Reklamacje uznawane przez przedsiębiorców załatwiane mogą być, co do zasady, na trzy sposoby:
- przez obniżenie ceny wadliwego towaru (wadliwych towarów),
- przez przyjęcie zwrotu wadliwego towaru (wadliwych towarów) oraz
- przez jego (ich) wymianę.
Obniżenie ceny wadliwych towarów
Pierwszym ze sposobów załatwienia uznanej reklamacji jest obniżenie ceny sprzedanego towaru lub sprzedanych towarów. W takim przypadku wystawiana jest faktura korygująca do faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Faktura ta jest wystawiana w dwóch egzemplarzach (oryginał powinien zostać wysłany lub przekazany w inny sposób unijnemu nabywcy) i powinna zawierać co najmniej:
1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia oraz być oznaczona jako KOREKTA lub FAKTURA KORYGUJĄCA,
2) następujące dane zawarte w fakturze pierwotnej będącej przedmiotem korekty:
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone polskiego sprzedawcy i unijnego nabywcy oraz ich adresy,
- numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
- nazwę reklamowanych towarów objętych obniżeniem ceny,
3) kwotę obniżenia ceny.
Charakterystyczne jest to, że na omawianej fakturze korygującej nie występuje kwota zmniejszenia podatku należnego. Spowodowane jest to tym, że w przypadku wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów podatek należny nie występuje, ze względu na opodatkowanie tych dostaw stawką 0 proc.
Taką fakturę korygującą należy rozliczyć w ramach deklaracji VAT-7/VAT-7K za okres rozliczeniowy jej wystawienia (bez potrzeby uzyskiwania potwierdzenia jej odbioru - wynika to wprost z § 16 ust. 4 rozporządzenia o fakturach) przez dokonanie stosownego zmniejszenia w poz. 30 deklaracji (przy czym jak najbardziej dopuszczalne jest, aby na skutek takiego zmniejszenia kwota w tej pozycji miała wartość ujemną).Należy dodać, że rozliczanie na bieżąco (bez korygowania złożonych już deklaracji) faktur korygujących dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów wystawianych w związku z uznaniem reklamacji potwierdzają w udzielanych przez siebie wyjaśnieniach organy podatkowe (zob. przykładowo postanowienie Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 17 maja 2006 r., nr VI/443-61/06/JW).
Zmianę wartości wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów należy również uwzględniać w informacjach VAT-UE. W mojej ocenie (analogicznie do przypadku rozliczania korekty w deklaracjach VAT-7/VAT-7K) nastąpić to powinno na bieżąco, tj. poprzez uwzględnienie zmiany wartości wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów za kwartał, w którym wystawiona została faktura korygująca dokumentująca obniżenie ceny wadliwych towarów. Część organów podatkowych uznaje, że korekta nie może być dokonywana na bieżąco, ponieważ służy do tego deklaracja VAT-UE/K (np. pismo z 21 czerwca 2006 r. Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, nr 1471/NUR2/443-122/06/ST).
Zwrot wadliwych towarów
Drugim ze sposobów załatwienia uznanej reklamacji jest przyjęcie zwrotu wadliwych towarów (bez ich wymiany). Także w takim przypadku wystawiana jest faktura korygująca do faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (jeżeli zwracane są wszystkie sprzedane towary, faktura korygująca może być fakturą zerującą). Faktura ta jest wystawiana w dwóch egzemplarzach (oryginał powinien zostać wysłany lub przekazany w inny sposób unijnemu nabywcy) i powinna zawierać co najmniej:
1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia oraz być oznaczona jako KOREKTA lub FAKTURA KORYGUJĄCA,
2) następujące dane zawarte w fakturze pierwotnej będącej przedmiotem korekty:
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone polskiego sprzedawcy i unijnego nabywcy oraz ich adresy,
- numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
- nazwę zwracanych towarów,
3) wartość zwracanych towarów.
Również w tym przypadku na fakturze korygującej nie występuje kwota zmniejszenia podatku należnego (ze względu na brak tego podatku spowodowany opodatkowaniem wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów stawką 0 proc.). Analogicznie do przypadku faktury korygującej dokumentującej obniżenie ceny wadliwych towarów fakturę taką należy rozliczyć w ramach deklaracji VAT-7/VAT-7K za okres rozliczeniowy jej wystawienia (bez potrzeby uzyskiwania potwierdzenia jej odbioru - § 16 ust. 4 rozporządzenia o fakturach) przez dokonanie stosownego zmniejszenia w poz. 30 deklaracji. Także w tym przypadku należy dodać, że rozliczanie na bieżąco (bez korygowania złożonych już deklaracji) faktur korygujących dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów wystawianych w związku z uznaniem reklamacji potwierdzają w udzielanych przez siebie wyjaśnieniach organy podatkowe (przykładowo pismo Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 17 maja 2006 r., nr VI/443-61/06/JW).
Zmianę wartości wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów należy uwzględniać w informacjach VAT-UE. W mojej ocenie (analogicznie do przypadku rozliczania korekty w deklaracjach VAT-7/VAT-7K) nastąpić to powinno na bieżąco, tj. poprzez uwzględnienie zmiany wartości wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (przez jej wykazanie ze znakiem „minus”) za kwartał, w którym wystawiona została faktura korygująca dokumentująca zwrot wadliwych towarów. Jak już wspominaliśmy omawiając rozliczenie reklamacji, gdy obniżana jest cena, część organów uważa, że korekta nie może być dokonywana na bieżąco.
Wymiana wadliwych towarów
Trzecim sposobem załatwienia uznanej reklamacji jest wymiana wadliwych towarów. W przeciwieństwie do dwóch pierwszych sposobów w przypadku takim nie należy wystawiać faktury korygującej (chyba że wymianie wadliwych towarów towarzyszy obniżenie ceny lub część towarów jest zwracana bez wymiany), jak również nie należy wystawiać faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę nowych (wymienionych) towarów (wymianę towarów należy udokumentować jedynie dokumentami wewnętrznymi, np. notami księgowymi). Nie należy również w takim wypadku dokonywać żadnych zapisów w deklaracjach VAT-7/VAT-7K oraz informacjach VAT-UE.
W praktyce można się jednak spotkać z postępowaniem polegającym na rozliczaniu wymiany wadliwych towarów jako ich zwrotu (dokumentowanego fakturą korygującą rozliczaną na zasadach obowiązujących przy zwrotach towarów) oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych (wymienionych) towarów. Postępowanie takie, choć raczej nieprawidłowe, w mojej ocenie należy jednak uznać za dopuszczalne.
Kurs stosowany na fakturach korygujących
W przypadku gdy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów była rozliczana w walucie obcej (np. w euro) i w walucie obcej wystawiona była faktura dokumentująca tę dostawę, ewentualna faktura korygująca do tej faktury musi być również wystawiona w walucie obcej. Należy uznać, że kurs stosowany przy wystawianiu i przeliczaniu takiej faktury korygującej powinien być kursem zastosowanym do wystawienia i przeliczenia faktury pierwotnej. Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia, po pierwsze, charakter faktur korygujących (nie stanowią one samodzielnego dokumentu, lecz jedynie dokument korygujący treść faktur pierwotnych). Po drugie, przyjęcie odmiennego stanowiska powodowałoby, że w przypadku faktur korygujących „zerujących” (wystawianych, przykładowo, w celu udokumentowania zwrotu wszystkich sprzedanych towarów) kwota z faktury korygującej nie odpowiadałaby najczęściej kwocie z faktury pierwotnej (a więc powstawałyby swoiste różnice kursowe).
Wniosek taki płynie również pośrednio z wielu wyjaśnień potwierdzających stosowanie powyższej zasady przy korygowaniu wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów. Tytułem przykładu przytoczyć można fragment pisma Naczelnika II Urzędu Skarbowego w Katowicach z 23 sierpnia 2005 r., nr PP/443-116B/83276/05, w którym czytamy, że: „Korekta faktury wystawiona w oparciu o ww. przepisy jedynie modyfikuje dane wskazane w fakturze pierwotnej, a zatem brak jest podstaw do ponownego przeliczania waluty obcej na złote w stosunku do faktury pierwotnej. Wobec powyższego podatnik jest obowiązany do przeliczenia kwot wykazanych w (...) fakturze korygującej (...) w oparciu o kurs zastosowany dla faktury pierwotnej”.
Podstawa prawna:
- § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 95, poz. 798 z późn.zm.),
- art. 29 ust. 4 oraz art. 100 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.).