Jak utrzymać pieniądze firmy pod kontrolą? Częste zmiany przepisów podatkowych, wzrost obciążeń finansowych oraz permanentny brak czasu to tylko część problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorcy. Z kolei w lipcu 2024 roku zapowiadane są kolejne podwyżki energii elektryczne. Jak zatem wspomóc działy księgowe?
- Gdzie uciekają pieniądze? Problem monitorowania wydatków w działach księgowych firm
- Jak usprawnić procesy fakturowania, płatności i archiwizowania dokumentów księgowych?
- Warto wybierać rozwiązania międzynarodowe, takiej jak Dyrektywa PSD2, by kontrolować księgowość firmy
- Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach
Stale rosnące obciążenia finansowe wymagają od działów księgowych firm bardzo dobrej kontroli budżetu. Z pewnością warto w takiej sytuacji nie tylko przyjrzeć się wszystkim stałym wydatkom, ale też przepływowi finansów w relacjach z kontrahentami. Czy na pewno wszystkie faktury – po obu stronach – opłacane są na czas? Czy zdarzają się podwójne płatności? W wygospodarowaniu dodatkowych środków w budżecie firmy pomoże identyfikacja takich obszarów, z których mogą “uciekać” środki.
Gdzie uciekają pieniądze? Problem monitorowania wydatków w działach księgowych firm
Przedsiębiorcy często uważają, że procesy w ich firmach są efektywne i wydajne. Rzeczywistość bywa jednak inna. Wystarczy jedna, dwie zagubione lub niewprowadzone w terminie do systemu faktury, aby np. opóźnić przelew do kluczowego kontrahenta. A to może skutkować karą za niedotrzymanie warunków umowy lub innymi konsekwencjami.
Dodatkowo w wielu działach księgowych do informacji o finansach firmy ma dostęp jedna czy dwie osoby. Wystarczy chwila nieuwagi, choroba lub dłuższa nieobecność, by stracić kontrolę nad budżetem. Centralizacja wszystkich faktur w jednym systemie i dostęp do danych o statusie płatności dla większej liczby osób jest w stanie znacząco podnieść skuteczność zarządzania budżetem. Dzięki takim rozwiązaniom można nie tylko od razu reagować na nieuregulowane faktury, ale też na bieżąco analizować wydatki i szukać obszarów do optymalizacji. Obejmuje ona np. negocjacje niższych stawek z dostawcami lub identyfikację innych nieefektywnych kosztów, które można zredukować lub całkowicie wyeliminować.
Jak usprawnić procesy fakturowania, płatności i archiwizowania dokumentów księgowych?
Sposobem na dodatkowy zastrzyk gotówki jest oczywiście znalezienie nowych odbiorców swoich produktów i usług. Jednak każdy nowy klient wiąże się także z dodatkową pracą po stronie zespołu firmy. Czy zatem rozszerzanie listy kontrahentów musi wiązać się z zatrudnieniem nowych pracowników? Niekoniecznie. W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się temu, jakie działania pochłaniają najwięcej czasu w codziennej pracy zespołu. Być może część z nich da się zastąpić technologiami, które automatyzują zadania i wykonują za pracowników powtarzalne czynności.
Jak to działa? Weźmy za przykład biuro rachunkowe. Dzięki technologicznym innowacjom może ono obsługiwać większą liczbę klientów bez konieczności angażowania nowego personelu. - Dzięki odpowiednim narzędziom można usprawnić procesy fakturowania, płatności i archiwizowania dokumentów oraz zminimalizować ich wpływ na codzienną pracę. Wykorzystanie automatyzacji rozrachunków i rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji przekłada się na więcej czasu. Można go przeznaczyć na inne, strategiczne zadania. To zdecydowanie zmniejsza stres – tłumaczy Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.
W sprawniejszym prowadzeniu biznesu pomóc mogą różnego rodzaju automatyzacje, które wspierają między innymi obsługę klienta, komunikację w zespole, działania marketingowe, prowadzenie projektów, a nawet onboarding pracowników. Rozwiązań, które pozwalają oszczędzać czas i poprawiają wydajność zespołów, jest wiele.
Warto wybierać rozwiązania międzynarodowe, takiej jak Dyrektywa PSD2, by kontrolować księgowość firmy
Wróćmy jednak do monitorowania tego, co dzieje się z fakturami i rachunkami firmy. Rozwiązaniem, które może wspomóc przedsiębiorców w utrzymaniu kontroli nad finansami, jest automatyzacja procesów rozrachunkowych. Jednak część przedsiębiorców nadal boi się takiego rozwiązania. Dlaczego? - Obawy przed automatyzacją rozrachunków są zrozumiałe, zwłaszcza w kontekście coraz częstszych incydentów cybernetycznych. Jeśli zależy nam na bezpieczeństwie danych i zasobów, warto wybierać rozwiązania spełniające wymogi międzynarodowych przepisów. Dyrektywa PSD2 jest jednym z dokumentów, które warto wziąć pod uwagę. To unijne rozporządzenie, które reguluje rynek płatności elektronicznych w Europie. Jego celem jest zwiększenie bezpieczeństwa płatności i ułatwienie dostępu do informacji o rachunku – mówi Edyta Wojtas.
Korzystanie z systemów spełniających wymagania dyrektywy i posiadających odpowiednie certyfikaty znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa. Producenci oprogramowania nie mają dostępu do kont bankowych klientów. Współpracują jednak z certyfikowanymi firmami, które mają gwarancję Komisji Nadzoru Finansowego. Cały proces łączenia z bankiem jest w rękach tych organizacji, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych. Dodatkowo, systemy wspierające pracę księgowych i biur rachunkowych pobierają jedynie dane z rachunku bankowego i nie mają uprawnień do zlecania płatności. Jest zatem i bezpiecznie, i skutecznie, a o to właśnie chodzi.
Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach
Wystawianie, opłacanie i przetwarzanie faktur jest czasochłonne. Największym problemem jest to, że w większych firmach kontrolowanie statusu dokumentów jest skomplikowane. Niewiele osób na dostęp do konta bankowego i jest w stanie potwierdzić, czy dana faktura została już opłacona czy jeszcze nie. Księgowi zatem albo czekają na listę transakcji, albo rozpoczynają proces windykacyjny, nie mając pewności, czy kontrahent nie opłacił faktury w czasie ostatnich kilku godzin. Często nie są też w stanie na bieżąco sprawdzać, czy uregulowane zostały wszystkie zobowiązania finansowe firmy, a to może prowadzić do opóźnień w płatnościach i konieczności zapłacenia odsetek lub kar.
Technologie zmieniają tę sytuację. Dzięki integracji programów wspierających księgowych z bankami lista transakcji jest pobierana regularnie i automatycznie. Podobnie automatycznie faktury są rozliczane i łączone z odpowiednimi dokumentami. A to oznacza większy porządek w fakturach i lepszą kontrolę nad finansami. - Dzięki odpowiednim narzędziom możemy szybko i skutecznie zarządzać płatnościami, minimalizując czas i nakłady pracy. Optymalizacja płatności pozwala na skuteczne zarządzanie przepływem finansowym oraz unikanie zbędnych opóźnień – dodaje Edyta Wojtas.
Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach. Dzięki sztucznej inteligencji mogą działać szybciej i lepiej. Nie muszą czekać na listę transakcji ani szukać odpowiednich dokumentów. System robi to za nie. Dodatkowo i księgowi, i właściciele firm mają szybki dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa. Są w stanie łatwo sprawdzić, kto zalega z płatnościami, i zacząć proces windykacji, gdy jest to potrzebne.
Jednak lista osób zadowolonych z automatyzacji na tym się nie kończy. Dzięki niej osoby oczekujące na przelewy nie muszą upominać się o zapłatę, a przedsiębiorca cieszy się korzyściami finansowymi związanymi z optymalizacją czasu pracy i brakiem odsetek za zwłokę. Kontrola finansów to dziś podstawa sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, ale także na większą efektywność i lepsze wykorzystanie zasobów. Uwalnia od monotonnych zadań i pozwala skupić się na strategicznych działaniach i rozwoju biznesu.