Księgi rachunkowe i dokumenty księgowe
Ogólne zasady zawarte w art. 74 Ustawy o Rachunkowości wskazują, iż księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat od początku następnego roku obrotowego, natomiast zatwierdzone sprawozdanie finansowe w sposób trwały i bezterminowy. Ordynacja podatkowa także wskazuje pięcioletni okres archiwizacji dokumentów podatkowych (np. deklaracji, faktur), jednak jego początek określa się w odmienny sposób.
Otóż okres ten liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Jak dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów
Dokumenty osobowe
Znacznie dłuższe terminy przeznaczone są dla dokumentów osobowych. Dokumenty będące podstawą określania wieku emerytalnego (tj. listy płac, karty wynagrodzeń) należy przechowywać przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy.
W odniesieniu do deklaracji rozliczeniowych ZUS obowiązuje pięcioletni okres liczony od momentu ich złożenia do ZUS.
Rękojmia i reklamacja
Najkrótszy okres przechowywania stosuje się do dokumentów dotyczących rękojmi oraz reklamacji. Wynosi on 12 miesięcy od momentu wygaśnięcia reklamacji.
Należy pamiętać również o obowiązku powiadomienia pisemnie urzędu skarbowego o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych, a także o każdorazowej jego zmianie. Niestosowanie się do przedstawionych terminów jest zagrożone karą grzywny według stawek wykazanych w Kodeksie Karno-Skarbowym
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter!
Magdalena Kapka
Accounting supervisor