Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność indywidualnie lub w formie spółki jawnej czy partnerskiej unika prowadzenia pełnej księgowości. W tym celu tworzą oni kilka mniejszych firm, które mogą prowadzić uproszczoną ewidencję.
Przyczyną obaw przy przejściu z książki przychodów i rozchodów na księgi handlowe jest to, że prowadzenie pełnej księgowości jest droższe i wymaga więcej pracy.
– Chodzi też o jasność finansów w firmie. W księgach handlowych trudniej jest cokolwiek ukryć. Książka przychodów i rozchodów jest bardzo uproszczoną ewidencją, gdzie mamy do czynienia tylko z przychodami i wydatkami. Nawet takie elementy jak rozrachunki, zobowiązania i należności nie są ujęte w książce przychodów. Poza tym istnieje też bariera psychologiczna z przejściem na pełną księgowość – powiedział Paweł Drewnik, dyrektor w biurze rachunkowym Pol Expertise.
Diagnozę taką podziela Tomasz Bardziejewski, prezes Finansista-Finlex.
– Obawy mogą wynikać z bardziej kosztownej obsługi księgowej oraz z konieczności rejestrowania większej ilości dokumentów. Przy przejściu na pełną księgowość potrzebna jest też wykwalifikowana kadra księgowa. Nie każda osoba lub podmiot gospodarczy może prowadzić usługowo pełną rachunkowość. Poza tym obawy może powodować fakt, że w księgach rachunkowych zawartych jest więcej informacji o prowadzonej działalności. Nie da się pewnych zdarzeń, czasami niekorzystnych, ukryć – mówi. Zwraca też uwagę, że koszt prowadzenia pełnej księgowości jest zazwyczaj większy, bo wymaga więcej pracy. Nie jest to jednak regułą. Cena za prowadzenie takich usług zależy przede wszystkim od ilości dokumentów w firmie.
– Zawsze podaję taki przykład klientom, że jeden podmiot może jedną fakturą zrobić bardzo duży obrót i przekroczyć limit, a ktoś inny będzie musiał wystawić kilkaset faktur, żeby osiągnąć taki sam obrót. Koszt prowadzenia pełnej księgowości będzie zależał od ilości dokumentów, co ma związek także z rodzajem, formą i rozmiarem prowadzonej działalności – stwierdził.
Przedsiębiorcy, którzy obawiają się większych kosztów, starają się nie przekroczyć ustawowego limitu związanego z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości. Zakładają więc po kilka firm, aby nie mieć obowiązku prowadzenia ksiąg handlowych. Jak twierdzą eksperci, taka praktyka się w wielu przypadkach nie opłaca, chyba że chodzi o ukrycie kosztów.
– Myślę, że może się to opłacać, jeśli ktoś chce coś ukryć. Samo pozostanie na książce przychodów i rozchodów nie jest raczej korzystne. Długofalowo nie jest to opłacalne i każda normalnie prowadzona firma, która się rozwija i chce zdobywać rynek, będzie dążyła do tego, żeby jednak prowadzić księgi handlowe – powiedział Paweł Drewnik.
Nie opłaca się unikać przejścia na pełną księgowość głównie małym spółkom, ponieważ mogą one korzystać z pewnych uproszczeń. Chodzi np. o ułatwienia w klasyfikacji i ewidencji umów leasingu. Przy sporządzaniu sprawozdania finansowego małe spółki nie muszą ustalać aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego, co większym firmom zwykle przysparza wielu problemów. Swoje sprawozdanie mała spółka może sporządzić w formie uproszczonej. Paweł Drewnik zwraca uwagę, że przejście na pełną rachunkowość ma swoje zalety.
– Jeśli spółka sporządzi sprawozdanie finansowe i je opublikuje, to każdy inwestor może się z nim zapoznać. To stwarza zaufanie do spółki. Jeśli sprawozdanie sprawdzi biegły rewident, to wiarygodność spółki wzrasta jeszcze bardziej – powiedział Paweł Drewnik.
Przejście na pełną księgowość nie jest więc niekorzystne dla spółek. Co prawda, wiążą się z tym większe koszty związane z prowadzeniem księgowości, ale dzięki temu finanse w spółce są bardziej przejrzyste, a co za tym idzie, wzrasta wiarygodność firmy.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, na pełną księgowość zobowiązane są przejść osoby fizyczne, spółki jawne, cywilne i partnerskie, jeśli obrót w firmie przekroczy równowartość 800 tysięcy euro. Przed przekroczeniem limitu firmy zobowiązane są tylko do uproszczonej ewidencji w książce przychodów i rozchodów. Prowadzenie książki mogą powierzyć zewnętrznej firmie lub jeśli ktoś miał do czynienia z rozliczeniami, książkę może prowadzić sam. W przypadku przejścia na pełną księgowość stopień trudności wzrasta.
Łukasz Zalewski