Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?
- Jak automatyzacja zmienia branżę księgową?
- Które procesy można zautomatyzować?
- Korzyści automatyzacji księgowości dla biur rachunkowych
- Zagrożenie – jakie ryzyka niesie automatyzacja dla biur rachunkowych?
- Czy księgowi powinni obawiać się utraty pracy?
Jak automatyzacja zmienia branżę księgową?
Jeszcze do niedawna praca biur rachunkowych wiązała się z koniecznością ręcznego segregowania faktur, mozolnego dzielenia dokumentów na określone kategorie, a następnie wprowadzania ich do systemu księgowego. Ta rzeczywistość już minęła. Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z e-faktur, a kolejne reformy narzucają cyfryzację obiegu dokumentów księgowych. Już w przyszłym roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkie firmy.
Taki postęp technologiczny wymaga od księgowych zmiany podejścia – zamiast skupiać się na pracy manualnej, muszą dziś nadzorować zautomatyzowane systemy, wykorzystując przy tym swoje umiejętności analityczne i technologiczne.
Nowoczesna księgowość opiera się na integracji danych, ich bieżącej analizie oraz właściwej interpretacji. Coraz więcej procesów – niegdyś czasochłonnych i podatnych na błędy – odbywa się dziś automatycznie: od wprowadzania dokumentów, przez wyliczenia, aż po klasyfikację zdarzeń księgowych.
To właśnie nadzór nad tymi procesami, ich weryfikacja oraz podejmowanie decyzji w oparciu o dane stają się codziennością pracy biur rachunkowych.
Które procesy można zautomatyzować?
Automatyzacja procesów księgowych obejmuje dziś znacznie więcej niż tylko odczytywanie dokumentów. Nowoczesne systemy, takie jak mOrganizer finansów, umożliwiają automatyczne odczytywanie danych z faktur papierowych, PDF-ów oraz e-Faktur KSeF, uzgadnianie płatności z konta bankowego, przypisywanie przelewów do faktur oraz kategoryzowanie wydatków i zdarzeń gospodarczych. Ponadto systemy te potrafią generować pliki JPK, przypominać o terminach podatkowych i archiwizować dokumenty zgodnie z wymogami RODO, zapewniając najwyższy standard bezpieczeństwa danych finansowych.
Przykładem skutecznego wykorzystania technologii w codziennej pracy jest działalność Biura rachunkowego MARKA z Łodzi, zrzeszonego w sieci OSCBR. Jak podkreśla właściciel biura Piotr Chalimoniuk:
- mOrganizer finansów to dla mojego biura ogromne wsparcie - pozwala nie tylko przyspieszyć pracę z dokumentami, generować raporty i zestawienia, ale także ułatwia komunikację z klientem. Wspólnie korzystamy z jednej platformy księgowej, a to upraszcza zdalne przekazywanie dokumentów. Kompleksowe wsparcie tego systemu zapewni księgowym spokój, a klientom ogromną wygodę. Polecam to rozwiązanie każdemu, kto prowadzi biuro rachunkowe i chce iść z duchem czasu - zautomatyzować rutynowe obowiązki i jednocześnie podnieść jakość obsługi klienta. To realna zmiana w codziennej pracy księgowego.
Korzyści automatyzacji księgowości dla biur rachunkowych
Inteligentne systemy nie tylko eliminują ryzyko pomyłki, ale także pozwalają księgowym pracować efektywniej i wydajniej. Wiąże się to ze sporą oszczędnością czasu, który mogą teraz przeznaczyć na inne zadania. Oszczędności dotyczą także zasobów ludzkich - zaczyna zanikać konieczność zatrudniania pomocników zajmujących się jedynie wprowadzaniem danych, czy żmudną segregacją papierowych dokumentów.
Czas to pieniądz również w branży księgowej, dlatego księgowe przeznaczają go na skalowanie usług bez jednoczesnego zwiększania zatrudnienia. Korzystają z możliwości poszerzenia oferty o dodatkowe produkty dla przedsiębiorców i zmieniają dotychczasową strategię. Wiele z nich odkrywa swoją nową rolę - stają się strategicznym doradcą księgowym, którego zadania są szersze niż do tej pory. Nowoczesne biura rachunkowe przekształcają się w centra wsparcia biznesowego, oferując nie tylko klasyczne usługi księgowe, ale coraz częściej też doradztwo podatkowe, zarządzanie finansami oraz konsultacje w zakresie wyboru i wdrażania systemów cyfrowych.
Zagrożenie – jakie ryzyka niesie automatyzacja dla biur rachunkowych?
Automatyzacja w księgowości przynosi ogromne korzyści, ale nie zastępuje roli specjalisty. To właśnie księgowy – dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu – nadaje sens danym, czuwa nad ich spójnością i podejmuje decyzje tam, gdzie technologia nie wystarczy. Umiejętność interpretacji zapisów, kontekst biznesowy i czujność zawodowa pozostają nieodzowne, szczególnie w kontekście odpowiedzialności za poprawność rozliczeń i bezpieczeństwo podatkowe klienta.
Świadoma księgowa nie powinna więc ograniczać się do roli „operatora systemu”. Jej praca to przede wszystkim analiza, interpretacja i reagowanie na nietypowe lub złożone przypadki – bo nawet najlepszy proces zautomatyzowany nie zastąpi profesjonalnego osądu i doświadczenia.
Kolejne zagrożenie wynika z błędnych przekonań albo wręcz niewiedzy. Przedsiębiorcy mogą pochopnie rezygnować z usług biur rachunkowych, licząc, że dzięki automatyzacji poradzą sobie sami. Jak podkreśla Piotr Chalimoniuk, może to być błąd:
- Prowadzenie nowoczesnej księgowości bez doświadczenia, znajomości przepisów i świadomego podejścia do możliwości nowych technologii w perspektywie czasu może prowadzić do poważnych błędów i konsekwencji finansowych, a nawet prawnych. Narzędzia cyfrowe w księgowości bywają złożone dlatego należy korzystać z systemów z pełnym zrozumieniem i umiejętnością ich krytycznej oceny. Takie umiejętności wyróżniają ekspertów z branży księgowej. Ich rola ewoluuje – z operacyjnych wykonawców w kierunku strategicznych doradców finansowych. Zamiast żmudnego wprowadzania danych, księgowi koncentrują się dziś na analizie, planowaniu i wspieraniu decyzji biznesowych.
Czy księgowi powinni obawiać się utraty pracy?
Otwartość na zmiany i adaptacja do nowych technologii zapewni biurom rachunkowym napływ klientów jeszcze przez wiele lat. Konieczne jest także rozwinięcie kompetencji miękkich, umiejętność rozmowy z klientem, a także wsłuchiwanie się w jego potrzeby. Nowoczesna księgowość nie opiera się już wyłącznie na poprawnym rozliczeniu dokumentów — to także doradztwo, wsparcie strategiczne i aktywne kształtowanie rozwoju biznesu klienta.
Biura należące do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) doskonale rozumieją te zmiany. Stale rozwijają swoją ofertę o usługi komplementarne, wykorzystują zaawansowane narzędzia księgowe i konsekwentnie budują zaufanie wśród przedsiębiorców, dla których bezpieczeństwo i profesjonalizm są najważniejsze.
Narzędzia i systemy księgowe nadal wymagają od księgowych wysokich kompetencji:
- kontroli poprawności danych,
- śledzenia zmieniających się przepisów oraz
- analizy kontekstu finansowego klienta.
Dlatego przyszłość zawodu księgowego nie oznacza jego końca, ale ewolucję: od operacyjnego wykonawcy do strategicznego doradcy biznesowego. Zrozumienie nieuchronności zmian, rozwój technologicznych i interpersonalnych kompetencji oraz umiejętne wykorzystanie dostępnych narzędzi to dziś fundament utrzymania konkurencyjności na rynku usług.
Księgowi, którzy łączą wiedzę finansową z nowoczesnym podejściem i otwartością na technologie, nie tylko nie muszą obawiać się o przyszłość — ale aktywnie ją kształtują.
Autorzy:
Piotr Chalimoniuk, Biuro rachunkowe MARKA
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych