujących, zarządzających, administrujących lub pracownikiem jednostki, w której wykonują lub wykonywali czynności rewizji finansowej, albo jednostki z nią powiązanej,

3) w ostatnich trzech latach nie uczestniczyły w prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub sporządzaniu sprawozdania finansowego jednostki, w której wykonują czynności rewizji finansowej,

4) nie osiągnęły chociażby w jednym roku, w ciągu ostatnich pięciu lat, co najmniej 40 proc. przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki, w której wykonują czynności rewizji finansowej, lub jednostki z nią powiązanej (nie dotyczy to pierwszego roku działalności biegłego rewidenta),

5) nie są małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub nie są związane z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą, która jest członkiem organów nadzorujących, zarządzających lub administrujących jednostki, w której wykonują czynności rewizji finansowej, albo zatrudnia do wykonywania czynności rewizji finansowej,

6) nie uczestniczyły w podejmowaniu decyzji przez jednostkę, w której wykonują czynności rewizji finansowej w zakresie mającym związek ze świadczonymi usługami;

7) z innych powodów, po przeprowadzeniu czynności zmierzających do wyeliminowania powstałych zagrożeń, nie mogą sporządzić bezstronnej i niezależnej opinii lub raportu.

Polecamy produkt: Dokumentacja VAT  po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Potwierdzeniem zachowania wymienionych przesłanek o bezstronności i niezależności jest oświadczenie składane przez obie strony: podmiot badający oraz jednostkę, której sprawozdanie podlega badaniu. Oświadczenia są włączane do dokumentacji z badania.

Rozpoczęcie współpracy

Gdy uchwała o wyborze została już skutecznie podjęta, kolejnym krokiem jest podpisanie umowy na badanie sprawozdania finansowego. Warunki przeprowadzenia czynności rewizji są oczywiście ustalane na etapie ofertowania oraz negocjacji. Dopiero po zapoznaniu się z ofertą oraz dostosowaniu warunków współpracy właściwy organ wybiera podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych, z którym nawiąże współpracę.

Osobą odpowiedzialną za zawarcie umowy na badanie sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki. Osoba ta jest również odpowiedzialna za wykonanie obowiązków, które nakłada na nią ustawa o rachunkowości. Wśród tego szerokiego zakresu obowiązków znajdują się m.in.: rzetelne i jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych, aż w końcu poddawanie ich badaniu.

Umowa na badanie powinna zostać zawarta w takim terminie, aby umożliwić pracownikom biegłego rewidenta uczestnictwo w inwentaryzacji przeprowadzanej na koniec roku obrotowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości spis z natury może odbyć się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego.

Etapy

Po podpisaniu umowy na badanie biegły rewident formułuje zespół do badania sprawozdania finansowego w danej spółce. Liczba osób oraz ich stopień doświadczenia zależy od specyfiki działalności badanego przedsiębiorstwa. Wspólnie z zarządem oraz pracownikami odpowiedzialnymi za kontakt z audytorem ustalone zostają terminy inwentaryzacji, badania wstępnego, badania właściwego oraz raportowania.

W ramach obserwacji inwentaryzacji audytor przygląda się sposobowi przygotowania oraz przeprowadzenia spisu z natury. Dokonuje przeliczenia wybranych pozycji na potrzeby własnych procedur oraz weryfikuje dokumentację z inwentaryzacji zgromadzoną przez pracowników przedsiębiorstwa.

Przed badaniem wstępnym osoba zarządzająca projektem (badaniem sprawozdania finansowego) sporządza i przesyła do badanej jednostki listę niezbędnych dokumentów, które należy przygotować na potrzeby badania wstępnego. W zależności od tego, czy badanie jest przeprowadzane po raz pierwszy, czy kolejny, lista zawiera zapotrzebowanie na całość dokumentacji założycielskiej i stałej (umowy) bądź odpowiednio na aktualizację z uwzględnieniem zmian, jakie zaszły w badanym okresie (aneksy). W zależności od struktury przedsiębiorstwa audytor kontaktuje się z działem administracyjnym lub prawnym jednostki. W wielu przypadkach dokumentacja jest uzupełniana przez pracowników działu księgowości.

Ponadto w ramach procedur badania wstępnego przeprowadzone zostają testy kontroli wewnętrznej. Na tym etapie audytorzy kontaktują się nie tylko z zarządem czy pracownikami księgowości, lecz także z przedstawicielami innych działów, które uczestniczą w głównych procesach zachodzących w przedsiębiorstwie. Na przykład identyfikując kontrole wewnętrzne w cyklu sprzedaży, członkowie zespołu badającego będą zainteresowani poznaniem specyfiki czynności w zakresie np.: pozyskiwania i akceptowania odbiorców, przyjmowania i realizowania zamówień, wystawiania faktur oraz ściągania należności i łączenia ich z właściwymi fakturami. W zależności od struktury badanego przedsiębiorstwa będzie to wymagało konsultacji z pracownikami działu sprzedaży, magazynu, księgowości oraz kontrolingu.

Odpowiednio przeprowadzone testy kontroli wewnętrznej pozwolą na poznanie i zrozumienie specyfiki działalności jednostki oraz procesów, jakie w niej zachodzą. Czas poświęcony na przeprowadzone prace na tym etapie jest podstawą do zaprojektowania odpowiednich testów na badanie właściwe. Zaobserwowane w przedsiębiorstwie procedury są omawiane przez cały zespół badający z biegłym rewidentem na czele. Wynikiem tego jest określenie słabości kontroli wewnętrznej w przedsiębiorstwie, a następnie potencjalnych ryzyk, które po przekroczeniu określonej skali mogą w istotny sposób zniekształcać sprawozdanie finansowe. Badanie wstępne może odbywać się przed lub po dniu bilansowym, w każdym przypadku zakończone jest strategią badania, czyli planem działania na badaniu właściwym.

Badanie właściwe (nazywane potocznie „końcowym”) odbywa się już bezpośrednio na danych liczbowych za zakończony rok obrotowy. Dlatego termin jego przeprowadzenia przypada po dniu bilansowym. W znacznym stopniu uzależniony jest od czasu, jakiego przedsiębiorstwo potrzebuje na zamknięcie ksiąg i sporządzenie sprawozdania finansowego w wersji do badania. W przypadku wielu z zaplanowanych przez audytorów testów konieczna jest znajomość sald kont za cały badany okres. Może mieć to kluczowe znaczenie w doborze wielkości próby dla testów wykonywanych na niektórych obszarach sprawozdania finansowego, np. przychodów ze sprzedaży czy kosztów (w układzie rodzajowym).

W trakcie prac biegły rewident oraz jego zespół kontaktuje się z zarządem oraz osobami wyznaczonymi do współpracy w zakresie audytu. W tej roli najczęściej występuje główna księgowa (główny księgowy) bądź pracownicy działu kontrolingu. Przy badaniu poszczególnych obszarów sprawozdania finansowego konieczne bywają również konsultacje z pracownikami innych działów (magazyn, zaopatrzenie, kadry i płace itd.).

Po przeprowadzeniu zaplanowanych testów i ocenie zidentyfikowanych ryzyk liczby oraz treść zawarta w sprawozdaniu finansowym zostają potwierdzone przez biegłego. W razie zidentyfikowania nieprawidłowości zespół przedstawia listę proponowanych korekt do wprowadzenia.

Zakończeniem pracy audytorów jest wydanie opinii i raportu z badania. Dokumenty te są adresowane do organu, który dokonał wyboru biegłego rewidenta, a więc tego, który także zatwierdza sprawozdanie finansowe.

W przypadku badania sprawozdania jednostki zależnej wchodzącej w struktury grupy kapitałowej biegły rewident zobowiązany jest również przesłać wydaną opinię i raport do audytora przeprowadzającego badanie jednostki dominującej oraz sporządzanego przez nią skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Biegły rewident może również sporządzić listę zagadnień, na które zwrócili uwagę audytorzy w trakcie badania, choć ich skala nie stanowi zagrożenia dla poprawności sprawozdania finansowego. Dokument ten określany jest „listem do zarządu” i kierowany, jak nazwa wskazuje, do głównych menedżerów przedsiębiorstwa. W taki sposób zarząd zostaje poinformowany o istniejących niedociągnięciach w zakresie systemu kontroli wewnętrznej, rachunkowości lub pokrewnych obszarach. Prawidłowo sporządzony list powinien zawierać spostrzeżenia, opis nieprawidłowości oraz rekomendacje mające na celu ich wyeliminowanie. ©?

Tabela. Równowartość limitów w przeliczeniu na polskie złote

Małgorzata Roman

 starszy konsultant w dziale rewizji finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Podstawa prawna:

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM