W każdej, nawet najmniejszej firmie, pracownicy w okresie letnim wybierają się na urlopy. Dla zatrudniających ich właścicieli firm to trudny czas. Trzeba w końcu pomyśleć o przeorganizowaniu w tym czasie pracy. Z drugiej jednak strony czas urlopów to dobry moment na to, by właściciel firmy - jeśli oczywiście pozwalają mu na to środki finansowe - docenił swoich pracowników i np. dofinansował ich wypoczynek albo ich dzieci, ewentualnie - gdy firmę na to stać - wykupił pracownikowi wycieczkę zagraniczną. Niektórzy właściciele firm mogą być też zobowiązani do wypłaty świadczeń urlopowych.
KIEDY OD DOPŁATY DO WCZASÓW FIRMA ZAPŁACI PODATEK
Niestety, samo podjęcie przez właściciela firmy decyzji o dofinansowaniu wypoczynku swoich pracowników i ich rodzin nie oznacza jeszcze, że można zapomnieć o innych obowiązkach, takich jak chociażby konieczność obliczenia w określonych okolicznościach zaliczek na podatek dochodowy. Warto zatem sprawdzić, kiedy taki obowiązek powstanie, a także kiedy właściciel firmy dopłacając do wypoczynku pracowników będzie mógł zwiększyć koszty podatkowe i w efekcie zapłacić niższy podatek.
ETAP 1
Dofinansowanie do wypoczynku młodzieży
Bardzo często chcąc wynagrodzić swoim pracownikom trudy całego roku firmy, nawet te małe, decydują się na choćby częściowy udział w kosztach urlopu. Zakres dofinansowania może objąć na przykład wypoczynek dzieci i młodzieży pracowników pracujących w naszej firmie.
W tym kontekście można zadać sobie pytanie, czy dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników opłaca się właścicielowi firmy. Patrząc od strony motywowania pracowników, zapewne takie posunięcie zyska ich aprobatę. Również na gruncie prawa podatkowego zasadniczo taki wydatek nie wiąże się ze skomplikowaną procedurą i obowiązkami firmy jako płatnika. Właściciel firmy chcąc dofinansować wypoczynek dzieci swoich pracowników musi jednak pamiętać, że nie będą oni musieli płacić podatku. Ustawodawca zdecydował zwolnić od podatku po stronie pracownika dopłaty do wypoczynku w formie:
• wczasów,
• kolonii,
• obozów,
• zimowisk,
• pobytu na leczeniu sanatoryjnym,
• pobytu w placówkach leczniczo- -sanatoryjnych,
• pobytu w placówkach rehabilita- cyjno-szkoleniowych i leczniczo-opie- kuńczych
Ale na tym nie koniec. Okazuje się bowiem, że zwolnienie dotyczy tylko wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18. Wypoczynek musi być zorganizowany przez podmiot zajmujący się taką działalnością, czyli np. biuro turystyczne. Dofinansowaniu podlegają także wyjazdy połączone z nauką, a także wydatki na przejazd na wypoczynek czy pobyt leczniczy.
Trochę kłopotów firmie może przysporzyć podział zwolnienia na to z limitem i bez limitu. Sprawdźmy zatem, jak to wygląda. Otóż jeżeli firma zdecydowała się na utworzenie funduszu socjalnego czy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pieniądze dopłacane do wypoczynku dzieci i młodzieży z tych funduszy będą zwolnione, bez względu na wysokość dopłaty. Limitu nie będzie też przy dopłatach udzielanych zgodnie z odrębnymi przepisami, wydanymi przez właściwego ministra (np. dotyczących Policji, ABW, Straży Pożarnej, Straży Granicznej).
Trochę więcej problemów przysporzą dopłaty z innych źródeł, bo w ich przypadku zwolnieniem objęto tylko kwoty do 760 zł. Przy czym jest to limit na cały rok podatkowy. Oznacza to, że jeżeli firma decyduje się na dofinansowanie zarówno kolonii letnich, jak i zimowiska dla dziecka pracownika i dofinansowanie będzie wynosiło więcej niż 760 zł, to od reszty pieniędzy pracownik będzie musiał zapłacić podatek.
A to wiąże się już z kolejną kwestią dotyczącą właściciela firmy – obowiązkami płatnika. Co do zasady zatrudniając pracowników pracodawca jako płatnik musi pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek. Dotyczy to również właścicieli firm zatrudniających pracowników. Z drugiej jednak strony, jeśli coś jest z podatku zwolnione, to pracownik nie musi płacić od tego podatku, a co za tym idzie płatnik od tych pieniędzy nie musi pobierać zaliczek i wpłacać ich do urzędu skarbowego.
Jak podkreśla jeden z urzędów skarbowych, ustawodawca w przepisach jasno precyzuje warunki, które muszą być spełnione, aby dopłata do wypoczynku dzieci była zwolniona od podatku. Dla zastosowania zwolnienia od podatku nie jest więc istotne, czy wypoczynek organizowany jest równocześnie dla dzieci i rodziców czy też samodzielnie dla dzieci (zob. informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z 15 czerwca 2004 r., Lubelski Urząd Skarbowy, nr PD.423-46/04).
SŁOWNICZEK
EKWIWALENT – rzecz równa innej wartości, odpowiednik, równoważnik.
ŚWIADCZENIE RZECZOWE – świadczenie w naturze (nie w pieniądzu), np. paczki żywnościowe, bilety na imprezy kulturalne, oświatowe itp.
ETAP 2
Ostrożnie z kosztami uzyskania przychodów
Najlepszym sposobem optymalizacji należności podatkowych w każdej firmie jest zaliczanie wydatku do kosztów uzyskania przychodów, które pozwalają na obniżenie dochodów i co za tym idzie podatków. Niestety z takiej pokusy korzystać nie warto. Choć zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów można do tej kategorii zaliczyć wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nie oznacza to jednak, że każdy wydatek firmy automatycznie w tej kategorii się znajdzie.
Aby tak się stało, muszą zostać spełnione trzy podstawowe warunki:
1) wydatek nie znalazł się w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów,
2) wydatek jest związany z działalnością i ma bezpośredni lub pośredni wpływ na osiągnięcie przychodu,
3) wydatek został odpowiednio udokumentowany.
Wracając do kwestii dofinansowania do wypoczynku dzieci pracowników trzeba przypomnieć, że o ile nie został on wymieniony w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów, i oczywiście można go odpowiednio udokumentować, to nie ma on wpływu na przychód. Trudno bowiem uznać, że wydatek taki ma lub będzie miał związek z działalnością, a tym bardziej wpływ na przychód firmy.
ETAP 3
Dofinansowanie do wypoczynku byłych pracowników
Emeryci i renciści, mimo iż nie pracują już zawodowo, często są związani ze swoją firmą. Lata oddanej pracy firma może nagrodzić dopłatą do ich wypoczynku. Pracodawca musi jednak liczyć się z tym, że będzie musiał pobrać i odprowadzić zryczałtowany podatek od pieniędzy przekazanych na wypoczynek emerytowanych pracowników.
Zadając pytanie, jakie obowiązki będzie miała firma, która chce dofinansować odpoczynek swoim byłym pracownikom, należy przede wszystkim wskazać na konieczność pobrania i odprowadzenia podatku.
Co do zasady przychody z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunkiem pracy, są opodatkowane zryczałtowanym podatkiem w wysokości 10 proc.
To firma jako płatnik ma w tym przypadku obowiązek pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od wypłat tych świadczeń.
Nie w każdym jednak przypadku firma będzie musiała pobierać podatek. Przepisy zwalniają część świadczeń rzeczowych czy ekwiwalentów pieniężnych w zamian tych świadczeń otrzymywanych przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładami pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych. Ustawodawca wprowadza tu limit do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Oznacza to, że firma dofinansowując byłego pracownika kwotą nie większą niż 2280 zł, nie będzie musiała pobierać podatku i odprowadzać go do urzędu skarbowego.
Pamiętajmy, że zwolnienie dotyczy emerytów i rencistów, a zatem nie obejmie osoby będącej byłym pracownikiem, ale pobierającej świadczenie przedemerytalne.
Warto też wspomnieć o kilku rzeczach, które będą miały wpływ na zwolnienie, co ilustrują poniższe przykłady.
WAŻNE INFORMACJE
• Z rachunku, który jest podstawą dofinansowania, powinno wynikać, że podmiot, który go wystawił, prowadzi działalność w zakresie zorganizowanego wypoczynku.
• Z rachunku powinno wynikać, kto korzystał z pobytu na wczasach w określonym terminie.
• Zwolnione jest dofinansowanie wypoczynku tylko młodzieży do lat 18.
• Dopłata z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest zwolniona w całości z podatku.
• Dopłata z innych źródeł zwolniona jest do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.
PRZYKŁAD
Firma wykupiła wycieczkę dla pracowników i byłych pracowników. W takim przypadku nie będzie można skorzystać ze zwolnienia, bo przedmiotem świadczenia była nie rzecz, ale usługa (w tym przypadku turystyczna). Pracownicy i emeryci uzyskali prawo do skorzystania z usługi turystycznej zakupionej przez pracodawcę, czyli uczestniczenia w wycieczce bez ponoszenia kosztów zakupu takiej usługi. Będzie więc trzeba ustalić przychód emeryta według ceny zakupu usługi i opodatkować.
PRZYKŁAD
Pracodawca zorganizował dla pracowników i emerytów wyjazd rekreacyjny i wyposażył ich w prowiant (słodycze, kanapki, owoce, napoje). W tym przypadku będziemy mieli do czynienia ze świadczeniem rzeczowym. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeśli przychód z tego tytułu da się przypisać konkretnej osobie, będzie on przychodem, ale korzystającym ze zwolnienia. Jeśli impreza została zorganizowana dla wszystkich i nie da się przypisać przychodu z tego tytułu konkretnej osobie, takie świadczenie będzie zupełnie obojętne podatkowo.
ETAP 4
Dodatkowe świadczenie poza wynagrodzeniem za urlop
Ponieważ sezon urlopowy już się rozpoczął, duża część pracowników skorzysta z przysługującego im prawa do odpoczynku, natomiast właściciele firm – jeśli są do tego zobowiązani – będą musieli wypłacić swoim pracownikom świadczenia urlopowe.
Świadczenie urlopowe to nic innego jak dodatkowe świadczenie pieniężne przysługujące pracownikowi niezależnie od wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Ale nie wszyscy właściciele firm są zobowiązani do wypłaty tego rodzaju świadczenia. Aby przekonać się o tym, czy takie świadczenie musimy pracownikom wypłacić, powinniśmy zerknąć do odpowiednich przepisów. Wynika z nich, że właściciele firm (czyli pracodawcy), zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe. Widać więc wyraźnie, że właściciel firmy nie jest w żaden sposób zobowiązany do wypłacania świadczenia urlopowego. Może jednak takie świadczenie wypłacić. Jeśli już zdecyduje się na wypłatę świadczenia urlopowego, musi wypłacić je pracownikowi raz w roku.
A to oznacza, że na wypłatę świadczenia urlopowego mogą liczyć pracownicy u pracodawców zatrudniających do 20 pracowników, jeśli nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pozostali pracodawcy (właściciele firm), czyli tacy, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników, a także tacy, którzy wprawdzie zatrudniają do 20 pracowników, ale zdecydowali się utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – nie mają obowiązku wypłacania świadczenia urlopowego. Sama decyzja właściciela firmy o wypłacaniu świadczenia urlopowego nie oznacza jeszcze, że pracownik to świadczenie otrzyma. Aby je otrzymać, trzeba przebywać na urlopie przez ściśle określony czas. Okazuje się, że nasz pracownik musi skorzystać w roku kalendarzowym z urlopu w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, by móc otrzymać świadczenie urlopowe. Jeśli na urlopie będzie krócej, nie mamy obowiązku wypłacania mu świadczenia urlopowego.
PRZYKŁAD
Kowalski zatrudniony w firmie X przebywał w ubiegłym roku kilka razy na urlopie, za każdym razem przez parę dni, raz – 7 dni, raz – 5 dni i raz 10 dni. Nie otrzyma zatem świadczenia urlopowego. W tym roku Kowalski był na urlopie przez 5 dni, a potem przez 14. Tym razem otrzyma należne mu świadczenie urlopowe.
ETAP 5
Wysokość świadczenia urlopowego
Z punktu widzenia właściciela firmy bardzo ważna może okazać się informacja dotycząca wysokości świadczenia urlopowego. A ta została bardzo precyzyjnie określona. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć na jednego zatrudnionego 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Do obliczenia świadczenia urlopowego – jak wynika z danych Głównego Urzędu Statystycznego – należy przyjąć kwotę 1955,32 zł. A to oznacza, że w 2005 r. wysokość świadczenia urlopowego na jednego zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może przekroczyć 733,25 zł. Może być zatem niższa. Nie można natomiast wypłacić więcej. Warto przy tym pamiętać, że na wysokość świadczenia urlopowego nie będzie miał wpływu rodzaj umowy o pracę czy okres zatrudnienia u danego pracodawcy.
ETAP 6
Opodatkowanie świadczeń
Właściciel firmy wypłacający świadczenie urlopowe powinien pamiętać, że wypłata tego świadczenia nie pozostaje niestety obojętna podatkowo. Wartość tych świadczeń nie została wymieniona jako zwolniona od podatku dochodowego. A to oznacza, że trzeba od świadczeń tych wyliczyć należną zaliczkę na podatek dochodowy.
Prowadzi to niestety do dalszych wniosków. W końcu wypłata świadczenia urlopowego to spore obciążenie dla właściciela firmy. Nic więc dziwnego, że chciałby wartość wypłaconych świadczeń zaliczyć do kosztów podatkowych. W końcu im koszty wyższe, tym mniejszy dochód i w konsekwencji również należny podatek. W przypadku świadczeń urlopowych jest to stosunkowo proste. Okazuje się bowiem, że za koszt uzyskania przychodów nie uważa się wydatków pracodawcy (właściciela firmy) na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
ETAP 7
Skutki zawieszenia działalności na czas urlopu
Często z różnych przyczyn musimy przerwać prowadzenie działalności gospodarczej. Nie zawsze zdajemy sobie jednak sprawę, że na gruncie prawa podatkowego powstrzymywanie się od czynności objętych tą działalnością nie ma zasadniczego znaczenia i nie zwalnia nas z ciążących względem fiskusa obowiązków.
Trzeba przypomnieć, że ani ustawy podatkowe, ani ustawa o NIP, ani o swobodzie działalności gospodarczej nie definiują pojęcia zawieszenia czy też odwieszenia działalności. W związku z tym, co do zasady zawieszenie działalności, bez formalnej likwidacji działalności, nie wpłynie na obowiązki podatnika. Jednocześnie przepisy podatkowe nie nakładają obowiązku informacyjnego w tym zakresie. Wyjątek stanowi podatnik, który wybrał opodatkowanie w formie karty podatkowej. Może on zgłosić przerwę w prowadzeniu działalności w danym roku podatkowym. W konsekwencji nie musi on płacić podatku za cały okres przerwy trwającej nieprzerwanie, co najmniej 10 dni w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień przerwy. Warunkiem jest jednak zawiadomienie o tej przerwie najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia i w dniu poprzedzającym dzień jej zakończenia (w przypadku choroby potwierdzonej zwolnieniem zawiadomienie składa się w dniu rozpoczęcia działalności po tej przerwie).
Aleksandra Tarka, Anna Wojda
WARTO WIEDZIEĆ
Właściciel firmy wypłaci świadczenie urlopowe tylko takiemu pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeśli pracownik będzie na urlopie kilka razy, ale za każdym razem krócej, nie powstanie obowiązek wypłaty tego świadczenia. Od świadczenia urlopowego trzeba wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Istotne jest jednak to, że świadczenie nie podlega składce na ubezpieczenia społeczne.
CZYTELNICY PYTAJĄ
Czy wydatki zwrócone pracownikowi są opodatkowane
Pracuję w małej firmie. Niedawno moja koleżanka rozchorowała się. W tej sytuacji właściciel firmy oświadczył, że nie mogę pójść na urlop w zaplanowanym przeze mnie terminie. Nie wiem, co mam zrobić, bo wykupiłem już wycieczkę w biurze podróży. Poniosłem duże koszty, a teraz najprawdopodobniej nie będę mógł pojechać. Przecież te pieniądze przepadną. Co mam robić? Wprawdzie słyszałem, że powinienem otrzymać zwrot poniesionych kosztów, ale przecież będę musiał od tego zapłacić podatek. Czy rzeczywiście tak się stanie?
Nie powinien się Pan martwić. Takie sytuacje zdarzają się dość często. Pracownicy planują swoje wyjazdy, opłacają urlop i w ostatniej chwili – tuż przed wyjazdem – dowiadują się, że muszą niestety zostać w pracy. Wtedy naturalnie pierwszą reakcją jest panika, że wydatki poniesione na urlop przepadną. Tymczasem w takiej sytuacji pracodawca (w tym przypadku właściciel firmy) jest zobowiązany zwrócić pracownikowi poniesione przez niego koszty związane z wykupieniem wycieczki w biurze podróży. A to oznacza, że otrzyma pan zwrot poniesionych kosztów.
Jeśli chodzi o problemy związane z ewentualną koniecznością opodatkowania tak otrzymanej rekompensaty (zwrotu) za wykupiony wyjazd wakacyjny, należy wyraźnie podkreślić, że nie podlega ona opodatkowaniu. Należy ją bowiem traktować jako swoiste odszkodowanie, jakie pracownik otrzymuje od właściciela firmy w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, a przecież poniósł określone koszty. Musi pan jednak pamiętać o jednej bardzo istotnej rzeczy. Aby otrzymać zwrot kosztów, jakie zostały poniesione na opłacenie wycieczki w biurze podróży, musi pan udokumentować poniesienie tych wydatków. Nie wystarczy zatem twierdzenie, że wydatek został poniesiony w określonej wysokości. Wydatek trzeba jeszcze udokumentować. Przyda się zatem faktura albo rachunek wystawiony w biurze podróży, w którym została wykupiona wycieczka.