Osobą odpowiedzialną za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości jest kierownik jednostki. Jeżeli jednak obowiązki te zostaną powierzone innej osobie za jej pisemną zgodą, kierownik jednostki odpowiada jedynie z tytułu nadzoru.
Kierownik jednostki nie może natomiast scedować na osoby trzecie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Świadczy to o podstawowym znaczeniu inwentaryzacji dla prawidłowego ustalenia stanu aktywów i pasywów jednostki. Zapis ustawowy dotyczy zakresu i częstotliwości inwentaryzacji, jednak praktyczna strona zagadnienia nie jest uregulowana przepisami prawa.
Ustawa podaje jedynie, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych oraz powstałe w trakcie inwentaryzacji różnice rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Sprawne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zależy od organizacji działań z nią związanych, a więc wewnętrznych uregulowań. Głównym wewnętrznym aktem normatywnym powinna być instrukcja inwentaryzacyjna, która stanowi podstawę wydania zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji.
Instrukcja inwentaryzacyjna powinna zawierać w szczególności:
• nazwę obiektu i oznaczenie inwentaryzowanego pomieszczenia,
• rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych,
• imię i nazwisko osoby lub osób odpowiedzialnej/ych za spisywane składniki majątku,
• datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury,
• oznaczenie dnia, na który jest ustalany stan składników (np. według stanu na 31 grudnia 2008 r.),
• skład komisji inwentaryzacyjnej, z wyznaczeniem przewodniczącego,
• terminarz (harmonogram) czynności spisowych,
• obieg dokumentów z inwentaryzacji,
• zasady weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Dla sprawnego i prawidłowego przebiegu inwentaryzacji istotne jest, aby do komisji inwentaryzacyjnej powołać osoby posiadające odpowiednie doświadczenie zawodowe, niezainteresowane wynikami inwentaryzacji.
Członkami komisji inwentaryzacyjnej nie mogą być pracownicy prowadzący ewidencję (księgowi) składników majątku lub odpowiedzialni materialnie za te aktywa. Ogólna zasada jest bowiem taka, aby kontrolowani i kontrolujący byli niezależni. Wskazane jest także, aby na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wyznaczyć pracownika na stanowisku kierowniczym (z wyłączeniem pracowników księgowości i głównego księgowego), posiadającego autorytet i „siłę przebicia”, którego decyzje będą respektowane.
Nawet najstaranniej dokonana inwentaryzacja nie spełni swojej funkcji kontrolnej, jeżeli nie zostanie przeprowadzona i rozliczona terminowo. Dlatego istotnym elementem procesu inwentaryzacji jest ustalenie harmonogramu czynności do wykonania i przestrzeganie ich terminowości.
Tabela. Harmonogram czynności inwentaryzacyjnych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Źródło: opracowanie własne na podstawie K. Winiarska: Organizacja inwentaryzacji w firmach prowadzących księgi podatkowe i księgi rachunkowe, Difin, Warszawa 2004.
• art. 4 ust. 3, art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900
Krystyna Michaluk
główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2006