Rozpatrując kwestię księgowego ujęcia oprogramowania komputerowego, należy dokonać jego podziału na oprogramowanie:
- systemowe, które jest niezbędne do uruchomienia i realizacji wszystkich podstawowych funkcji - stanowi ono element zestawu komputerowego, bez którego nie może on funkcjonować samodzielnie,
- użytkowe - niezbędne do realizacji potrzeb danego użytkownika.
Oprogramowanie systemowe zwiększa wartość początkową zestawu komputerowego.Natomiast programy użytkowe stanowią wartości niematerialne i prawne w przypadku spełnienia warunków określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się bowiem nabyte przez jednostkę autorskie lub pokrewne prawa majątkowe i licencje nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie stosownej umowy.
W przypadku odpłatnego nabycia prawa do programu komputerowego, zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych, jego wartość początkową stanowi cena nabycia, czyli cena zakupu, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług, powiększona m.in. o koszty bezpośrednio związane z zakupem (tj. koszty montażu, instalacji, dokumentacji i uruchomienia programu), a obniżona o rabaty, opusty oraz inne podobne zmniejszenia.
Od wartości początkowej programu komputerowego zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych na zasadach określonych w art. 32 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.
UWAGA!
Dla celów podatkowych okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich nie może być krótszy niż 24 miesiące.
W przypadku gdy wartość początkowa programu nie przekroczy kwoty 3500 zł, wówczas można go nie wprowadzać do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Niewprowadzenie do ewidencji oznacza, że podatnik nie uznał programu komputerowego za wartość niematerialną i prawną. Wówczas wydatek poniesiony na nabycie programu stanowi koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania.
Ujęcie programu komputerowego w ewidencji księgowej przedstawiają poniższe przykłady.
Przykład
Stowarzyszenie zakupiło program komputerowy o wartości 2900 zł netto. Zgodnie z polityką rachunkowości stowarzyszenia wartości niematerialne i prawne, których cena zakupu nie przekracza 3500 zł, nie są zaliczane do środków trwałych i podlegają zaliczeniu w koszty materiałów w miesiącu nabycia.
Ewidencja księgowa:
1. Faktura VAT dokumentująca zakup prawa do programu komputerowego:
a) kwota netto 2900,00 zł
Wn konto 402 „Materiały i energia”
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 638,00 zł
Wn konto 221-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”
c) łączna kwota zobowiązania 3538,00 zł
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”
Przykład
Stowarzyszenie zakupiło program komputerowy o wartości 4500 zł netto. Cena zakupu przekracza 3500 zł, więc zaliczono go do środków trwałych. Podlega tym samym amortyzacji według stawki 50%.
Przykładowa ewidencja księgowa:
1. Faktura VAT dokumentująca zakup prawa do programu komputerowego:
a) wartość w cenie zakupu 4500,00 zł
Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 990,00 zł
Wn konto 221-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”
c) łączna kwota zobowiązania 5490,00 zł
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”
2. Wprowadzenie programu do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych: 4500,00 zł
Wn konto 020 „Wartości niematerialne i prawne” Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”
3. Miesięczny odpis amortyzacyjny: 187,50 zł
Wn konto 400 „Amortyzacja” Ma konto 075 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”
Przykład
Stowarzyszenie zakupiło zespół komputerowy o wartości 3000 zł netto. Oprogramowanie systemowe zakupione do tego zespołu kosztowało 1200 zł netto. Jednostka ustaliła wartość początkową komputera na kwotę 4200 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości stosowaną w stowarzyszeniu wyposażenie, którego cena zakupu przekracza 3500 zł, jest zaliczane do środków trwałych i podlega amortyzacji. Stawka amortyzacyjna dla zespołów komputerowych wynosi 30%.
Przykładowa ewidencja księgowa:
1. Faktura VAT dokumentująca zakup komputera i programu:
a) wartość w cenie zakupu 4200,00 zł
Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 924,00 zł
Wn konto 221-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”
c) łączna kwota zobowiązania 5124,00 zł
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”
2. Wprowadzenie komputera do ewidencji środków trwałych: 4200,00 zł
Wn konto 010-4 „Zespoły komputerowe” Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”
3. Miesięczny odpis amortyzacyjny: 105,00 zł
Wn konto 400 „Amortyzacja” Ma konto 075 „Odpisy umorzeniowe zespołów komputerowych”
Anna Kędziora
Podstawy prawne:
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393
- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238