Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to określona pula pieniędzy, którą przedsiębiorca musi (lub może) przeznaczać na pracowników w ramach działalności socjalnej. W praktyce oznacza to przesunięcie środków w obrębie dwóch kont bankowych przedsiębiorcy. Z ZFŚS można finansować pieniężne i rzeczowe zapomogi, dopłacać do wyjazdów wakacyjnych dzieci pracowników i urlopów samych pracowników czy też do opieki nad dziećmi (w żłobkach czy przedszkolach), oferować zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe itp. – każdemu pracownikowi w innej wysokości, indywidualnie, zgodnie z jego osobistą sytuacją materialną.
Gromadzenie środków na taki fundusz jest dla części przedsiębiorców obowiązkowe. I tak, fundusz na 2016 r. muszą tworzyć tzw. budżetówki oraz co do zasady przedsiębiorcy, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia 2016 r. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Dla wyżej opisanych podatników istnieją ustawowe ramy czasowe, w których muszą przelać odpisy na konto ZFŚS. Warto odpowiednio wcześniej „zamrozić” odpowiednią sumę – wartość pierwszej raty odpisu dla 20-stu pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy to kwota rzędu kilkunastu tysięcy złotych.
Wysokość przelewu na ZFŚS
Wysokość przelewu zależy od liczby pracowników i warunków pracy. Środki na fundusz gromadzi się bowiem za każdego pracownika. Aktualnie, wartość podstawowego odpisu na jednego podwładnego wynosi:
- 1093,93 zł – jeśli jest zatrudniony w normlanych warunkach pracy,
- 1458,57 zł – kiedy wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- 145,86 zł, 175,03 zł lub 204,20 zł – w przypadku młodocianego odpowiednio w I, II lub II roku nauki.
Przedsiębiorca może zaliczyć wartość odpisu na poczet kosztów firmowych w miesiącu, w którym fizycznie pieniądze wpłynęły na rachunek bankowy funduszu.
Duża transza w maju
Równowartość dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy pracodawca musi przekazać na rachunek bankowy Funduszu generalnie do 30 września tego roku, natomiast przynajmniej 75% kwoty tych odpisów należy przelać już do 31 maja tego roku (art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Całość przekazuje się zatem w dwóch ratach lub w jednej.
O powyższe terminy nie muszą się martwić ci pracodawcy, którzy utworzyli ZFŚS dobrowolnie. Mowa tu o pracodawcach zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mimo, że nie muszą, to mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach ogólnych zasadach lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Zgodnie z art. 6 ust. 2a ww. ustawy w ich sytuacji zasady wpłaty odpisu do 31 maja i 30 września nie mają zastosowania, czyli termin przekazania środków wyznaczają sobie we własnym zakresie.
Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń
Niedotrzymanie terminu przesuwa odliczenie kosztów
Ustawodawca nie przewiduje karnych odsetek za przekroczenie terminów wpłat rat. Zgodnie z orzecznictwem, nie można tu wskazać poszkodowanego, gdyż tak naprawdę to pracodawca zalega sam sobie wpłatę. Konsekwencją późniejszego przelewu może być za to opóźnienie w zaliczeniu jego wartości do kosztów firmowych.
Katarzyna Miazek, Tax Care