Płatnikiem obowiązanym do sporządzenia rocznego obliczenia podatku będzie na przykład zakład pracy, w którym podatnik jest zatrudniony i otrzymuje wynagrodzenie za pracę, od którego to wynagrodzenia pobierane są zaliczki na podatek. Ale uwaga, PIT-12 nie może zostać złożony przez wszystkich chętnych podatników, a tylko przez tych, którzy spełniają określone warunki. Ustala je szczegółowo art. 37 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). W PIT-12 podatnik potwierdza, że warunki te spełnia i jednocześnie prosi o dokonanie rocznego obliczenia podatku.
Z możliwości rozliczenia uzyskanych w 2004 r. dochodów mogą skorzystać podatnicy, którzy poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskali innych dochodów (z wyjątkiem określonych w art. 28, 30, 30a i 30b ustawy o PIT) i nie mają obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych z wyjątkiem zwróconej za pośrednictwem płatnika zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podatnik potwierdza w oświadczeniu także to, że nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów łącznie z dochodami małżonka lub w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących dzieci, a także to, że nie korzysta z odliczeń od dochodu i podatku (z wyjątkiem określonych w art. 37 ust. 1a pkt 2-4, czyli m.in. składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe). Podatnik oświadcza także, że nie zmniejsza podatku na zasadach określonych w art. 27d, czyli nie odlicza kwot darowizn pieniężnych przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego.
Łączne spełnienie wspomnianych warunków umożliwia złożenie płatnikowi PIT-12. Na jego podstawie płatnik w terminie do końca lutego sporządzi roczne obliczenie podatku na formularzu PIT-40. Podatek wynikający z rocznego obliczenia podatku dokonanego przez płatnika jest podatkiem należnym od podatnika za dany rok podatkowy (w tym przypadku za 2004 rok).