Jest to obowiązek uciążliwy i kosztowny, a jego niedopełnienie wiąże się z surowymi konsekwencjami finansowymi. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej rozważa wprowadzenie możliwości prowadzenia archiwum akt pracowniczych w wersji elektronicznej. Choć obecnie cyfrowe dokumenty wciąż mogą stanowić jedynie uzupełnienie tradycyjnego archiwum, firmy coraz chętniej decydują się na digitalizację akt.
Korzyści płynące z cyfryzacji archiwów są szczególnie widoczne w firmach przetwarzających każdego dnia setki dokumentów. Zgodnie z polskim prawem przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia teczki osobowej każdego pracownika, a odpowiednie dokumenty należy przechowywać nawet przez 50 lat. Obecnie akta, które występują w formie elektronicznej, muszą mieć także swój papierowy oryginał. Plany resortu pracy dotyczące możliwości całkowitej cyfryzacji teczek pracowników mogą usprawnić pracę administracyjną tysięcy firm w Polsce i ograniczyć ich wydatki związane z przechowywaniem, przesyłaniem czy drukowaniem dokumentów.
- Elektroniczna archiwizacja dokumentów pracowniczych to skrócenie czasu przeszukiwania akt, poprawa jakości oryginalnej dokumentacji i przede wszystkim redukcja kosztów. Warto także pamiętać, że to pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenie akt niezależnie od tego, czy jego przyczyną był pożar czy powódź. Możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji cyfrowej pozwoliłaby na ochronę kluczowych akt nawet w przypadku zniszczenia ich papierowych oryginałów - mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A.
Do dyspozycji firm, które już teraz zdecydują się na cyfryzację archiwów pracowniczych są odpowiednie narzędzia informatyczne pozwalające na przechowywanie elektronicznej kopii teczki osobowej pracownika w formie skanów oryginalnych dokumentów. Takie rozwiązania są szczególnie dedykowane firmom i instytucjom, które zatrudniają wielu pracowników i mają rozproszoną strukturę organizacyjną utrudniającą bieżący dostęp do dokumentów przechowywanych w tradycyjnym archiwum. - Dzięki aktom dostępnym w wersji elektronicznej specjaliści działów kadr mogą zyskać szybki i łatwy dostęp do teczki osobowej pracownika bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy, co znacznie usprawnia pracę administracyjną. Przechowywane w formie cyfrowej dane są w pełni bezpieczne dzięki systemowi nadawania uprawnień, który pozwala na wgląd w archiwum tylko osobom do tego upoważnionym - dodaje Ireneusz Hołowacz.