Inwentaryzacja składników majątku
Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z art. 26-27 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja, tj. okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, jest elementem rachunkowości jednostki, za którą odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Odpowiedzialność za spis z natury ponosi osoba, której ta czynność została powierzona, ale tylko w tym zakresie.
Zasady przeprowadzania inwentaryzacji powinny wynikać z regulaminu inwentaryzacji, który powinien być częścią polityki rachunkowości. Dodatkowo w ramach np. zarządzenia kierownika jednostki co roku należy też określić harmonogram inwentaryzacji i skład komisji inwentaryzacyjnej. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu faktycznego aktywów i pasywów oraz urealnienie wartości aktywów i pasywów wynikających z ewidencji księgowej, co jest fundamentem wyceny bilansowej. Przy czym należy pamiętać, że czynności inwentaryzacyjne są nie tylko podstawą wyceny bilansowej, ale również elementem kontroli wewnętrznej. Dlatego istotne znaczenie ma poprawna dokumentacja księgowa. Z regulaminu obiegu dokumentów lub innego rodzaju dokumentu powinno jednoznacznie wynikać, kto i w jakim zakresie jest odpowiedzialny za przeprowadzone operacje gospodarcze. Ułatwi to po przeprowadzeniu inwentaryzacji rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.
Jak przeprowadzić inwentaryzację majątku firmy
Jakie składniki majątku w jakim terminie podlegają inwentaryzacji i jaką metodą?
Inwentaryzacji podlegają - zgodnie z zasadą kompletności - wszystkie składniki majątku. Inwentaryzację należy przeprowadzić na dzień bilansowy metodą spisu z natury, potwierdzenia sald lub weryfikacji.
Tabela 1.
| Metoda inwentaryzacji | Rodzaj inwentaryzowanego składnika |
| 1 | 2 |
| Spis z natury | • aktywa pieniężne (środki pieniężne w kasie PLN i w kasie walutowej, czeki) • papiery wartościowe w postaci materialnej (obligacje, bony skarbowe, akcje, udziały innych jednostek) • rzeczowe aktywa obrotowe (towary, materiały, produkty, półprodukty, produkcja w toku) • środki trwałe, nieruchomości inwestycyjne • środki trwałe w budowie (urządzenia, maszyny) |
| Potwierdzenie sald | • środki pieniężne na rachunku bankowym • aktywa finansowe przechowywane w innych jednostkach (m.in. papiery wartościowe w formie zdematerializowanej) • należności • pożyczki udzielone • własne składniki majątku powierzone kontrahentom |
| Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami | • środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony • grunty • prawa zakwalifikowane do nieruchomości • należności sporne i wątpliwe • należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych • należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych |
Zapraszamy na forum Księgowość
Inwentaryzacji należy dokonać na dzień bilansowy. Jeżeli rok obrotowy jednostki jest rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia 2013 r. To, że inwentaryzację należy przeprowadzić na dzień bilansowy, nie oznacza jednak, że należy te czynności wykonać tego dnia (byłoby to niemożliwe). Dlatego termin ten jest uznawany przez ustawę o rachunkowości za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono 15 stycznia następnego roku. W przypadku jednostek, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, oznacza to, że inwentaryzację można rozpocząć 1 października br. i trzeba skończyć do 15 stycznia 2014 r. Trzeba jednak pamiętać, że na dzień bilansowy należy dokonać odpowiednich korekt z tytułu zwiększeń lub zmniejszeń, które nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia sald a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Przy czym należy pamiętać, że podczas przeprowadzania spisu z natury nie powinno się dokonywać obrotów magazynowych. Jeżeli nie jest to możliwe w dużych magazynach, należy tę zasadę utrzymać odnośnie do polu spisowego.
W przypadku innych składników majątku (patrz: tabela 2) termin inwentaryzacji na dzień bilansowy uznaje się za zachowany, jeżeli inwentaryzacja jest przeprowadzona w innym okresie niż 1 października roku obrotowego - 1 stycznia 2014 r.
UWAGA!
Aktywa pieniężne znajdujące się w kasie, papiery wartościowe, produkty w toku, materiały, towary, produkty gotowe, które jednostka odpisuje w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia, należy zinwentaryzować na dzień 31 grudnia 2013 r.
Przygotowanie do rocznej inwentaryzacji - terminy i metody
Tabela 2.
| Termin inwentaryzacji | Składniki majątku, do których termin może być stosowany |
| Raz w ciągu dwóch lat | Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową |
| Raz w ciągu czterech lat | Nieruchomości inwestycyjne lub zaliczone do środków trwałych oraz inne środki trwałe, maszyny, urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym |
| Raz w roku | Zapasy materiałów, towarów (opakowania), które są objęte ewidencją wartościową w punktach detalicznych jednostki. Zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną |
Ze względu na fakt, że niektóre składniki majątku można inwentaryzować rzadziej niż co roku, w ramach zarządzenia kierownika jednostki należy dokładnie określić, które składniki podlegają w 2013 r. inwentaryzacji.
Inwentaryzację niektórych składników można przeprowadzić raz w roku. Chodzi o zapasy materiałów, towarów (opakowania), które są objęte ewidencją wartościową w punktach detalicznych jednostki, zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną. Jeśli inwentaryzację można przeprowadzić raz w roku, oznacza to, że można to zrobić nie tylko w okresie 1 października br. - 15 stycznia roku następnego. Jest to z pewnością duże ułatwienie dla jednostek prowadzących punkty sprzedaży detalicznej lub gospodarkę leśną, ponieważ inwentaryzację swoich zapasów mogą przeprowadzić w dogodnym dla siebie momencie.
Więcej na ten temat przeczytasz na Platformie Księgowych www.inforfk.pl w artykule: "Inwentaryzacja składników majątku za 2013 r. - krok po kroku" >>