Tabela. Zakres informacji zawartych na dokumentach sprzedaży (zakupu)
Faktury VAT
Faktura potwierdzająca dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi) powinna zawierać co najmniej:
• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy,
• datę wystawienia i numer kolejny faktury, która musi być oznaczona dopiskiem VAT,
• datę sprzedaży (dzień, miesiąc i rok) lub miesiąc i rok dokonania sprzedaży lub otrzymania zaliczki,
• nazwę towaru lub rodzaj wykonywanej usługi,
• jednostkę miary i ilość sprzedawanych towarów lub usług,
• ceny jednostkowe produktów bez kwoty podatku (cena netto),
• wartość sprzedawanych towarów lub wykonywanych usług bez kwoty podatku (wartość netto),
• stawki podatku,
• sumę wartości netto sprzedawanych towarów lub wykonywanych usług wraz z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnione od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
• kwotę należności ogółem (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku. Należność powinna być określona liczbowo i słownie. Każda faktura VAT musi być opatrzona indywidualnym numerem oraz wyrazami ORYGINAŁ/KOPIA. Faktury VAT należy sporządzić co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca i przechowuje ją przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym ją wystawił.
Faktury korygujące
Wystawia się je w razie:
• zwrotu kupionych towarów, na które została wystawiona faktura,
• stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług. Faktury korygujące VAT muszą zawierać:
• wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA w tytule,
• kolejny numer i datę jej wystawienia,
• wszystkie dane zawarte w fakturze pierwotnej, do której faktura korygująca jest wystawiana,
• kwotę podwyższenia lub obniżenia ceny bez podatku,
• kwotę podwyższenia lub obniżenia podatku VAT.
Duplikaty faktur
Duplikaty faktur wystawia się w przypadku, gdy kontrahent zagubił właściwą fakturę lub gdy uległa ona zniszczeniu. Duplikaty zawierają dane z faktury pierwotnej i opatrzone są wyrazem DUPLIKAT.
Rachunki
Rachunki mogą być wystawiane jedynie przez podmioty, które są zwolnione z podatku od towarów i usług. Wystawiane są w dwóch egzemplarzach - oryginał otrzymuje kupujący, a kopię zatrzymuje sprzedawca i przechowuje ją w aktach przez pięć lat. Każdy rachunek musi być opatrzony indywidualnym numerem oraz musi zawierać:
• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
• datę wystawienia i kolejny numer rachunku,
• odpowiednio wyraz ORYGINAŁ albo KOPIA,
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie,
• czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.
Paragony fiskalne
Paragon fiskalny drukowany jest w przypadku rejestrowania sprzedaży przez kasę fiskalną. Musi on zawierać następujące dane:
• nazwisko (nazwę) podatnika i jego adres (siedzibę),
• numer identyfikacji podatkowej podatnika wystawiającego paragon,
• kolejny numer paragonu,
• datę i czas (godzinę) sprzedaży,
• nazwy towarów (usług),
• ceny jednostkowe towarów i usług,
• wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku od towarów i usług,
• łączną kwotę podatku,
• kwotę należności,
• logo i numer pamięci fiskalnej kasy.
Jeżeli wydrukowany paragon fiskalny zawiera błąd, to korekta sprzedaży następuje poza kasą rejestrującą. W takiej sytuacji warto sporządzić protokół anulowania sprzedaży z kasy fiskalnej. Do protokołu musi być załączony oryginał paragonu fiskalnego. Protokół anulowania sprzedaży z kasy fiskalnej sporządza się także w przypadku reklamacji składanej przez klienta lub przy zwrocie towaru. Minister Finansów zaleca prowadzenie ewidencji korekt, w której powinny być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego. Z ewidencji korekt powinna dokładnie wynikać kwota zawyżonego podatku przypisana konkretnemu paragonowi.
• § 14.1 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach - Dz.U. Nr 165, poz. 1373
• § 8.1, 9.1, 16.1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860
• § 4.1 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798
Wioletta Chaczykowska
księgowa z licencją MF