Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość 800 000 euro.
Wyrażoną w euro wielkość przelicza się na walutę polską według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy. Tak więc do wyliczenia limitu obowiązującego w 2007 r. należy posłużyć się kursem euro z 29 września 2006 r. z tabeli nr 190/A/NBP/2006, który wynosił 3,9835 zł. Jeżeli wartość przychodów w rozumieniu art. 14 u.p.d.o.f. w 2006 roku przekroczy kwotę 3 186 800 zł, to w 2007 roku podatnik musi prowadzić księgi rachunkowe.
Warto w tym miejscu przypomnieć, że za przychody z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont, oraz pomniejszone o należny podatek od towarów i usług w przypadku podatników VAT.
Ustalając kwotę przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej należy pamiętać, że w ust. 2 i 3 art. 14 u.p.d.o.f. ustawodawca wskazał kategorie przychodów, które należy zaliczyć lub wyłączyć z przychodów z działalności gospodarczej.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika również z przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro.
Ustalony limit przelicza się na walutę polską według tej samej zasady jak w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, tzn. po średnim kursie ustalonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy (art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Określenie wielkości przychodu
Ustawa o rachunkowości w odmienny sposób niż przepisy podatkowe określa przychód, który bierze się pod uwagę przy ustalaniu kwoty limitu. Zgodnie z prawem bilansowym przychody uwzględnione w tym limicie obejmują:
• przychody netto ze sprzedaży towarów handlowych,
• przychody netto ze sprzedaży wyrobów gotowych, usług i robót,
• przychody z operacji finansowych.
Jak widać, nie bierze się pod uwagę przy wyliczaniu limitu przychodów operacyjnych i zysków nadzwyczajnych. Z powyższego wynika, że mimo iż w obydwu aktach prawnych limit ten wynosi tyle samo, czyli 800 000 euro, to kwoty uwzględniane w przychodach nie zawsze będą te same.
Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Aby otworzyć księgi rachunkowe, trzeba zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów. Należy tego dokonać uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów polega na:
• wpisaniu podsumowania kolumn za cały rok,
• sporządzeniu i wycenie spisu z natury.
Sporządzenie i wycena spisu z natury
Podatnik jest obowiązany uwzględnić w spisie z natury: towary handlowe, materiały, półwyroby, wyroby gotowe, produkcję w toku, braki i odpady.
Wycenę składników objętych spisem należy dokonać w terminie 14 dni od jego sporządzenia w następujący sposób:
• materiały i towary handlowe są wyceniane według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia,
• półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia,
• odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,
• niesprzedane wartości dewizowe wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy,
• wartość rzeczy zastawionych – według ich wartości rynkowej,
• przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej,
• produkcję zwierzęcą wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.
Inwentarz
Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych, obowiązek sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), potwierdzonego ich inwentaryzacją.
Składniki aktywów i pasywów ujęte w inwentaryzacji wycenia się według zasad określonych w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości.
Aby prawidłowo ustalić bilans otwarcia w księgach rachunkowych, można posłużyć się wzorem bilansu i pogrupować pozycje inwentarza według poszczególnych składników aktywów i pasywów. W ten sposób będzie można łatwo ustalić kwotę kapitału zakładowego, ponieważ stanowi ona różnicę pomiędzy sumą aktywów i pasywów inwentarza.
Może się jednak zdarzyć i tak, że w wyniku zestawienia aktywów i pasywów okaże się, że pasywa wykazują większą wartość niż aktywa. Nie powstanie wówczas w pasywach pozycja „Kapitał (fundusz) podstawowy”. Nadwyżkę aktywów nad pasywami należy w takim przypadku wykazać w aktywach w należnościach krótkoterminowych (będą to rozrachunki z właścicielem). Sytuacja taka świadczy o tym, że firma ma trudności finansowe i nie jest w stanie pokryć zobowiązań z posiadanego majątku.
Należy także pamiętać, aby wykaz składników aktywów i pasywów był podpisany i zaakceptowany przez kierownika jednostki.
RZYKŁAD
Z dokumentów źródłowych spółki cywilnej i przeprowadzonej inwentaryzacji na 31 grudnia 2006 r. wynikają następujące dane:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Na podstawie powyższych informacji na 31 grudnia 2006 r. sporządzono wykaz aktywów i pasywów – inwentarz:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Otwarcie ksiąg rachunkowych
Zaakceptowany przez kierownika jednostki wykaz aktywów i pasywów stanowi podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych na 1 styczeń 2007 r. Dane zawarte w inwentarzu stanowią bilans otwarcia, który należy zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego – polecenia księgowania. Dokument ten powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
• dane firmy, której dotyczy (pieczęć),
• datę wystawienia,
• kolejny numer,
• datę, pod którą należy dokonać księgowania,
• treść uzasadniającą zapis księgowy,
• symbol konta, stronę (Wn lub Ma) i kwotę, która będzie księgowana,
• podsumowanie kwot obrotów po stronie Wn i Ma,
• podpis osoby sporządzającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i księgującej.
Otwarcie ksiąg powinno nastąpić w ciągu 15 dni od rozpoczęcia roku obrotowego.
Polityka (zasady) rachunkowości
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
– zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
– wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
– opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Obowiązek sporządzenia i uaktualniania polityki rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki.
A zatem przed otwarciem ksiąg rachunkowych jednostka powinna ustalić zakładowy plan kont oraz dokonać wyboru odpowiednich zasad tworzących dokumentację wymaganą ustawą o rachunkowości. Zakładowy plan kont powinien być dostosowany do rzeczywistych, indywidualnych potrzeb jednostki, tzn. powinien uwzględniać m.in. przedmiot i rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej, jej organizację oraz technikę prowadzenia ksiąg.
Podstawa prawna:
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.),
• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.).
Maria Dolna-Ciemniakowska