Resort finansów pracuje nad zmianami w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), które obejmą przepisy dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W ustawie ma się pojawić m.in. definicja usługowego prowadzenia ksiąg, co stwarza szansę na zakończenie sporów o to, czy poszczególne czynności stanowią prowadzenie ksiąg czy też doradztwo podatkowe.
Joanna Dadacz, dyrektor departamentu rachunkowości w Ministerstwie Finansów, mówi, że resort proponuje wprowadzenie do ustawy nowego rozdziału.
- Część przepisów, które są w rozporządzeniu, zostanie przeniesiona do ustawy, ponieważ ta materia powinna być regulowana jej przepisami - twierdzi nasza rozmówczyni.
Dodała, że zostanie wprowadzona m.in. definicja usługowego prowadzenia ksiąg, która wyjaśni, na czym ono polega, a także kto może się nim zajmować.
Potrzebna definicja
Dyrektor Joanna Dadacz wyjaśnia, że na tle tych zmian istnieje konieczność wprowadzenia odpowiednich przepisów wykonawczych. Określą one m.in. dokumenty, jakie należy złożyć ubiegając się o wydanie certyfikatu księgowego, wzór tego certyfikatu, regulamin oraz sposób organizowania egzaminu, jego zakres tematyczny oraz zasady postępowania przy wydawaniu duplikatów certyfikatów księgowych w przypadku ich utraty.
Według dr Teresy Cebrowskiej, biegłego rewidenta, sekretarza Rady Naukowej Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, zmiany w ustawie o rachunkowości są okazją m.in. do jednoznacznego określenia, na czym polega prowadzenie ksiąg rachunkowych i jakie czynności się na to składają. Wyjaśnienia wymaga kwestia momentu rozpoczęcia i zakończenia procesu, kontrolowania dowodów, szczególnie gdy ich księgowanie może następować automatycznie (on line), a także odpowiedzialności prowadzących księgi rachunkowe za ich prawidłowość i poprawność sporządzanych sprawozdań finansowych.
- Odpowiedzi na te pytania są ważne nie tylko w przypadku usługowego prowadzenia ksiąg, ale również w sytuacji, gdy rachunkowość jest prowadzona własnymi siłami - twierdzi rozmówczyni.
Anna Sirocka, partner w dziale Audytu Ernst & Young, zwraca uwagę, że definicja usługowego prowadzenia ksiąg konieczna jest też ze względu na firmy, które coraz częściej korzystają z tzw. centrów usług wspólnych (shared services center), zlokalizowanych nie tylko w Polsce, ale np. w Irlandii czy Indiach. Obecne przepisy nie definiują, jakie czynności obejmują prowadzenie ksiąg rachunkowych. Natomiast niektóre zaawansowane systemy finansowo-księgowe umożliwiają rozdzielenie wprowadzenia dokumentu źródłowego od jego zaksięgowania.
- Często dane wprowadzane są do systemu poza siedzibą firmy, nawet poza Polską - twierdzi nasza rozmówczyni.
Dodaje, że ustalenie, czy wprowadzenie dokumentu nie wiąże się bezpośrednio np. z decydowaniem o sposobie jego ujęcia w księgach, kontrolą poprawności zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych czy sporządzaniem oraz kontrolą sprawozdań finansowych, na pewno pomoże w rozstrzygnięciu dylematu, czy mamy już do czynienia z prowadzeniem ksiąg czy też nie.
- Jeżeli wprowadzanie danych do systemu zostanie uznane za prowadzenie ksiąg, a firmy uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg będą musiały być zlokalizowanie w Polsce, to może okazać się, że niektóre przedsiębiorstwa będą musiały zmienić swoje dotychczasowe systemy i procesy, co wiąże się z dodatkowymi kosztami - wyjaśnia Anna Sirocka.
Doświadczenie w księgowości
Profesor Gertruda Świderska, prezes MAC Auditor, kierownik Katedry Rachunowości Menedżerskiej SGH, uważa, że przy definiowaniu usługowego prowadzenia ksiąg należy znacznie rozszerzyć wymagania związane z praktyką w księgowości osób ubiegających się o certyfikat.
- Praktyka powinna być uznana, gdy obejmuje: zapisy zdarzeń na podstawie dowodów księgowych w porządku chronologicznym i systematycznym, wycenę aktywów i pasywów, ustalanie wyniku finansowego i sporządzanie sprawozdań finansowych - uważa nasza rozmówczyni.
Według prof. Świderskiej, uznanie praktyki w przypadku wykonywania jedynie części wskazanych czynności może rodzić zagrożenia w postaci złej pracy biura rachunkowego, narażającej firmę zlecającą usługi na poważne konsekwencje, szczególnie podatkowe. Po zniesieniu obowiązku badania sprawozdań co najmniej raz na 3 lata, brak wiedzy o złym prowadzeniu ksiąg może trwać latami i doprowadzić firmę zlecającą usługi do upadłości.
- Powinien być też stworzony nadzór nad usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych i możliwość odebrania uprawnień - postuluje prof. Świderska.
Gwarancja jakości
Konieczność doprecyzowania przepisów w zakresie praktyki w księgowości widzi też Teresa Cebrowska. Według niej rozważenia wymaga również dotychczasowe uznanie pracy w rachunkowości jednostek budżetowych i banków za wystarczające do podejmo- wania usługowego prowadzenia ksiąg spółek prawa handlowego.
- Trzeba dążyć do tego, aby osoby posiadające certyfikat dawały gwarancje prawidłowego wykonywania pracy - twierdzi rozmówczyni.
Wyjaśnia, że jest to istotne, gdyż outsourcing usług księgowych, do wykonywania którego niezbędne są certyfikaty uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, obejmuje coraz więcej przedsiębiorstw, i to zarówno międzynarodowe i polskie grupy kapitałowe, jak i najmniejsze firmy.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Agnieszka Pokojska