Koniec roku podatkowego to dla przedsiębiorców moment podsumowań i analizy wyników finansowych. Zanim jednak przyjdzie czas na wyciąganie wniosków, należy zmierzyć się z corocznymi obowiązkami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej. Choć formalnie rok podatkowy dla prowadzących jednoosobową działalność pokrywa się z rokiem kalendarzowym, już teraz warto przygotować się do jego zamknięcia i uporządkować sprawy księgowe oraz podatkowe.
- Analiza kosztów podatkowych
- Remanent
- Monitorowanie warunków i limitów małego podatnika
- Weryfikacja należności i zobowiązań
- Aktualizacja systemów księgowych
- Dostosowanie form rozliczeń do nowego roku
- Rozliczenie roczne
Analiza kosztów podatkowych
Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub według podatku liniowego mogą ująć w kosztach uzyskania przychodu wydatki poniesione w ciągu roku. Pozwala to obniżyć podstawę opodatkowania, a w konsekwencji zmniejszyć wysokość należnego podatku.
Ostatni kwartał to dobry moment na analizę poniesionych kosztów i ocenę, czy w budżecie firmy pozostała przestrzeń na dodatkowe inwestycje. Jeżeli tak, warto rozważyć ich realizację jeszcze przed końcem roku.
W 2025 r. część przedsiębiorców wciąż może korzystać z obowiązującego limitu amortyzacji dla samochodów o wysokiej emisji CO₂. Od 2026 r. limit ten zostanie obniżony ze 150 000 zł do 100 000 zł, co sprawi, że zakup takiego pojazdu stanie się mniej korzystny podatkowo. Dotychczasowy limit obejmie samochody wpisane do Ewidencji Środków Trwałych do 31.12.2025, dlatego warto rozważyć wymianę lub zakup nowego auta jeszcze w tym roku.
Remanent
Prowadzenie podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów zobowiązuje przedsiębiorcę rozliczającego się na zasadach ogólnych lub według podatku liniowego do sporządzenia remanentu, zwanego również spisem z natury lub inwentaryzacją. Dokument ten zawiera wykaz składników majątku i powinien obejmować stan na ostatni dzień roku podatkowego - w większości przypadków będzie to 31 grudnia.
Inwentaryzacja nie obejmuje środków trwałych, lecz towary handlowe, materiały wykorzystywane do produkcji, wyroby gotowe, a także braki i odpady. Z punktu widzenia podatkowego korzystne jest, gdy wartość spisu z natury jest możliwie niska, ponieważ obniża to podstawę opodatkowania.
W przypadku, gdy na 31 grudnia przedsiębiorca nie posiada żadnych składników majątku objętych obowiązkową inwentaryzacją, powinien sporządzić remanent zerowy.
Monitorowanie warunków i limitów małego podatnika
Status małego podatnika PIT daje możliwość korzystania m.in. z uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy, natomiast mały podatnik VAT może stosować metodę kasową lub rozliczenia kwartalne. Uprawnienia te ułatwiają rozliczenia i usprawniają codzienne prowadzenie działalności.
Warto więc śledzić coroczne limity przychodów, od których zależy prawo do uzyskania lub utrzymania statusu małego podatnika. Przekroczenie tych wartości w danym roku pozbawia przedsiębiorcę możliwości stosowania wspomnianych uproszczeń w kolejnym okresie rozliczeniowym. Z kolei zachowanie limitu pozwala nadal korzystać z preferencyjnych zasad rozliczeń w podatku dochodowym i VAT.
Limity wyrażane są w euro przeliczanym zgodnie z oficjalnym kursem ogłoszonym przez NBP na dzień 1 października. W 2025 roku kurs ten wyniósł 4,2586 zł i był niższy niż kurs z analogicznego okresu 2024 r., a to oznacza, że wyliczane według niego kwoty również spadły. Przykładowo, granica statusu małego podatnika VAT w 2026 r. zostanie ustalona na 8 517 000 zł (ok. 52 000 zł mniej niż w 2025 r.), natomiast dla pośredników limit wyniesie 192 000 zł – czyli dla podatników‑pośredników (prowadzących przedsiębiorstwa maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi lub alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będących agentami, zleceniobiorcami lub innymi osobami świadczącymi usługi o podobnym charakterze, z wyłączeniem komisu).
Weryfikacja należności i zobowiązań
Regularna kontrola rozrachunków, czyli należności i zobowiązań, pozwala upewnić się, że ewidencja księgowa odzwierciedla rzeczywisty stan finansów firmy. Przed końcem roku warto sprawdzić, czy nie ma potrzeby dokonania odpisów aktualizujących lub korekt związanych z tzw. złymi długami.
Ulga na złe długi pozwala wierzycielowi zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość nieuregulowanych należności, jeśli od terminu płatności upłynęło 90 dni. Z kolei dłużnik ma obowiązek zwiększyć swój dochód o niezapłacone zobowiązania po upływie tego samego okresu. W praktyce oznacza to, że odpowiednie ujęcie takich należności lub zobowiązań przed końcem roku może realnie wpłynąć na wysokość podatku dochodowego.
Dlatego przed zamknięciem roku podatkowego warto przeanalizować stan rozrachunków, zwłaszcza starszych faktur, i odpowiednio je skorygować tak, aby zarówno wierzyciel, jak i dłużnik prawidłowo rozliczyli skutki podatkowe wynikające z nieuregulowanych płatności.
Aktualizacja systemów księgowych
Przygotowując się do zamknięcia roku warto sprawdzić, czy używane oprogramowanie księgowe jest zgodne z najnowszymi wymogami technicznymi i obsługuje integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe, dlatego systemy powinny umożliwiać nie tylko bezpośrednie wysyłanie dokumentów do KSeF, ale także ich pobieranie i proste udostępnianie księgowej. Aktualizacja oprogramowania już teraz pozwala uniknąć problemów przy przejściu na nowy model fakturowania.
Jak podkreśla Sylwia Janczyk, właścicielka biura rachunkowego należącego do sieci OSCBR, korzystająca z systemu mOrganizer finansów: - Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale całkowite przedefiniowanie sposobu wystawiania i obiegu faktur. Od 2026 roku każda faktura musi być zgodna z wymogami systemu, co oznacza, że zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe muszą mieć oprogramowanie, które automatycznie komunikuje się z KSeF. Dzięki mOrganizerowi nasi klienci już teraz pracują w zgodzie z tym standardem - faktury trafiają bezpośrednio do systemu, są archiwizowane i gotowe do rozliczeń rocznych bez dodatkowego eksportu czy ręcznego przekazywania danych do biura rachunkowego.
Takie rozwiązania ograniczają ryzyko błędów, przyspieszają obsługę dokumentów i zapewniają zgodność z przepisami, które wejdą w życie w kolejnym roku podatkowym.
Dostosowanie form rozliczeń do nowego roku
Rok 2025 był pierwszym rokiem obowiązywania tzw. kasowego PIT-u, czyli systemu, w którym przychody i koszty ujmuje się w momencie ich faktycznego otrzymania lub poniesienia, a nie w dacie wystawienia faktury. Rozwiązanie to miało poprawić płynność finansową przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy zmagają się z opóźnionymi płatnościami.
Koniec roku to czas na ocenę, czy kasowy PIT sprawdził się w praktyce i czy jego kontynuacja będzie korzystna również w 2026 r. Do 20 lutego 2026 r. podatnicy mogą zrezygnować z kasowego PIT-u, powracając do metody memoriałowej.
Warto równocześnie śledzić zapowiadane zmiany w zakresie składki zdrowotnej oraz wysokości składek ZUS, ponieważ ich poziom wpływa na rzeczywiste obciążenia podatkowe przedsiębiorców. Analiza całkowitych kosztów pozwoli dobrać najbardziej opłacalny sposób rozliczania w nowym roku podatkowym. Zmiana formy opodatkowania jest możliwa do 20 lutego 2026 roku.
Rozliczenie roczne
Roczne rozliczenie podatku za 2025 rok należy złożyć do 30 kwietnia 2026 r., jednak przygotowania do tego etapu warto rozpocząć znacznie wcześniej. Analiza kosztów, sporządzenie remanentu, weryfikacja należności i zobowiązań, aktualizacja systemów księgowych czy przegląd dostępnych form rozliczeń to działania, które pozwalają uniknąć błędów i płynnie wejść w nowy rok.
Dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych to nie tylko kwestia obowiązku, ale również realnej kontroli nad finansami firmy. Dobrze przygotowane zamknięcie roku to gwarancja rzetelnych danych, bezpiecznych decyzji podatkowych i spokojnego startu w kolejnym okresie rozliczeniowym.
Autorzy:
Sylwia Janczyk, Biuro Rachunkowe PROFESJA sp. z o.o.
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych