Koszty wynagrodzeń i składek ZUS w księgach rachunkowych ujmuje się w okresie, którego dotyczą. Nie ma tu znaczenia termin zapłaty.
uzasadnienie
W księgach rachunkowych obowiązuje zasada memoriału. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dlatego naliczone wynagrodzenia oraz składki ZUS ujmuje się w księgach w miesiącu, którego dotyczą.
Inaczej wygląda ewidencja dla celów podatkowych. Zarówno niewypłacone wynagrodzenia, jak i składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę są kosztem podatkowym w momencie ich zapłaty.
Ze względu na ograniczenia w zaliczaniu do kosztów podatkowych niewypłaconych wynagrodzeń i nieopłaconych składek ZUS w praktyce często spotykana jest rozbieżność czasowa między:
l ujęciem księgowym kosztów wynagrodzeń i obciążających je składek ZUS,
l zaliczeniem wynagrodzeń do kosztów podatkowych,
l zaliczeniem składek ZUS do kosztów podatkowych.
Przykład
Spółka Alfa wypłaca wynagrodzenia w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego. W styczniu 2007 r. Alfa zatrudniała jednego pracownika. Wynagrodzenie miesięczne wynosi 2700 zł. Wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe - 1,8%. Pracownik mieszka i wykonuje pracę w tej samej miejscowości, wyraził też zgodę na przekazywanie wynagrodzenia na jego konto bankowe. Zgodnie z zakładowym planem kont spółka ujmuje koszty wyłącznie w układzie rodzajowym.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wariant 1
Wypłaty wynagrodzenia za styczeń dokonano 30 stycznia 2007 r., w tym samym dniu przekazano składki do ZUS.
Ewidencja księgowa w styczniu
Ewidencja bilansowa
1. Wynagrodzenie (przychód) brutto:
Wn „Koszty wynagrodzeń” 2 700
Ma „Rozrachunki z pracownikami” 2 700
2. Składki na ubezpieczenia społeczne:
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 505,17
Ma „Rozrachunki z ZUS” 505,17
3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne:
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 197,53
Ma „Rozrachunki z ZUS” 197,53
4. Zaliczka na podatek dochodowy:
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 179
Ma „Rozrachunki z US” 179
5. Składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracodawcę:
Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 487,62
Ma „Rozrachunki z ZUS” 487,62
6. Fundusz Pracy:
Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 66,15
Ma „Rozrachunki z ZUS” 66,15
7. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych:
Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 2,70
Ma „Rozrachunki z ZUS” 2,70
8. Przekazanie wynagrodzenia na konto bankowe pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 1 818,30
Ma „Rachunek bankowy” 1 818,30
9a. Przekazanie do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 992,79
Ma „Rachunek bankowy” 992,79
9b. Przekazanie do ZUS składek na ubezpieczenie zdrowotne:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 197,53
Ma „Rachunek bankowy” 197,53
9c. Przekazanie do ZUS składek na Fundusz Pracy i FGŚP:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 68,85
Ma „Rachunek bankowy” 68,85
Ewidencja pozabilansowa
- brak księgowań
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wariant 2
Wypłaty wynagrodzenia za styczeń dokonano 30 stycznia 2007 r., składki do ZUS przekazano 15 lutego 2007 r.
Ewidencja księgowa w styczniu
Ewidencja bilansowa
Księgowania punktów 1-8 jak w wariancie 1
Księgowania punktów 9a-9c - brak księgowań w styczniu
Ewidencja pozabilansowa
1. Wn „Koszty NKUP”:
- w analityce „Ubezpieczenia społeczne” 487,62
- w analityce „Fundusz Pracy i FGŚP” 68,85
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ewidencja księgowa w lutym
Ewidencja bilansowa
1. Przekazanie do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 992,79
Ma „Rachunek bankowy” 992,79
2. Przekazanie do ZUS składek na ubezpieczenie zdrowotne:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 197,53
Ma „Rachunek bankowy” 197,53
3. Przekazanie do ZUS składek na Fundusz Pracy i FGŚP:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 68,85
Ma „Rachunek bankowy” 68,85
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ewidencja pozabilansowa - Korekta kosztów do celów podatkowych
4. Wn „Koszty NKUP”:
- w analityce „Ubezpieczenia społeczne” -487,62
- w analityce „Fundusz Pracy i FGŚP” -68,85
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wariant 3
Ze względu na brak środków wypłaty wynagrodzenia za styczeń dokonano 1 lutego 2007 r., a składki do ZUS przekazano 15 lutego 2007 r. Dla uproszczenia pominięto kwestię naliczenia, wypłaty i księgowania odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia.
Ewidencja księgowa w styczniu
Ewidencja bilansowa
Księgowania punktów 1-7 jak w wariancie 1
Księgowania punktów 8 i 9a-9c - brak księgowań w styczniu
Ewidencja pozabilansowa
1. Wn „Koszty NKUP”:
- w analityce „Wynagrodzenia” 2 700,00
- w analityce „Ubezpieczenia społeczne” 487,62
- w analityce „Fundusz Pracy i FGŚP” 68,85
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ewidencja księgowa w lutym
Ewidencja bilansowa
1. Przekazanie wynagrodzenia na konto bankowe pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 1 818,30
Ma „Rachunek bankowy” 1 818,30
2. Przekazanie do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 992,79
Ma „Rachunek bankowy” 992,79
3. Przekazanie do ZUS składek na ubezpieczenie zdrowotne:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 197,53
Ma „Rachunek bankowy” 197,53
4. Przekazanie do ZUS składek na Fundusz Pracy i FGŚP:
Wn „Rozrachunki z ZUS” 68,85
Ma „Rachunek bankowy” 68,85
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ewidencja pozabilansowa - korekta kosztów do celów podatkowych
5. Wn „Koszty NKUP”:
- w analityce „Wynagrodzenia” -2 700,00
- w analityce „Ubezpieczenia społeczne” -487,62
- w analityce „Fundusz Pracy i FGŚP” -68,85
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Daty faktycznej wypłaty wynagrodzenia i przekazania składek do ZUS nie mają wpływu na księgowe ujęcie kosztów wynagrodzeń i obciążających koszty składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Jednak ze względu na wpływ tych dat na moment uznania kosztów w ujęciu podatkowym przydatne może być opracowanie zasad pozabilansowego sposobu kontroli zaliczania tych kosztów do właściwych miesięcy podatkowych.
l art. 16 ust. 1 pkt 57 i 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847
l art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
Anna Dyczkowska
księgowa z licencją MF