Pierwszy wybór, jakiego musimy dokonać, to ustalenie, czy samochód będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach prowadzonej działalności. Tylko wtedy bowiem będziemy mogli wliczyć w koszty praktycznie wszystkie wydatki ponoszone na niego. Jeśli jednak będziemy używali auta także do celów prywatnych, wydatki wliczymy w koszty tylko w ograniczonym zakresie.
Samochód prywatny w firmie
Najogólniej można powiedzieć, że z tej formy można zacząć i przestać korzystać w dowolnym momencie (bez żadnych dodatkowych konsekwencji). Wystarczy założyć ewidencję przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu oraz prowadzić ją na bieżąco. W żadnym bowiem przypadku nie możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej praktyki wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu (by tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych). Ewidencję przebiegu pojazdu możemy kupić jako gotowy druk akcydensowy.
Dla udokumentowana wydatków poniesionych w związku z użyciem własnego samochodu do celów służbowych trzeba też robić zestawienie kosztów eksploatacji samochodu. W kupionym gotowym formularzu nazywa się to zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu.
Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. Ustalane są one w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Aktualnie, od 14 listopada 2007 r. wynoszą one 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 zł za 1 km przebiegu pojazdu o mocniejszym silniku.
W sytuacji, gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu.
Ewentualną nadwyżkę kosztów odliczy w następnych miesiącach 2008 roku, oczywiście pod warunkiem, iż wówczas wystąpi sytuacja odwrotna; z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.
Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej takiej nadwyżki.
Koszty te, jak już stwierdziliśmy, wpisujemy do księgi na koniec miesiąca. Możemy to zrobić w dwojaki sposób: albo bezpośrednio, na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu; wówczas w rubryce 3 (nr dowodu księgowego) wpisujemy: ewidencja przebiegu pojazdu, albo za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie zapisu z ewidencji przebiegu pojazdu.
W obu przypadkach kwotę wpisujemy w rubryce 13.
Jako własność firmy
Gdy podatnik zdecyduje, że samochód będzie wyłącznie składnikiem majątku firmy, na dowód czego wpisze go do ewidencji środków trwałych, to w takiej sytuacji przepisy ograniczają możliwość zaliczania w koszty prowadzonej działalności tylko niektóre koszty. Najdotkliwiej ograniczenie to dotyczy amortyzacji samochodu osobowego.
Kosztem prowadzonej działalności nie może być więcej niż równowartość 20 tys.euro, czyli obecnie około 70 tys. zł. Jeśli samochód, którego używamy, jest droższy, wówczas możemy amortyzować go tylko częściowo. W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych za koszty uzyskania przychodu uznajemy zarówno raty amortyzacji, jak i wszystkie koszty eksploatacji (zakup paliwa, naprawy, opłaty za parkowanie itd.). Te drugie wliczamy w pełnej wysokości, nawet gdy dotyczą eksploatacji pojazdu o wartości przekraczającej 20 tys. euro. Jedyny wyjątek to składka na ubezpieczenie: w tym przypadku ogranicza nas także kwota 20 tys. euro (oznacza to, że w koszty wliczamy tylko tę część wydatku na polisę, która stanowi odsetek wartości 20 tys. euro do faktycznej wartości samochodu).
W przypadku samochodu osobowego amortyzacja musi trwać przynajmniej pięć lat. Oznacza to, że zakup samochodu w koszty rozliczać będziemy przez 60 miesięcy, a na dodatek i tak zamortyzujemy go tylko do równowartości 20 tys. euro w dniu zakupu.
By jednak poszerzyć możliwości, możemy kupić samochód, który był już używany przez pół roku. Gdy kupimy samochód używany, na mocy przepisów o amortyzacji, zyskamy prawo do zastosowania tzw. przyspieszonej amortyzacji. W przypadku samochodu osobowego możemy zastosować tzw. współczynnik przyspieszający wynoszący 2. Konkretnie oznacza to, że amortyzacja potrwa wówczas nie 60 miesięcy, ale 30.
Korzystny leasing
Ta forma jest dobrym rozwiązaniem, jeśli będziemy korzystali z samochodu wyłącznie dla celów prowadzonej działalności, choć nie ma przeszkód, by wyleasingowane auto rozliczać w koszty kilometrówką. Jednak tylko w wariancie firmowym odczujemy prawdziwe podatkowe zalety tego rozwiązania.
Leasing pozwala nam przede wszystkim amortyzować w koszty wydatek na nowy samochód w ekspresowym tempie, nawet w dwa lata. Ponadto możemy wliczać w koszty pełne raty leasingowe także wówczas, gdy posiadamy auto o wartości przekraczającej 20 tys. euro.
JAK TO ZROBIĆ...
Wybieramy sposób rozliczania kosztów samochodu
PROBLEM: Lekarz rozpoczynający prywatną praktykę, w ramach której będzie m.in. odbywał wizyty domowe, chce wliczać w koszty swojej działalności wydatki na ten samochód.
ROZWIĄZANIE: W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy samochód będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach praktyki medycznej (na cele działalności), czy też dodatkowo lekarz będzie go wykorzystywał prywatnie. W pierwszym przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakwalifikowanie samochodu jako środka trwałego (składnika majątku) w prowadzonej działalności. Wówczas samochód musi stanowić własność podatnika, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to samochód leasingowany. W drugim przypadku natomiast rozliczać go należy prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówką. W tym wariancie samochód nie musi stanowić własności podatnika, może być np. użyczony.
Marianna Olszewska
gp@infor.pl