Kasa rejestrująca jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas fiskalnych, muszą dokonywać rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i drukować z każdej sprzedaży paragon fiskalny lub fakturę VAT oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.
Ponadto podatnik musi sporządzać raport dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
Kasa rejestrująca musi spełniać określone kryteria i warunki techniczne. Powinna składać się co najmniej z następujących elementów: modułu fiskalnego wraz z pamięcią fiskalną, z tym że w przypadku systemu kasowego pamięć fiskalną musi posiadać każda kasa wchodząca w skład systemu; nie dopuszcza się instalowania pamięci fiskalnej w jednostce centralnej systemu; drukarki paragonowej; wyświetlacza (ekranu, monitora) przeznaczonego do odczytu przez kupującego danych o wartości sprzedaży.
Dla podatnika najważniejszymi elementami kasy są jej możliwości techniczne rejestracji i drukowania paragonów. Przepisy wymagają m.in., aby kasa zapewniała rejestrację w pamięci fiskalnej kasy co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy, 30 zmian stawek podatku od towarów i usług. Kasa musi także posiadać zasilanie sieciowo-bateryjne (akumulatorowe) lub bateryjne (akumulatorowe), które musi zapewnić uzyskanie wydruku minimum 200 paragonów, średnio każdy o zawartości 30 wierszy druku, w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego, z wyjątkiem kas posiadających monitory lampowe.
Ważne jest również to, że kasa powinna posiadać dwa wyświetlacze, z których jeden musi zapewniać łatwy odczyt wartości sprzedaży przez nabywcę; pojemność znakowa wyświetlacza nie może zawierać mniej miejsc znakowych niż wynosi łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku.
Ważne!
Paragon fiskalny musi być czytelny i zawierać wszystkie wymagane dane pozwalające nabywcy na sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. Jeżeli kasy są dodatkowo wyposażone w funkcje drukowania faktur VAT, to na fakturach tych również musi być zamieszczony numer kontrolny, a wydruk faktury VAT powinien być połączony z zarejestrowaniem przez kasę tej operacji w pamięci fiskalnej
EWA MATYSZEWSKA