W przypadku podatników, którzy dokonali lub dokonają incydentalnej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie zawsze powstanie obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Podatnik, który dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych ma, co do zasady obowiązek prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535) przewiduje negatywne skutki niedopełnienia tego obowiązku. Otóż, jeżeli podatnik nie dopełni tego obowiązku do czasu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących, straci prawo do obniżenia podatku należnego. Podatnik nie traci prawa do obniżenia podatku w całości. Ustawa o VAT przewiduje w takiej sytuacji obniżenie podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.
Kiedy nie ewidencjonować
Wiele wątpliwości dotyczących ewidencjonowania obrotu mają jednak ci podatnicy, którzy sprzedaży na rzecz osób fizycznych dokonują incydentalnie. Czy i kiedy taki podatnik musi rozpocząć ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy, jeśli np. dokonał tylko jednej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej?
Trzeba w tym miejscu odwołać się do regulacji zawartych w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 234, poz. 1971 z późn. zm.). Z przepisów tych wynika, że minister finansów zwolnił na określony czas niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z par. 3 wspomnianego rozporządzenia do dnia 31 grudnia 2004 r. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania:
1) podatników sprzedających towary lub usługi wymienione w poz. 1-46 załącznika nr 1 do rozporządzenia, jeżeli w poprzednim roku podatkowym udział obrotów ze sprzedaży tych towarów lub usług w obrotach ogółem podatnika z tytułu działalności wymienionej w art. 29 ust. 1 starej ustawy o VAT był większy niż 70 proc. – chodzi tu o podatników sprzedających towary i świadczących usługi, w tym również w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych,
2) niektórych podatników opłacających podatek dochodowy w formie karty podatkowej w zakresie działalności określonej w rozporządzeniu,
3) podatników, u których kwota obrotu z działalności, o której mowa w art. 29 ust. 1 starej ustawy o VAT, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40 000 zł i którzy nie byli wcześniej objęci obowiązkiem ewidencjonowania.
Kiedy potrzebna kasa
Jeżeli podatnik, który był zwolniony z obowiązku ewidencjonowania, przekroczył limit zwolnienia – ma obowiązek prowadzenia ewidencji przy wykorzystaniu kasy rejestrującej. Oznacza to, że każda następna sprzedaż dokonana przez takiego podatnika powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy.
Dwie grupy zwolnień
Mamy więc tu do czynienia z dwiema grupami zwolnień. Pierwsze z nich to zwolnienia przedmiotowe (zwalniające z obowiązku ewidencjonowania tylko określone czynności), drugie zaś to zwolnienia podmiotowe. Te ostatnie zwalniają podatnika z obowiązku ewidencjonowania w zakresie całej działalności.
Zwolnienie podmiotowe przysługujące podatnikom ze względu na obroty dotyczy tylko tych, których obroty na rzecz osób fizycznych nie przekroczyły w 2003 r. kwoty 40 000 zł. Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło w ciągu roku podatkowego przekroczenie kwoty obrotów w wysokości 40 000 zł, z działalności, o której mowa w art. 29 ust. 1 starej ustawy o VAT.
Oznacza to, że podatnik, który dokonał nawet tylko jednej (incydentalnej) sprzedaży na rzecz osoby fizycznej w 2004 r., ale wartość tej sprzedaży przekroczyła 40 000 zł, ma obowiązek po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczył limit obrotu do prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej. Warto pamiętać, że limit obrotów odnosi się tylko do obrotów z działalności wymienionej w art. 29 ust. 1 starej ustawy o VAT.
Przypomnijmy również, że udokumentowanie sprzedaży fakturą nie zwalnia podatnika z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.
Wyjaśnienie Izby Skarbowej z 2 lipca 2004 r., PI/005-626/04/CIP/01