Księgi rachunkowe tworzą:
• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.
Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 18 ust. 1), że na podstawie zapisów na kontach księgi głównej należy sporządzić na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald. Zestawienie to musi zawierać:
1) symbole lub nazwy kont,
2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Obroty zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Ponadto zestawienie obrotów i sald, podobnie jak każda inna księga rachunkowa, musi mieć elementy formalne wskazane w art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości, tj. m.in.:
• oznaczenie jednostki, której dotyczy,
• wskazanie roku obrotowego,
• wskazanie okresu sprawozdawczego,
• datę sporządzenia (wygenerowania),
• nazwę (tytuł księgi) „Zestawienie obrotów i sald księgi głównej”.
Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy sporządzić zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że księgi rachunkowe można uznać za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych (art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
W przypadku zestawienia obrotów i sald za rok obrotowy należy je sporządzić nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. Zatem w przypadku sprawozdań za 2008 r. termin ten mija 25 marca 2009 r.
Zestawienie obrotów i sald spełnia bardzo istotną funkcję kontrolną. Służy bowiem do sprawdzenia poprawności zapisów ze względu na równowagę bilansową. Dlatego nazywane jest czasem „bilansem próbnym” lub potocznie „obrotówką”. Jest ono punktem wyjścia do tworzenia sprawozdania finansowego, a w szczególności bilansu i rachunku zysków i strat.
Sprawdzenie poprawności zapisów księgowych z wykorzystaniem zestawienia obrotów i sald wynika z rachunkowej zasady podwójnego zapisu, której efektem jest to, że:
• suma obrotów debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie obrotów kredytowych,
• suma sald debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie sald kredytowych.
Za pomocą zestawienia obrotów i sald można wykryć następujące błędy:
• podwójne księgowanie po tej samej stronie kont,
• podwójne księgowanie po różnych stronach kont, lecz w niejednakowych sumach,
• błędy rachunkowe w obliczaniu obrotów kont,
• błędy rachunkowe w obliczaniu sald,
• zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie, bez zapisu przeciwstawnego.
Niestety, nie wszystkie błędy można na podstawie tego zestawienia wykryć. Do nieprawidłowości, które nie są wykrywane za pomocą zestawienia obrotów i sald, należą:
• niekompletność ewidencji (brak ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych),
• zdublowanie ewidencji (wielokrotne ujęcie tej samej operacji gospodarczej w księgach rachunkowych),
• księgowanie na niewłaściwych kontach lub na niewłaściwych stronach kont przy zachowaniu zasady podwójnego zapisu,
• księgowanie niewłaściwej kwoty operacji.
Oprócz funkcji kontrolnej zestawienie obrotów i sald spełnia również funkcje informacyjne i sprawozdawcze. Jest ono bowiem źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału.
Należy podkreślić, że we współczesnych systemach księgowych zestawienie obrotów i sald nie ma już tak istotnego znaczenia jak przy „ręcznym” księgowaniu. Komputerowe systemy księgowe są z reguły stworzone w taki sposób, że uniemożliwiają popełnienie błędów historycznie wychwytywanych z wykorzystaniem zestawienia obrotów i sald. Programy księgowe wymuszają na użytkowniku utrzymanie zasady podwójnego zapisu oraz zazwyczaj uniemożliwiają zaksięgowanie transakcji na koncie po niewłaściwej stronie.
PRZYKŁAD
Załóżmy, że jednostka gospodarcza na 1 stycznia 2008 r. posiadała środek trwały (A) o wartości początkowej 10 000 zł i umorzeniu 9000 zł. W trakcie roku obrotowego kupiła środek trwały (B) o wartości początkowej 7000 zł oraz sprzedała środek trwały (A) (umorzony w momencie sprzedaży w 100%). Odpisy umorzeniowe w trakcie roku (dla tych środków trwałych) wyniosły 3500 zł.
Zestawienie obrotów i sald księgi głównej za okres od 1.01.2008 r. do 31.12.2008 r.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• art. 13 ust. 4, art. 18 ust. 1, art. 24 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1466
Anna Kędziora
księgowa, konsultant podatkowy