Regulamin wystawiania faktur - czy jest konieczny

Anna Potocka
rozwiń więcej
inforCMS
Nowe, obowiązujące od 2013 roku przepisy dot. VAT pozwalają na interpretację, że podatnicy powinni określić zasady i wdrożyć regulamin, na podstawie których wystawia faktury. Okazuje się, że nie jest to obowiązkowe.

RADA

Autopromocja

Wprowadzone od nowego roku przepisy nie nakładają obowiązku tworzenia zasad i regulaminu wystawiania faktur. Zobowiązują natomiast do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które powinny zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Stosowane przez podatnika kontrole biznesowe powinny umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przedstawiony w pytaniu problem wynika z wprowadzonego do rozporządzenia w sprawie faktur od 1 stycznia 2013 r. przepisu § 20a, w myśl którego podatnik zobowiązany jest określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur.

Wskazano w nim również, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przepis nie nakłada natomiast wymogu tworzenia szczegółowych zasad oraz regulaminu wystawiania faktur. Istnieje w tym względzie dowolny wybór środków kontroli biznesowej.

Według wyjaśnienia Ministerstwa Finansów zamieszczonego na stronie internetowej www.mf.gov.pl kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu jej przechowywania.

Istotnym jej aspektem ma być fakt, że faktura podlega sprawdzeniu jako dokument w procesie biznesowym i księgowym, a nie jest traktowana jako dokument niezależny i autonomiczny.

Celem kontroli biznesowych, jest zatem m.in. ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, co w konsekwencji ma zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wszystkich faktur, niezależnie od tego, czy wystawiono je w formie papierowej czy elektronicznej.

W świetle wprowadzonej regulacji każdy podatnik zobowiązany jest zapewnić, że informacje wyszczególnione na fakturze dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. Sposób jednak tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika.

Przepisy nie nakładają natomiast obowiązku stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania.

 Ubezpieczenie OC członków zarządu spółek kapitałowych

 Samochód służbowy, telefon i laptop przychodem menedżera

 Od 1 marca wzrastają stawki diet za podróże służbowe

Z kolei ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Również w tym przypadku w gestii podatnika pozostają środki, przy wykorzystaniu których wykaże on związek między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

 

Zarówno kontrole biznesowe, jak i wiarygodna ścieżka audytu powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców, przy jednoczesnym uwzględnieniu innych czynników, takich jak wymogi dotyczące sprawozdawczości finansowej oraz kontroli.

Podstawa prawna:

- § 20a rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1428

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

 

Księgowość
Podatek od pustostanów. Jest zapowiedź nowych przepisów dotyczących wykorzystania 2 mln pustostanów
07 wrz 2024

Pojawi się projekt ustawy dotyczący wykorzystania 2 mln pustostanów - zapowiedział lider Lewicy Włodzimierz Czarzasty. Lewica chce rozpoczęcia dyskusji z samorządami na temat wprowadzenia podatku od pustostanów. Podatek taki samorządy mogłyby wprowadzać na obszarach, gdzie występują największe trudności na rynku mieszkaniowym.

Przedłużenie orzeczenia o niepełnosprawności 2024: 3 kluczowe przepisy [komunikat PFRON]. Co z dofinansowaniem do wynagrodzeń lub refundacją składek ZUS i KRUS?
06 wrz 2024

W komunikacie z 5 września 2024 r. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wyjaśnił, jak stosować w praktyce przepisy dot. przedłużania orzeczeń o stopniu niepełnosprawności - w kontekście dofinansowania do wynagrodzeń lub refundacji składek ZUS lub KRUS.

Interpretacje dotyczące podatku o nieruchomości nie są publikowane przez Dyrektora KIS. Dlaczego?
05 wrz 2024

Podatnicy potrzebują dostępu do interpretacji indywidualnych dotyczących podatku od nieruchomości. Niestety dziś nie ma jednolitej bazy interpretacji w tym zakresie. Można by wprowadzić te rozwiązanie przy okazji prac nad procedowanymi obecnie zmianami do ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. 

Urzędnicy skarbowi kontrolują rachunki bankowe obywateli i firm. Ponad miarę. UODO do MF: przepisy niezgodne z Konstytucją i prawem unijnym
08 wrz 2024

Obowiązujące obecnie przepisy dają organom podatkowym niemal nieograniczony dostęp do rachunków bankowych oraz informacji kredytowych podatników. Otrzymaliśmy już kilka sygnałów od naszych Klientów, którzy zostali zapytani przez organy skarbowe o operacje na ich kontach bankowych, głównie dotyczące dużych przelewów, takich jak darowizny między ojcem a synem.

Podatek od nieruchomości zmieni się od 2025 r. Fotowoltaika, budowle, obiekty małej architektury, urządzenia budowlane. Ministerstwo Finansów zmienia projekt
06 wrz 2024

W dniu 3 września 2024 r. wieczorem Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji nową wersję projektu przewidującego dużą nowelizację przepisów w zakresie podatku od nieruchomości. 

Wakacje składkowe od 1 listopada 2024 r. Kto skorzysta?
05 wrz 2024

Od 1 listopada 2024 r. będzie można skorzystać z wakacji składkowych. Zgodnie z nowymi przepisami przedsiębiorcy mogą raz w roku wybrać miesiąc, za który nie płacą za siebie składek na ubezpieczenia społeczne.

Reorganizacja służby celno skarbowej w trakcie sezonu urlopowego. Nowe zarządzenie MF
05 wrz 2024

Zmiany zachodzące w służbie celno – skarbowej, wprowadzone w sezonie urlopowym, mają poprawić skuteczność i wydajność pracy w walce z przestępczością celną i podatkową. Odejście od delegatur na rzecz nowo utworzonych pionów bez wątpienia ograniczy ilość zastępców naczelników urzędów celno skarbowych  oraz pozwoli na skuteczniejsze działanie podwładnych funkcjonariuszy.

Podatek od nieruchomości nie będzie hamulcowym dla OZE. Zmiany w projekcie ustawy o podatkach lokalnych
06 wrz 2024

Jest już nowa wersja projektu ustawy o podatkach lokalnych. Na zmianach najbardziej zyskuje branża OZE, której udało się wpisać do przepisów opodatkowanie elektrowni fotowoltaicznych i magazynów energii tylko od części budowlanych. Wraca więc powiązanie przepisów podatkowych z prawem budowlanym.

Składka zdrowotna 2025: co koniecznie trzeba zmienić w przepisach. Na pewno nie można płacić podatku od składki - a tak jest teraz
06 wrz 2024

Składka zdrowotna pobierana jako danina publiczna jest dla zobowiązanego wydatkiem a nie jego „dochodem”, dlatego też nie powinna być podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym obciążającym te podmioty – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Wskazuje też kilka innych koniecznych zmian w tej składce.

Zmiany w CEIDG - wnioski o wpis do rejestru tylko on-line! Są też nowe uproszczenia dla przedsiębiorców
06 wrz 2024

Jest projekt zmian ustawy o zasadach funkcjonowania Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Będą nowe uproszczenia dla przedsiębiorców oraz całkowita elektronizacja procesu składania wniosków o wpis do CEIDG.

pokaż więcej
Proszę czekać...