Firmy boją się KSeF! Co trzecie MŚP wciąż niegotowe, choć zmiany są nieuniknione

• Przedsiębiorcy chcą wdrażać KSeF. Firmy z sektora MŚP inwestują w szkolenia i aktualizacje oprogramowania, ale bez eksperckiego wsparcia mogą nie zdążyć na czas
• Brak odpowiedniego oprogramowania może przesądzić, czy KSeF stanie się tylko państwowym obowiązkiem, czy narzędziem, które zmieni księgowość i otworzy drogę do cyfrowej transformacji firm
• To nie technologia, lecz dobrze poukładane procesy i gotowość pracowników zdecydują, czy KSeF usprawni firmy, czy sparaliżuje ich codzienną pracę – a w skrajnych przypadkach nawet wydłuży obowiązki zamiast je skracać

Obowiązkowy KSeF zbliża się wielkimi krokami, ale nie wszyscy są już gotowi na rewolucję w fakturowaniu. „34 procent firm z sektora MŚP wciąż nie jest przygotowanych do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur” – wynika z badania SaldeoSMART. Nie jest to przejawem opieszałości czy złej woli: 61% małych i średnich przedsiębiorstw widzi potrzebę wprowadzenia KSeF. Na przeszkodzie do przygotowania się do nowego obowiązku stoją im jednak: brak wystarczającej wiedzy o centralnym systemie, trudności ze zrozumieniem nowych przepisów oraz niekompatybilne systemy informatyczne, które utrudniają integrację z rządową platformą.

Przedsiębiorcy chcą wdrażać KSeF. Firmy z sektora MŚP inwestują w szkolenia i aktualizacje oprogramowania, ale bez eksperckiego wsparcia mogą nie zdążyć na czas

Jednak mimo tych wyzwań, wiele firm już teraz aktywnie przygotowuje się do nadchodzących zmian. Inwestuje w szkolenia dla pracowników, aktualizuje swoje systemy informatyczne i poszukuje wsparcia eksperckiego, aby sprawnie wdrożyć Krajowy System e-Faktur.

To właśnie dzięki tym działaniom, na niecałe dwa miesiące przed wejściem KSeF w życie, wielu przedsiębiorców podchodzi do niego z dobrym nastawieniem. U ponad połowy małych przedsiębiorstw obligatoryjne wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wzbudza pozytywne emocje, a 51% przeprowadziło już szkolenia związane z jego obsługą. Mimo tego, brak wystarczającej wiedzy i niezrozumienie przepisów prawnych związanych z KSeF są największymi barierami we wdrożeniu nowych obowiązków. Wskazuje na nie odpowiednio 29% i 27% badanych podmiotów.

Brak odpowiedniego oprogramowania może przesądzić, czy KSeF stanie się tylko państwowym obowiązkiem, czy narzędziem, które zmieni księgowość i otworzy drogę do cyfrowej transformacji firm

Trzecim najczęściej sygnalizowanym wyzwaniem we wdrożeniu KSeF jest brak odpowiedniego oprogramowania. Firmy obawiają się, że ich obecne systemy nie poradzą sobie z integracją z rządową platformą lub nie obsłużą procesów, które już dziś są kluczowe w codziennej pracy. Ponadto 30% przedsiębiorstw z sektora MŚP planuje korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, które mają oferować tylko podstawowy zakres funkcji. Odpowiedni dobór technologii może przesądzić o tym, czy korzystanie z KSeF stanie się jedynie realizacją obowiązku wobec państwa, czy też okaże się realnym wsparciem w codziennej pracy księgowych.

„Pozytywne nastroje wokół KSeF to bardzo dobry sygnał. Nasze doświadczenia pokazują, że najbardziej optymistyczne są te podmioty, które widzą w systemie nie tylko kolejne narzędzie administracyjne, ale przede wszystkim wartościowe źródło danych. W połączeniu z odpowiednimi narzędziami IT i sztuczną inteligencją może ono stać się fundamentem transformacji cyfrowej branży księgowej w Polsce” – tłumaczy Edyta Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Dzięki ujednoliconemu formatowi faktur i centralnej bazie dokumentów w KSeF zniknie konieczność ręcznego przepisywania danych czy czekania na dostarczenie dokumentów do biur rachunkowych. Wszystkie faktury będą dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwoli księgowym szybciej analizować dane i przygotowywać raporty, a także ograniczy ryzyko błędów. Z kolei wykorzystanie narzędzi wspieranych przez AI umożliwi automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich kategorii księgowych, ułatwi rozliczenia i przyspieszy bieżące przetwarzanie informacji. Jak wskazuje ekspertka, „w dalszej perspektywie KSeF i sztuczna inteligencja mogą otworzyć księgowym drogę do nowej pozycji w firmie: doradców, którzy potrafią z danych wyczytać więcej niż ktokolwiek inny w organizacji”.

Zobacz także: KSeF się rozpędza. Kiedy rusza moduł zgłoszeń dotyczący faktur z załącznikami do e-US?

To nie technologia, lecz dobrze poukładane procesy i gotowość pracowników zdecydują, czy KSeF usprawni firmy, czy sparaliżuje ich codzienną pracę – a w skrajnych przypadkach nawet wydłuży obowiązki zamiast je skracać

Żeby technologia rzeczywiście odciążyła specjalistów w polskich firmach, potrzebne są dobrze ułożone procesy. Tymczasem jedno na cztery przedsiębiorstwa obawia się konieczności reorganizacji swoich procedur wewnętrznych w związku z KSeF, a 22% firm dostrzega ryzyko oporu pracowników wobec nadchodzących zmian. To właśnie te obszary w najbliższych miesiącach zdecydują o skuteczności wdrożenia nowego obowiązku.

W praktyce poukładanie procesów oznacza konieczność uporządkowania całej ścieżki, jaką przechodzi faktura w firmie: od momentu jej wystawienia, przez akceptację i wysłanie do KSeF, aż po pobranie, opis merytoryczny i decyzję o płatności. Każdy z tych etapów wymaga przypisania odpowiedzialności i jasnego określenia, kto i w jakim momencie podejmuje konkretne działania. Dopiero tak zdefiniowany obieg pozwala firmie przewidzieć, gdzie pojawiają się przestoje, w których miejscach informacje „znikają”, a także jakie zadania można w przyszłości zautomatyzować.

„Dobrze zaprojektowane procesy, wsparte odpowiednim oprogramowaniem, przynoszą realne efekty. Krótszy czas obsługi dokumentów, mniej błędów i większa przejrzystość pracy to nie tylko wskaźniki efektywności, ale także warunek odzyskania równowagi, o której w branży mówi się coraz częściej. Jeśli do obsługi KSeF wykorzystamy narzędzie proste, szybkie i skuteczne, nowy system może nie tylko usprawnić procesy księgowe, ale także realnie skrócić tydzień pracy, otwierając przed księgowymi nowy rozdział zawodowej codzienności” – podsumowuje Edyta Wojtas.