Podatnicy, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu, mają obowiązek obliczenia i wpłacenia podatku na rachunek urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego. Wypełnienie tego obowiązku niezbędne jest również dla potrzeb rejestracji takich środków transportu.
Jak wynika z art. 105 ustawy o VAT, naczelnicy urzędów skarbowych, dla celów związanych z rejestracją środków transportu, wydają zaświadczenia o uiszczeniu przez podatnika podatku lub braku obowiązku uiszczenia podatku od towarów i usług z tytułu nabycia pojazdu (to drugie na wniosek zainteresowanego). Do wniosku o wydanie zaświadczenia w sprawie braku obowiązku zapłaty podatku załącza się umowę lub fakturę stwierdzającą nabycie pojazdu oraz inne dokumenty, z których jednoznacznie wynika, że nie zachodzi w tym przypadku wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Większość samochodów sprowadzanych jest do Polski z terytorium Niemiec. Jak dowiedziała się „GP” w Izbie Skarbowej w Gdańsku z uzyskanych przez izbę od niemieckiej administracji podatkowej informacji wynika, że niemieccy podatnicy, którzy dokonują sprzedaży samochodów używanych, zarówno na zasadach ogólnych, jak i na zasadzie marży, zobowiązani są do wystawienia faktur (niem. Rechnung). Niemiecka faktura zawiera w szczególności: nazwę i adres sprzedawcy, nazwę i adres kupującego, określenie przedmiotu sprzedaży, czas dostawy oraz formę zapłaty. Natomiast osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej transakcje sprzedaży samochodów używanych dokumentują w formie umowy, której druk jest dostępny w niemieckich urzędach skarbowych. Jak poinformowała niemiecka administracja podatkowa, dla udokumentowania transakcji sprzedaży pojazdów dopuszcza się także sporządzanie indywidualnych umów, z tym że ich treść musiałaby odpowiadać wymogom określonym w standardowych formularzach.
Dodatkowo sprzedaż na terenie Niemiec samochodów używanych o wartości powyżej 15 000 euro zobowiązuje niemieckiego sprzedawcę do podania na dokumentach sprzedaży szczegółowych danych obu kontrahentów.
Oznacza to, że jeżeli dokumenty wydane przez zbywcę będą zawierały braki formalne, podatnik może mieć kłopoty z polskim fiskusem. Warto więc wiedzieć, jak powinna wyglądać faktura lub umowa wystawiona przez niemieckiego sąsiada.