Przygotowanie do rocznej inwentaryzacji - terminy i metody

Do zapewnienia starannego i kompetentnego przygotowania, przeprowadzenia oraz rozliczenia inwentaryzacji zobowiązany jest kierownik jednostki. Aby prawidłowo przygotować i przeprowadzić inwentaryzację, niezbędna jest znajomość terminów i metod inwentaryzacji przewidzianych w ustawie o rachunkowości dla poszczególnych składników aktywów i pasywów.

Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, co oznacza, że należy wobec niej stosować określone ustawą o rachunkowości zasady, uwzględniając właściwości i specyfikę tego procesu. Z ustawy wynika też, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. W praktyce pewne obowiązki w zakresie rachunkowości kierownik jednostki może scedować na inną osobę (np. głównego księgowego lub dyrektora finansowego), za jej zgodą wyrażoną na piśmie.

Uwaga!
Cesja tych obowiązków nie może jednak dotyczyć odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji przez dokonanie spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów jednostki, za które zawsze jest odpowiedzialny organ będący kierownikiem jednostki (np. zarząd, prezes, dyrektor itp.).

Inwentaryzacja stanowi najistotniejszy element weryfikacji, urealnienia i korekty wykazanej w ewidencji wartości aktywów i pasywów jednostki. Realizacja powyższych aspektów jest możliwa dzięki wykonaniu ogółu czynności zmierzających do:

• ustalenia faktycznego stanu aktywów i pasywów przez przeprowadzenie:

- spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych,

- uzgodnień sald większości rozrachunków z kontrahentami oraz środków pieniężnych ulokowanych w bankach, w tym także zaciągniętych kredytów i pożyczek,

- porównania - w odniesieniu do pozostałych aktywów i pasywów - ich stanów ewidencyjnych z odpowiednią dokumentacją oraz ewentualnej weryfikacji tych danych,

• urealnienia stanów ewidencyjnych przez doprowadzenie ich wysokości do danych występujących w rzeczywistości (naturze),

• zapewnienia ochrony mienia,

• oceny przydatności, wartości i użyteczności posiadanego majątku,

• oceny kompetencji i uczciwości osób odpowiedzialnych materialnie oraz innych pracowników,

• doskonalenia organizacji, ochrony, ewidencji, a także poszukiwania optymalnych środków realizacji działalności w przyszłości.

 
Pełna treść artykułu w Biuletynie Głównego Księgowego nr 18, data wydania 15 września 2012 roku.

Zamów prenumeratę Biuletynu Głównego Księgowego>>>

Tadeusz Naumiuk

biegły rewident

• art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378