Niezapłacone wierzytelności wywierają skutki nie tylko w prawie cywilnym, ale powodują też określone konsekwencje w ustawach podatkowych. W podatku dochodowym przedawnione wierzytelności nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o VAT zawierają specyficzne rozliczenie podatku w odniesieniu do wierzytelności nieściągalnych.
Zagadnienia związane z przedawnieniem roszczeń unormowane są przepisami kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 117 par. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.; dalej k.c.), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu. Po upływie terminu przedawnienia ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Ponadto takie zrzeczenie się zarzutu przedawnienia przed upływem terminu jest nieważne.
Przedawnienie w przepisach ustaw
W art. 118 k.c. zostały unormowane terminy przedawnienia. I tak, jeśli nie ma przepisu szczególnego, dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin przedawnienia wynosi trzy lata. Terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane przez żadną czynność prawną. Oznacza to, że nieważne są z mocy prawa wszelkie postanowienia umowne lub czynności podejmowane przez jedną ze stron o ewentualnym skróceniu bądź przedłużeniu terminu przedawnienia. Sam ustawodawca może jednak przepisami szczególnymi przedmiotowy termin skracać lub wydłużać. Przepisem, który normuje odstępstwo od zasady trzyletniego okresu przedawnienia, jest między innymi art. 554 k.c. W myśl tego przepisu, jako szczególnego roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy przedawniają się z upływem dwóch lat. Podobnie na podstawie art. 778 k.c. roszczenia z umowy przewozu osób przedawniają się z upływem roku od dnia wykonania przewozu, a gdy przewóz nie został wykonany, od dnia, kiedy miał być wykonany.
Sprawdźmy, jak kwestię przedawnionych wierzytelności normują przepisy podatkowe. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej ustawa o PIT), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione. Jeśli wierzytelności ulegną przedawnieniu, to przedsiębiorca nie będzie mógł zaksięgować ich w koszty uzyskania przychodów. Podobnie zapłacony od tych wierzytelności VAT należny pozostanie nie do odzyskania.
Tym samym, jeśli podatnik nie chce pozbawić się możliwości zaksięgowania wierzytelności w ciężar kosztów, powinien czynić starania o to, aby wierzytelność nie uległa przedawnieniu. Musi więc przedsięwziąć kroki zmierzające do wyegzekwowania lub uprawdopodobnienia nieściągalności tej wierzytelności przed upływem jej przedawnienia.
Wierzytelności w kosztach
W świetle art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, aby wierzytelność nieściągalną można było uznać za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione dwa warunki. Musi być ona wcześniej zarachowana jako przychód należny i jej nieściągalność musi zostać uprawdopodobniona.
Przychodem z działalności są, zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Zaś u podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, za przychód z działalności uważa się przychód pomniejszony o podatek od towarów i usług. Uprawdopodobnienie zaś nieściągalności wierzytelności może zostać udokumentowane na kilka sposobów.
WARTO WIEDZIEĆ
Przepisów dotyczących tzw. ulgi na złe długi nie stosuje się w sytuacjach, jeśli między wierzycielem a dłużnikiem istnieją określone związki (np. rodzinne, majątkowe, kapitałowe lub wynikające ze stosunku pracy).
Dopiero spełnienie warunku, aby nieściągalne wierzytelności stanowiły koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym, rzutuje na możliwość dokonania korekty VAT.
Ulga na złe długi
Możliwość korekty VAT należnego istnieje w stosunku do wierzytelności powstałych po dniu 1 czerwca 2005 r. Od tej daty wraz ze zmianą ustawy o VAT pojawiła się możliwość rozliczenia tego podatku w odniesieniu do nieściągalnych wierzytelności, tzw. ulga na złe długi. Możliwość dokonania korekty VAT należnego jest według nowych przepisów uzależniona od spełnienia kilku jeszcze warunków. Świadczenie usług winno być dokonane na rzecz podatnika VAT (zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny), niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Również na dzień składania korekty wierzyciel i dłużnik muszą być podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni. Ponadto wierzytelności muszą być wcześniej wykazane w deklaracji jako sprzedaż opodatkowana. Ulga nie może dotyczyć wierzytelności, które zostały wcześniej zbyte lub uregulowane. Niezbędne jest także, aby wierzyciel zawiadomił dłużnika o odpisaniu wierzytelności jako nieściągalnej, a dłużnik w ciągu 28 dni od dnia otrzymania tego zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie. Jest też czasowe ograniczenie polegające na tym, że od dnia wystawienia faktury, będącej podstawą do odpisania wierzytelności nie upłynęło 5 lat, licząc od początku roku, w którym została ona wystawiona.
Korekta w VAT
Korekta VAT należnego może nastąpić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy następujący po miesiącu, w którym dłużnik otrzymał zawiadomienie o odpisaniu wierzytelności. Wraz z deklaracją podatkową, zawierającą korektę VAT należnego, podatnik zobowiązany jest do zawiadomienia o tej korekcie właściwy dla niego urząd skarbowy wraz z podaniem kwot korekty podatku należnego.
Przepisy nie określają formy tego zawiadomienia, niemniej dla celów dowodowych wskazane jest, aby była to forma pisemna z potwierdzeniem, że urząd otrzymał to zawiadomienie. Podatnik jest również zobowiązany do zawiadomienia dłużnika o dokonaniu korekty w ciągu 7 dni od dnia jej dokonania. Tu również przepisy nie przewidują formy tego zawiadomienia, ale można domniemywać, że winno ono mieć formę pisemną, bowiem na podatniku ciąży obowiązek przesłania kopii tego zawiadomienia do właściwego dla niego urzędu skarbowego.
W przypadku otrzymania zawiadomienia przez dłużnika o odpisaniu wierzytelności jako nieściągalnej przez wierzyciela, dłużnik będzie zobowiązany do pomniejszenia podatku naliczonego podlegającego odliczeniu lub w przypadku jego braku do powiększenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku wynikającą z nieuregulowanych faktur (chyba że w ciągu 28 dni od dnia otrzymania zawiadomienia uregulował należność). Przy czym zaznaczyć wypada, że dłużnik zobowiązany jest do skorygowania swojego VAT poprzez korektę deklaracji za okres, w którym dokonał odliczenia lub w którym otrzymał faktury od wierzyciela.
Podkreślić należy, że określone wcześniej reguły stanowiące uprawnienie (czyli formę dowolności) po stronie wierzyciela, wywierają skutek po stronie dłużnika w postaci nowych obowiązków na niego nałożonych. Po stronie dłużnika wystąpi obowiązek dokonania stosownej korekty. Ponadto dodatkowym obciążeniem dla niego będą odsetki za zwłokę, bowiem po jego stronie obowiązek zmniejszenia VAT naliczonego lub zwiększenia należnego dotyczyć będzie okresu, w którym dokonał odliczenia. Tego rodzaju korekta zazwyczaj spowoduje powstanie zaległości podatkowej i odsetki z tego tytułu.
Jak udokumentować nieściągalność wierzytelności
Nieściągalność wierzytelności dokumentuje:
1) postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego albo
2) postanowienie sądu o:
• oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku lub umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
• ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku albo
3) protokół sporządzony przez podatnika, stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe (np. wpis sądowy, koszty zastępstwa procesowego) i egzekucyjne (koszty komornicze) związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej wierzytelności.
Jadwiga Drzystek