Większość rozmów z potencjalnymi klientami poszukującymi nowego biura rachunkowego ogranicza się do pytania o cenę usługi i na podstawie tej informacji podejmowane są przez nich decyzje o wyborze usługodawcy. Zadziwiające jest, że ci sami ludzie, którzy potrafią poświęcić mnóstwo czasu na analizowanie marki nowego samochodu, wyboru lokalizacji i standardu siedziby firmy, czy chociażby zakupu telefonu komórkowego, zupełnie nie przywiązują wagi do jakości, a przede wszystkim gwarancji bezpieczeństwa jakie powinna zapewniać obsługa podatkowa firmy. Tymczasem źle prowadzona obsługa księgowa i doradcza, oprócz wymiernych strat finansowych, może kosztować właściciela firmy nie tylko zszargane nerwy i ubytek zdrowia, ale także utratę reputacji na rynku.
Co dziwniejsze, najczęstszą przyczyna zmiany firmy księgowej jest niezadowolenie z poziomu organizacyjnego świadczonej usługi. W rozmowie na temat przyczyn zmiany biura rachunkowego bardzo często słyszę : „nie mogłem się dogadać, uzyskać żadnych informacji, wyjaśnień”, „dokumenty były sporządzane w ostatniej chwili i byłem zaskakiwany wysokością podatku w dniu płatności”, „musiałem sam jeździć do urzędu i korygować deklaracje”.
Współpraca biegłego rewidenta z biurem rachunkowym
Kiedy biuro rachunkowe korzysta ze zwolnienia z VAT
Przedsiębiorcy uważają, że prowadzenie księgowości to wyłącznie wypełnianie rubryczek, tak więc bez znaczenia jest komu tę pracę zlecą. A przecież z punktu widzenia przedsiębiorcy, od obsługi podatkowej naszej firmy powinniśmy oczekiwać sprawności i efektywności działania, a więc szybko dostarczanych informacji, zarówno na temat sytuacji finansowo-podatkowej przedsiębiorstwa, jak i zmian w przepisach, aktywnej analizy naszych problemów i doradztwa, a przede wszystkim, zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa na styku naszych interesów z interesami fiskalnymi państwa.
Uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Sprawdź koniecznie uprawnienia do prowadzenia działalności księgowej bądź doradczej.
Zgodnie z Ustawą z dnia 5 lipca 1996 O doradztwie podatkowym oraz Ustawą z dnia 29 września 1994 O rachunkowości, certyfikaty, bądź licencje uprawniające do usługowego prowadzenia Ksiąg Rachunkowych są dokumentem imiennym. Sprawdź, czy osoba, która bezpośrednio zajmuje się prowadzeniem księgowości twojej firmy (lub je nadzoruje) posiada wymagane uprawnienia. Do niedawna tylko uprawniona do tego osoba mogła prowadzić księgi podatkowe, bądź świadczyć usługi doradztwa podatkowego. Obecnie prowadzić księgi może także osoba bez uprawnień zawodowych, pod nadzorem osoby uprawnionej.
Nowy tekst ujednolicony ustawy o rachunkowości
Przy wyborze biura warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:
1. czy firma zatrudnia lub współpracuje z osobami z licencjami doradców podatkowych - ich wiedza zazwyczaj przewyższa wymagania stawiane dla certyfikatów przez Ustawę o Rachunkowości
2. jaka jest łączna ilość osób posiadających licencje, bądź certyfikaty zawodowe (kto będzie sprawował nadzór nad pracą osób bez uprawnień w przypadku urlopu, choroby, bądź przypadkach losowych uniemożliwiających pracę osobom z licencją)
3. jaka ilość osób nadzorowanych, szczególnie w przypadku prowadzenia ksiąg handlowych, przypada na jedną osobę z uprawnieniami zawodowymi (zazwyczaj rozliczająca także "własnych" klientów). Czy nadzór nad osobami bez uprawnień nie będzie iluzoryczny?
4. jakie doświadczenie zawodowe ma osoba bez uprawnień, która będzie bezpośrednio obsługiwać Twoją firmę. Może posiada inne certyfikaty zawodowe, np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce? Czy nie jest ona osoba przypadkową, bez doświadczenia, zatrudnioną na skutek palącej potrzeby obsłużenia jak największej ilości klientów ?
Jeśli masz do czynienia z osobą, której wiedza nie była sprawdzona w sposób niezależny (poprzez przyznanie certyfikatu), szczególnie ważne staje się zweryfikowanie, czy daje ona gwarancje solidnej i rzetelnej obsługi klienta, w oparciu o jedynie nadzór osoby uprawnionej.
Autor: Robert Adam Okulski
Okulscy Księgowość Sp. z o.o.
Doradca Podatkowy 1030