Celem inwentaryzacji, będącej jedną z form kontroli wewnętrznej, jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie np.:
- umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
- zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych.
Terminy inwentaryzacji
Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli m.in. inwentaryzację:
- składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, nieobjętych ewidencją przychodu - rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku,
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu dwóch lat,
Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek
- środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu czterech lat,
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku,
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w roku.
Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, które wyznacza ustawa o rachunkowości, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić w następujących przypadkach:
- zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie,
Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych
- zdarzeń losowych (kradzież, pożar itp.), które mogły spowodować zmiany w stanie składników majątkowych,
- żądania innych organów (urząd skarbowy, sąd, policja itp.).
Sposoby inwentaryzacji
Inwentaryzacja może być prowadzona w różny sposób. Należy dostosować sposób inwentaryzacji do specyfiki objętych nią składników. Dopuszczalne są następujące sposoby przeprowadzania inwentaryzacji:
- spis z natury,
- potwierdzenie prawidłowości sald,
- porównanie ksiąg z dokumentami.
Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)
Spis z natury
Spis z natury stanowi zasadniczy sposób okresowego ustalania i sprawdzania stanu aktywów oraz aktualizacji ich wartości. Spis z natury służy do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, porównania go ze stanem księgowym objętych inwentaryzacją aktywów, ustalenia i wyjaśnienia różnic między stanem faktycznym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i doprowadzenie stanu księgowego do stanu realnego.
Jednostki muszą dokonywać inwentaryzacji drogą spisu z natury znajdujących się na jej terenie składników obcych, nakładając równocześnie obowiązek powiadomienia ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji.
Warto pamiętać, aby zinwentaryzować również przedmioty wyposażenia, które nie są objęte ewidencją bilansową środków trwałych, lecz ewidencją pozabilansową prowadzoną przez komórkę administracyjno-gospodarczą. Przedmioty te objęte wyłącznie ewidencją pozaksięgową mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury, jak również w drodze sprawdzenia ich stanu wynikającego z tej ewidencji ze stanem faktycznym w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz potwierdzenia na kartach inwentarzowych przez osobę odpowiedzialną za powierzone mienie.
Arkusz spisu z natury
Arkusze spisu z natury stanowią druki, które należy traktować jako dowody księgowe.
Arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania, które podlegają kontroli ilościowej.
Przed wydaniem arkuszy spisów z natury należy je ponumerować i oznaczyć w sposób uniemożliwiający ich zamianę.
Za prawidłowe rozdzielenie arkuszy odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
Przy wypełnianiu arkuszy należy używać określeń lub skrótów przyjętych w indeksie materiałowym, a w przypadku jego braku - określeń stosowanych w księgowości.
Należy pamiętać, aby ilości wyrazić w tych samych jednostkach miary, w jakich ujmowane są w ewidencji ilościowo-wartościowej.
Po zakończeniu inwentaryzacji zespoły spisowe składają przewodniczącemu komisji informacje o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zabezpieczeniu zapasów oraz rozliczają się z przydzielonych im arkuszy.
Arkusze spisu z natury powinny zostać wycenione przez zespoły spisowe lub komórki organizacyjne jednostki, np. dział księgowości.
Do wyceny spisu z natury materiałów, towarów i wyrobów gotowych przyjmuje się ceny stosowane przy ich ewidencji księgowej. Niektóre jednostki stosują uproszczoną ewidencję zapasów, polegającą na spisywaniu w koszty materiałów i towarów w momencie ich zakupu, a wyrobów gotowych w momencie ich wytworzenia. Wówczas mają one obowiązek sporządzać inwentaryzację nie później niż na dzień bilansowy.
Do wyceny nieobjętych ewidencją księgową zapasów materiałów i towarów przyjmuje się ceny wynikające z faktur dostawców, a w przypadku wyrobów gotowych i produkcji w toku - dane kalkulacji planowej lub ceny netto.
Po zakończeniu spisu z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien poddać kontroli m.in.:
- kompletność oddania i wypełnienia arkuszy spisowych,
- prawidłowość wyceny spisów,
- poprawność przeniesienia danych z arkuszy spisowych do zestawień zbiorczych.
Ostatnim etapem inwentaryzacji drogą spisu z natury jest sprawozdanie, które obejmuje podsumowanie jej przebiegu i wnioski, jakie nasunęły się w trakcie spisu.
Należy pamiętać, że dokumentację inwentaryzacyjną, obejmującą formularze spisowe, ich zestawienia, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych itp. należy archiwizować przez pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym przeprowadzono spis z natury.
WYCENA PRZY SPISIE Z NATURY
Podstawowe zasady wyceny spisu z natury aktywów rzeczowych są następujące:
- składniki rzeczowych aktywów obrotowych (zapasów) wycenia się w cenach nabycia lub zakupu,
- środki trwałe wyceniane są w wartości początkowej,
- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie wycenia się w cenach nabycia.
ZASADY OBOWIĄZUJĄCE PRZY INWENTARYZACJI
Podczas przeprowadzania spisu z natury należy pamiętać, że:
- osoba odpowiedzialna za zapas powinna uczestniczyć przez cały czas w spisie,
- zapasy obce powinny zostać wyłączone ze spisów i ujęte na oddzielnych drukach spisu z natury,
- zapasy należy dokładnie policzyć według jednostek miary przyjętych w ewidencji szczegółowej,
- poprawki błędnych pomiarów powinny być opisane,
- poszczególne składniki zapasów po przeliczeniu powinny być oddzielone, tak aby nie zostały powtórnie włączone do spisu z natury,
- arkusze spisu z natury powinny być wypełniane czytelnie, bez pozostawiania pustych pól, i podpisane przez osoby biorące udział w spisie.
BARBARA KOŁODZIEJ
PODSTAWA PRAWNA
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).