Dość często firmy pokrywają koszty wypoczynku swoich pracowników, przeważnie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Wielu pracodawców z pewnością zastanawia się, czy ponoszone z tego tytułu wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów.
Zasadą jest, że ZFŚS tworzą pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mogą oni zrezygnować z jego tworzenia w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. W ramach ZFŚS może być finansowany wypoczynek zarówno pracowników, jak i ich rodzin, o ile wypoczynek będzie miał miejsce na terenie kraju. Przyznanie ulgowych usług i świadczeń, a także wysokość dopłat ze środków ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Dla pracodawcy ważne jest, że odpisy przekazywane na rachunek funduszu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W rezultacie takiej regulacji, pracodawca traci możliwość odliczenia od przychodu wartości świadczeń ponoszonych ze środków Funduszu. Po stronie pracownika dokonywane przez pracodawcę dopłaty ze środków ZFŚS do wszelkich form wypoczynku będą stanowiły przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wyjątkiem jest dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, które korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego bez ograniczeń kwotowych.
Wydatki pracodawcy ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych stanowią koszty podatkowe
W odróżnieniu od mechanizmu zaliczania do kosztów uzyskania przychodów firmy już samego odpisu na ZFŚS, wydatki związane z wypoczynkiem pracowników pokrywane ze środków bieżących firmy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tylko na ogólnych zasadach, w tym jeśli nie mają charakteru wydatków socjalnych. Przykładem takich kosztów mogą być wydatki na organizację pikników, imprez sportowo-rekreacyjnych, weekendowych wyjazdów do domów wczasowych organizowanych dla wszystkich pracowników. Finansowanie tego typu imprez ze środków bieżących firmy nie podlega restrykcjom właściwym dla dofinansowania ze środków ZFŚS, które zgodnie z zasadą ustawową nie powinno być udzielane wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości.
Potwierdza to również Ministerstwo Finansów w piśmie z 2 stycznia 2006 r., w którym stwierdza, że koszty podatkowe mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych. Wydatki te związane są z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą (podatnikiem), a przez to zwiększenie efektywności ich pracy. Warto jednak zauważyć, że pomimo ministerialnego stanowiska nadal zdaniem wielu organów podatkowych wydatki na organizację imprez integracyjnych nie są kosztami uzyskania przychodów ze względu na brak związku z uzyskiwanymi przychodami.
Agnieszka Pytlas-Skwierczyńska adwokat reprezentujący Kancelarię Prawniczą Magnusson