Firma online. Elektroniczny obieg dokumentów. E-podpis
Jeszcze przed pandemią wiele firm rozpoczęło przenoszenie licznych procesów do świata online. W jej trakcie działania te znacząco przyspieszyły. Elektroniczny obieg dokumentów czy używanie e-podpisu kwalifikowanego stało się istotne na wielu frontach działania przedsiębiorstw - od rekrutacji, przez codzienne obowiązki kadrowe i podpisywanie wniosków urlopowych, po wysyłkę PIT-ów.
PIT-11 można wysłać mailem? Co z podpisem?
W 2022 roku formularz PIT-11 musi trafić do urzędu skarbowego do końca stycznia. Pracownicy powinni go otrzymać z kolei do 28 lutego. To ostateczny termin dostarczenia informacji do podatnika (pracownika). W przeszłości zwykle przekazywano dokument do rąk własnych lub wysyłano go listem poleconym.
Aktualnie dział kadr może przesłać PIT-11 drogą elektroniczną. Należy jednak pamiętać, że - podobnie jak w przypadku dokumentu papierowego - musi pod nim widnieć podpis zatrudnionej osoby. Pracodawca może (np. za pomocą platformy SIGNIUS Professional) przesłać drogą mailową do pracownika link do dokumentu PIT-11 do podpisu. Pracownik może go podpisać kwalifikowanym lub zaawansowanym e-podpisem online, w ciągu kilku minut. Pozwala to nie tylko zredukować koszty druku i wysyłki listu do wszystkich pracowników, ale także zaoszczędzić czas związany z adresowaniem, pakowaniem do kopert itd.
- Po potwierdzeniu tożsamości - w krótkim procesie online - pracownik może złożyć podpis kwalifikowany, który ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu. To szczególnie wygodna możliwość w przypadku wykonywania obowiązków w innym mieście lub nawet kraju. Co ważne, wdrożyliśmy możliwość opłacania podpisów innym podpisującym. Oznacza to, że zlecający podpisanie dokumentów - w tym przypadku pracodawca - może zapłacić za złożenie e-podpisu swoich podpisujących. Zatem pracownik nie jest obciążany dodatkowymi kosztami - mówi Jack Piekarski, założyciel i VP Sales SIGNIUS.
Opcja wysyłki PIT-11 drogą elektroniczną to kolejny krok do cyfryzacji całego procesu rozliczania rocznego. Przykładowo, już od 2019 roku Urzędy Skarbowe przyjmują od pracodawców roczną informację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (na formularzu PIT-4R) wyłącznie drogą elektroniczną.
Cyfryzacja firmy
Dzięki łatwej dostępności kwalifikowanego podpisu elektronicznego pracownicy nie muszą składać wniosków urlopowych w wersji papierowej. Mogą skorzystać z kwalifikowanego e-podpisu i złożyć wniosek w formie elektronicznej. Podobnie działy HR i przełożeni, którzy wnioski te mogą podpisywać i archiwizować online.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny, dzięki zgodności z polską ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz z unijnym rozporządzeniem eIDAS, ma taką samą moc prawną w dokumencie elektronicznym, jak podpis odręczny w obiegu dokumentów papierowych. Dzięki temu za jego pomocą można złożyć podpis również na umowie o pracę, umowie NDA czy choćby na protokole odbioru - mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadającej status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
Dzięki e-podpisowi, firmy mogą gromadzić dokumenty w teczkach pracowniczych w formie elektronicznej. Ogranicza to koszty, ale pozwala też zaoszczędzić czas i dużo miejsca, które byłoby potrzebne na regały z segregatorami. Kwalifikowany e-podpis usprawnia liczne procesy, które można zrealizować za pomocą kilku kliknięć.
Rekruterzy też stawiają na efektywność
Z możliwości kwalifikowanego e-podpisu firmy korzystają również na etapie rekrutacji. Szczególnie w czasie pandemii, wiele procesów zatrudniania nowych członków zespołu przeprowadzanych jest całkowicie online. A ze względu na rosnące zainteresowanie pracą zdalną, często mija nawet kilka miesięcy od podpisania umowy do momentu pierwszej wizyty pracownika w biurze.
Do rozpoczęcia współpracy konieczne jest jednak podpisanie umowy czy choćby weryfikacja tożsamości kandydata. - Nasze rozwiązanie, które wypracowaliśmy wspólnie z EuroCert, umożliwia uzyskanie podpisu kwalifikowanego i podpisywanie nim dokumentów w kilka minut, dzięki szybkiemu i wygodnemu procesowi potwierdzania tożsamości. Odbywa się on poprzez wideoweryfikację przeprowadzoną przez wykwalifikowanego specjalistę - mówi Jack Piekarski z SIGNIUS.
Za pomocą platformy SIGNIUS Professional oraz dzięki usłudze oferowanej przez EuroCert można podpisać z kandydatem elektronicznie list intencyjny, a w kolejnym kroku, już po przeprowadzonych negocjacjach, obie strony mogą złożyć podpis na właściwej umowie o pracę. Korzystając z e-podpisu kwalifikowanego można także zawrzeć z pracownikiem umowę zlecenie, umowę o dzieło czy kontrakt menedżerski.