4 sierpnia br. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119.
Przepisy dyrektywy Rady 2001/115/WE z 20 grudnia 2001 r. zmieniające dyrektywę 77/388/EWG nakładały na Polskę taki obowiązek od 1 maja 2004 r. Mimo że w ustawie o VAT znalazła się delegacja dla Ministra Finansów, to nie uregulował on tej kwestii z dniem wejścia nowych przepisów ustawy.
Nowe rozporządzenie przewiduje możliwość wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem spełnienia licznych warunków.
ZAPAMIĘTAJ
Podatnicy zamierzający wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej przed 1 stycznia 2006 r. obowiązani są do uprzedniego zawiadomienia w formie pisemnej o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku. Zawiadomienie takie muszą złożyć również odbiorcy przesłanych w formie elektronicznej faktur. Dopiero po tej dacie będzie można korzystać z tej formy przesyłania faktur bez zawiadamiania urzędu. W przypadku przesyłania faktur w systemie EDI, należy również poinformować o rodzaju normy, która będzie stosowana.
Aby faktury mogły być przesyłane w takiej formie:
1. odbiorca faktury musi wyrazić uprzednio zgodę w formie pisemnej lub elektronicznej. Sprzedawca wystawia faktury w formie elektronicznej tylko nabywcom, którzy wyrazili na to zgodę, nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca dokonał akceptacji;
2. musi być zagwarantowana autentyczność pochodzenia faktur i ich integralność:
• bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, tj. podpisem, który jest:
a) przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
b) sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
c) powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna
– weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne).
Wykaz podmiotów, które wydają certyfikaty kwalifikowane, prowadzi Minister Gospodarki i Pracy; można go znaleźć na stronie www.centrast.pl. Obecnie tylko cztery podmioty mają takie uprawnienia:
1. Unizeto sp. z o.o.
2. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
3. TP Internet sp. zo.o.
4. Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.
• lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Elektroniczna wymiana danych, określana jako EDI (ang. Electronic Data Interchange), to sposób wymiany informacji pomiędzy kontrahentami, charakteryzujący się:
– przesyłaniem dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (bezpapierowej),
– wymianą dokumentów spełniających uzgodnione wcześniej standardy (definicja pól dokumentu i ich zawartości),
– wymianą danych bezpośrednio pomiędzy systemami informatycznymi partnerów handlowych.
System EDI można stosować, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. EDI funkcjonuje w ramach zamkniętej grupy użytkowników i musi być poprzedzony dwustronną umową regulującą sposób komunikacji pomiędzy stronami umowy.
Wybór metody (bezpieczny podpis lub EDI) zależy od podatnika.
Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.
W przypadku gdy podatnik zdecyduje się na przesłanie faktur drogą elektroniczną, to w taki sam sposób powinny być przesyłane faktury korygujące oraz duplikaty faktur do tych faktur. Można odstąpić od tej zasady w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych uniemożliwiających przesłanie dokumentu w formie elektronicznej. Wśród tych przeszkód rozporządzenie wymienia w szczególności: cofnięcie przez odbiorcę faktur zgody na ich przesyłanie w formie elektronicznej. To oznacza, że także inne przeszkody, np. awaria systemu, będą powodować możliwość wystawienia tych dokumentów w formie papierowej, zamieszczając adnotację, że korekta lub duplikat dotyczy faktury wystawionej elektronicznie.
Podatnik, który korzysta z przesyłania lub odbioru faktur w formie elektronicznej, zobowiązany jest też do przechowywania ich w odpowiedniej formie. Należy w tym przypadku:
1) przechowywać faktury na terytorium kraju. Można je przechowywać również na terytorium innego państwa członkowskiego pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podatnik – również o nazwie tego podmiotu). W przypadku każdej zmiany adresu ich przechowywania na terytorium innych państw członkowskich należy powiadomić naczelnika urzędu niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zaistniałej zmiany. Warunki określone w pkt 2–4 należy spełnić również w przypadku, gdy faktury nie będą przechowywane w Polsce;
2) umożliwić na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur;
3) umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie tych faktur przez te organy;
4) umożliwić czytelność tych faktur;
5) przechowywać faktury w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
Mimo że faktury będą wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, to elementy, jakie powinna zawierać, pozostają bez zmian w stosunku do faktur wystawianych w formie papierowej. Obowiązują zasady określone w rozporządzeni Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług.
oprac. Agnieszka Jasiorowska