Reguluje ją m.in. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Wynika z niego, że za obowiązki w zakresie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki (np. zarząd). Nie zwalnia z odpowiedzialności przekazanie obowiązków np. głównemu księgowemu.
Jeżeli obowiązki w tym zakresie zostały powierzone innej osobie za jej zgodą, wówczas kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru. Przy tym kierownik jednostki nie może scedować na inną osobę odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.
Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być potwierdzone w formie pisemnej.
Ustawa o rachunkowości zastrzega również, że jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Zmiany w VAT od 1 października 2013 - wyjaśnienia MF
Kiedy należy rozliczyć duplikat faktury
W tym kontekście należy pamiętać, że ustawa o rachunkowości przewiduje grzywnę lub karę pozbawienia wolności do lat 2, albo obie kary łącznie, względem tego, kto dopuszcza do:
· nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
· niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.
Natomiast grzywna albo kara ograniczenia wolności grozi za:
· niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
· nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków,
· nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
· nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
· nieudostępnienie sprawozdania finansowego i innych dokumentów.
Kto jest kierownikiem jednostki?
Kierownik jednostki to:
· członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
· wspólnicy prowadzących sprawy spółki - w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej,
· wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd -w przypadku spółki partnerskiej,
· komplementariusze prowadzący sprawy spółki - w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej,
· właściciel w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
· likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.
Warto też zwrócić uwagę na art. 4a ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.
Ponadto kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tych obowiązków.
Jeżeli odpowiedzialne osoby nie wywiążą się z tych obowiązków, można stosować wobec nich odpowiedzialność zarówno karną, jak i odszkodowawczą. W tym drugim przypadku spółka może więc dochodzić od osób odpowiedzialnych naprawienia szkody. Musi jednak wykazać, że powstała szkoda ma charakter majątkowy i jest wynikiem działania lub zaniechania działania.
Odszkodowanie obejmować może zarówno tzw. rzeczywistą szkodę, jak i utracone korzyści.
W kontekście odpowiedzialności za sprawozdanie warto pamiętać o przepisach ustawy z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym. Określone w tej ustawie podmioty, tzw. jednostki zainteresowania publicznego, którymi są m.in. spółki giełdowe i banki, muszą posiadać komitet audytu. Jego członkowie to osoby powołane przez radę nadzorczą spośród jej członków.
W przypadku gdy rada nadzorcza składa się z nie więcej niż pięciu członków, zadania komitetu audytu mogą zostać powierzone radzie nadzorczej.
Do zadań komitetu audytu należy m.in. monitorowanie:
· procesu sprawozdawczości finansowej,
· skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem,
· wykonywania czynności rewizji finansowej,
· niezależności biegłego rewidenta i podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych.
Wśród członków rad nadzorczych w związku z koniecznością utworzenia tego organu pojawiło się mylne przeświadczenie, że funkcjonowanie komitetu zwalnia ich z odpowiedzialności za sprawozdanie finansowe. Takiego zwolnienia z odpowiedzialności nie przewiduje jednak ani ustawa o rachunkowości, ani ustawa o biegłych rewidentach.
Należy natomiast pamiętać, że opisywany wcześniej art. 4a ust. 2 ustawy o rachunkowości pozwala na pociągnięcie do odpowiedzialności odszkodowawczej przez spółkę każdej z osób zasiadających w radzie nadzorczej w pełniej wysokości, bez względu na to, czy zasiada ona w komitecie audytu czy też nie.
Artykuł jest częścią e-Poradnika Jak rozliczyć księgi rachunkowe za rok obrotowy dostępnego w naszym SKLEPIE