ESP, ePUAP, e-administracja publiczna

30 lipca 2013 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez ministra administracji i cyfryzacji. Projektowane przepisy mają ułatwić kontakt obywatela, przedsiębiorcy i cudzoziemca z administracją publiczną i sądami administracyjnymi oraz zwiększyć liczbę oraz jakość usług świadczonych drogą elektroniczną.

- Po wielu latach mówienia, że mamy cyfryzować administrację, chcemy teraz dokonać skoku. Z administracji papierowej do elektronicznej - powiedział Michał Boni 31 lipca 2013 r. na konferencji prasowej poświęconej nowelizacji ustawy o informatyzacji.

Zmiana ma objąć cały pakiet dotyczący decyzji administracyjnych z odwołaniami, a więc sądownictwem administracyjnym włącznie. - Dziś w skali roku takich relacji obywatel-organy państwa jest 21 mln. Tylko 5 proc. z tego (950 tys.) odbywa się w obiegu elektronicznym. Widać więc, jak bardzo jest nam potrzebny wielki skok - powiedział Boni.

Papier nie będzie oczywiście wyeliminowany, bo są obywatele, którzy pozostaną przy tym sposobie komunikacji. Ale nawet jeśli ktoś będzie wolał pójść do urzędu, to w okienku powinien zastać urzędnika, który nie będzie żądał stosu dokumentów papierowych - bo będzie miał do nich dostęp elektronicznie.

Minister Boni podkreślił wagę procesu standaryzacji e-usług świadczonych dziś w całym kraju: obejmie ona nie tylko elektroniczne skrzynki podawcze, czyli specjalnej strony, za pomocą której interesariusze kontaktują się z urzędem, ale także  formularze do załatwiania spraw.

- Tu - zaznaczył minister Boni - ustawa da narzędzie do uproszczania procedur, bowiem  minister ds. informatyzacji będzie zatwierdzał formularze tylko ze szczegółowym opisem usługi. Łatwo będzie można przy tym wykazać, że daną sprawę można załatwić prościej, pominąć jakiś niepotrzebny krok.

Ustawa ma ułatwić obywatelom korzystanie z profilu zaufanego ePUAP, czyli darmowego podpisu elektronicznego do kontaktu z administracją.

Projekt przewiduje zmiany na gruncie następujących aktów prawnych:

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne:

• wprowadzenie obowiązku posługiwania się przez podmioty publiczne elektroniczną skrzynką podawczą (ESP), spełniającą standardy określonei opublikowane przez ministra właściwego ds. informatyzacji w repozytorium interoperacyjności (na ePUAP);
• stworzenie bazy adresów ESP wykorzystywanych przez podmioty publiczne;
• wprowadzenie kompleksowej regulacji nakładającej na organy administracji publicznej obowiązek przekazywania ministrowi właściwemu ds. informatyzacji wzorów dokumentów elektronicznych w celu umieszczenia ich w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych oraz opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu ww. wzoru w celu zamieszczenia go na ePUAP, jak również udostępniania formularzy elektronicznych;
• wprowadzenie możliwości wystawiania na ePUAP usług przez podmioty inne niż podmioty publiczne;
• rozszerzenie sieci punktów potwierdzania profilu zaufanego ePUAP (np. bank krajowy, operator pocztowy);
• zmiana trybu dofinansowywania przez ministra ds. informatyzacji przedsięwzięć informatyzacyjnych (tryb konkursowy);

Zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego:

• rozszerzenie zgody strony (lub innego uczestnika postępowania) na stosowanie drogi elektronicznej w procesie komunikowaniu się - dopuszczenie wyrażenia zgody na stałe kontaktowanie się z daną osobą za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w określonej kategorii spraw prowadzonych na podstawie kpa;
• wprowadzenie nowej przesłanki dopuszczającej stosowanie e-doręczeń przez organ - już samo złożenie elektronicznego podania obliguje organ do komunikacji drogą elektroniczną;
• wprowadzenie fikcji e-doręczenia dokumentów (w przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w terminie czternastu dni od dnia pierwszego zawiadomienia dokument uważa się za doręczony), co uprości proces doręczania oraz zapobiegnie celowemu przedłużaniu postępowania, poprzez nieodbieranie dokumentu przesyłanego środkami komunikacji;
• rozszerzenie zakresu dostępu wglądu w akta sprawy w organach administracji publicznej, w których wdrożony został system elektronicznego zarządzania dokumentacją;
• dopuszczenie stosowania formy dokumentu elektronicznego dla określonych rodzajów czynności w postępowaniu administracyjnym tj. udzielania pełnomocnictwa procesowego, złożenia zeznań lub wyjaśnień, wezwania na rozprawę, sporządzenia przez urzędnika adnotacji;
• dopuszczenie stosowania elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP (skany dokumentów).

Zmiany w Ordynacji podatkowej:

Propozycje zmian dotyczą zmian analogicznych do rozwiązań proponowanych do wprowadzenia do Kodeksu postępowania administracyjnego. Różnice pomiędzy projektowanymi rozwiązaniami wynikać będą jedynie z różnic systemowych istniejących pomiędzy ww. aktami prawnymi. Ponadto w projekcie nowelizacji przedmiotowej ustawy przewidziano regulacje odnoszące się do funkcjonowania portalu podatkowego.

 Analogiczne zmiany, jak w k.p.a.,  wprowadzane w Ordynacji podatkowej, to w szczególności:

- rozszerzenie przedmiotu zgody strony lub innego uczestnika postępowania na komunikowanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3e, art. 144a),

- wprowadzenie fikcji e-doręczenia (art. 152a),

- wprowadzenie możliwości elektronicznego wglądu w akta sprawy (art. 178 § 4),

- dopuszczenie stosowania elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez wnoszącego pismo jako jego załączników (art. 306d),

- dopuszczenie formy elektronicznej dla udzielenia pełnomocnictwa (art. 137 § 2), wezwania na rozprawę (art. 155 § 1), złożenia wyjaśnień lub zeznań w postępowaniu podatkowym (art. 159 § l pkt 4), sporządzenia przez urzędnika adnotacji (art. 177).

W Ordynacji podatkowej mają zostać wprowadzone zmiany mające na celu ujednolicenie norm wynikających z k.p.a. i Ordynacji podatkowej w zakresie odnoszącym się do formy pisemnej i formy dokumentu elektronicznego, w szczególności zmienić się ma art. 126 Ordynacji podatkowej, będzie rozszerzony o formę dokumentu elektronicznego.

Przepisy Ordynacji podatkowej zostaną uzupełnione o regulacje uwierzytelnienia e-dokumentów przez organy podatkowe, tj. interpretacji indywidualnej (art. 14c), wezwania (art. 159), decyzji (art. 210) i postanowienia (art. 217 § l) oraz zawiadomienia o zamiarze kontroli podatkowej (art. 282b § 4).

Dokonane zostaną też zmiany w przepisach dotyczących możliwości elektronicznego utrwalenia decyzji (art. 211) i postanowienia (art. 218).

Portal podatkowy

Projektowana ustawa wprowadzić ma nowe narzędzie - portal podatkowy.

Portal podatkowy będzie służył upowszechnieniu aktualnych i bieżących informacji podatkowych, dotyczących zmian w przepisach, przepisów i innych informacji o charakterze ogólnym oraz informacji dedykowanej konkretnemu podatnikowi jak np. zbliżające się terminy złożenia oczekiwanych od niego deklaracji, obowiązujące go terminy płatności należności podatkowych, itp.

Beneficjentami tej instytucji będą podatnicy, płatnicy, inkasenci, ich następcy prawni oraz osoby trzecie (w sumie ok. 22 milionów podmiotów).

Przygotowana zostanie możliwość realizacji funkcji niezbędnych do rejestracji usługobiorcy, autentykacji i autoryzacji również za pośrednictwem systemu ePUAP.

Planowany zakres usług portalu podatkowego obejmuje:

a) dostarczanie interesariuszom administracji podatkowej ogólnej, spersonalizowanej i dedykowanej, po zalogowaniu do portalu, informacji np. o stanie załatwienia określonej sprawy czy stanie podatkowych,

b) dostarczanie i odbieranie dokumentów, umieszczanie informacji o charakterze ogólnym,  przygotowywanie zaświadczeń itp.,

c) usługi wstępnie wypełnionych deklaracji zeznań rocznych PIT,

d) informacje o aktualnie obowiązujących przepisach, w tym informacje o ulgach i zwolnieniach, ich zmianach i konsekwencjach zmian,

e) informacje o prawach i podatników,

f) aplikacje do elektronicznego wypełniania i generowania informacji w tym deklaracji,

g) instrukcje wypełniania formularzy, obliczania podatku itp. w formie prezentacji / kursów on-line,

h) informacje o konsekwencjach związanych z nieprawidłowym lub nieterminowym spełnianiem obowiązków podatkowych,

i) kursy i prezentacje ułatwiające zrozumienie podstawowych zasad systemu podatkowego oraz jego roli w systemie finansowym państwa,

j) uświadomienia znaczenia podatku oraz roli obywatela jako dostarczyciela środków na finansowanie dóbr publicznych, w tym budowanie w świadomości społecznej  istnienia zagrożeń wynikających z zachowań negatywnych,

k) w części przeznaczonej dla dzieci - kącik edukacyjny w prosty i przystępny sposób wyjaśniający jak funkcjonuje system podatkowy, czym są podatki i dlaczego należy je płacić (gry, zabawy, problemy logiczne do rozwiązania, do pobrania m.in. dla nauczycieli i organizatorów konkursów),

l) narzędzia przydatne w obliczaniu podatków: tzw. kalkulatory podatkowe, odsetkowe, itp.,

m) dane kontaktowe Krajowej Informacji Podatkowej,

n) usługi typu help-line,

o) usługi typu tax alert,

p) formularze feedback (umożliwiające zgłaszanie przez interesariuszy propozycji usprawnień, zmian w przepisach, sugestii co do poprawy obsługi etc.).

Uruchomienie portalu podatkowego realizuje jeden ze wskaźników produktu projektu eDeklaracje 2.

Zakłada się, że w pierwszej kolejności tj. już od stycznia 2014 r., obsługa notariuszy, jako płatników podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC-2) i podatku od spadku i darowizn (SD-2), będzie odbywała się przez portal podatkowy. Takie rozwiązanie umożliwi szybszą obsługę ww. deklaracji, a tym samym znacznie usprawni przekazywanie kwot podatku należnego gminom, który jest pobierany przez urzędy skarbowe.

Uproszczone sprawozdanie finansowe - zmiany w ustawie o rachunkowości

Nowe wzory formularzy VAT-UE

Elektroniczne zaświadczenia podatkowe od 2016 roku

Projektowana ustawa wprowadza możliwość wydawania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego.

Duża liczba wydawanych rocznie przez administrację podatkową zaświadczeń wymusza konieczność zapewnienia wsparcia informatycznego dla tego procesu. Z uwagi na fakt, iż wydanie zaświadczenia wywołuje określone skutki prawne w sytuacji prawnej podatnika, niezbędne będzie wdrożenie odpowiedniego systemu kontroli obiegu dokumentów obsługującego proces wydawania zaświadczeń.

W ramach realizowanego Programu e-Podatki planowane jest wprowadzenie obligatoryjnej formy elektronicznej dla wydawanych wewnętrznych aktów prawnych oraz zaświadczeń. Wymaga to jednak wcześniejszego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, który zapewni odpowiednią jakość wychodzącym na zewnątrz dokumentom pod kontrolą odpowiedzialnych za nie osób.

W II połowie 2014 roku planuje się uruchomienie automatycznej usługi potwierdzającej uprawnienia osób ubiegających się o pomoc społeczną. Wyeliminuje to z obiegu prawnego znaczną część zaświadczeń wydawanych przez administrację podatkową.

Należy ponadto podkreślić, że wraz z uruchomieniem wydawania zaświadczeń za pośrednictwem kanału cyfrowego pożądane byłoby umożliwienie składającemu wniosek o jego wydanie wniesienie wymaganej opłaty za pośrednictwem płatności elektronicznych.

Wdrożenie wydawania zaświadczeń w formie elektronicznej przez administrację podatkową wymaga przygotowania odpowiednich jednolitych narzędzi i wsparcia informatycznego dla tego procesu na poziomie centralnym. Wdrożenie nowych rozwiązań wymusza również konieczność przeprowadzenia niezbędnych szkoleń pracowników tym zakresie.

W chwili obecnej administracja podatkowa jest w trakcie realizacji Programu e-Podatki, który zakończy się z dniem 31 grudnia 2015 r. Jednym z rezultatów wdrożenia tego programu będzie obligatoryjne wydawanie zaświadczeń drogą elektroniczną.

Z uwagi na przedstawione powyżej uwarunkowania dotyczące obsługi przez administrację podatkową procesu wydawania zaświadczeń rekomenduje się wprowadzenie w życie procesu wydawania zaświadczeń drogą elektroniczną zgodnie z przyjętym harmonogramem Programu e-Podatki. Wdrożenie tego rozwiązania według harmonogramu jest planowane na 1 stycznia 2016 r.