Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym

Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym / ShutterStock

Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Zdaniem Moniki Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions, to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie. Tym bardziej, że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymień można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Oto 5 kroków, które ułatwią firmom skuteczne przygotowanie się do KSeF i uniknąć problemów.

rozwiń >

KSeF obowiązkowy od lutego 2026 roku

Termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Od lipca zeszłego roku firmy mogły korzystać z systemu dobrowolnie, jednak już w 2026 roku stanie się on obowiązkowy. Ministerstwo Finansów zakłada, że wejście w życie KSeF przyniesie organizacjom szereg korzyści: od usprawnienia procesów księgowych, zwiększenia przejrzystości operacji aż do obniżenia kosztów administracyjnych. Jednocześnie gąszcz regulacji techniczno-prawnych budzi obawy czy przedsiębiorstwa zdążą z przygotowaniami na czas. Pomimo spekulacji o kolejnym, możliwym przesunięciu daty wdrożenia, nie pojawiły się żadne oficjalne informacje na ten temat. Potwierdza to, że luty 2026 r. pozostaje wiążącym terminem.

Autopromocja

1. Rotacja kadr – pracownicy odchodzą, ale przygotowania do KSeF zostają

Niestabilność harmonogramu ministerialnego w kwestii przyjęcia elektronicznych e-faktur bez wątpienia przysporzyła dodatkowych wyzwań. Wydłużający się proces wpływa na organizację pracy. Od chwili rozpoczęcia projektów wdrożeniowych do teraz w wielu przedsiębiorstwach nastąpiły zmiany personalne. Rotacja w działach księgowości, IT czy compliance oznacza konieczność ponownego wdrażania nowych pracowników. Wiedza i doświadczenie zdobyte przez wcześniejsze zespoły często nie są w pełni przekazywane, co wymaga dodatkowych szkoleń, wydłużając w efekcie czas adaptacji. Przedsiębiorcy oprócz samego dostosowania do wymogów KSeF, muszą więc zadbać o skuteczny transfer wiedzy i zapewnienie ciągłości, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.

2. KSeF to nie jedyne wdrożenie, które czeka przedsiębiorców w najbliższym czasie

Dla przedsiębiorstw, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań, zbliżający się termin stanowi ostateczny sygnał, że czas działać. Etapowe wdrażanie zmian pozwoli na systematyczne przetestowanie nowych rozwiązań i zapewnienie płynnego przejścia do nowej rzeczywistości rozliczeniowej.

W związku ze zmianami terminów wiele firm odłożyło prace przygotowawcze. Dla przedsiębiorstw, szczególnie tych działających w produkcji, ważne jest stworzenie bufora czasowego – na zamknięcie miesiąca, przetworzenie dokumentów oraz wprowadzenie niezbędnych poprawek, aby uniknąć startu w okresie obowiązkowym, który nie pozostawia marginesu na błędy. Dlatego firmy nie powinny zwlekać ze wznowieniem działań wdrożeniowych KSeF. Nie zapominajmy, że aktualny czas jest dla firm również dość intensywny pod kątem pozostałych modernizacji w księgowości. Oprócz KSeF, obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały.

3. Zawiłości prawne – polskie oddziały zagranicznych korporacji muszą współpracować z centralą

Odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań do KSeF jest szczególnie istotne w przypadku polskich oddziałów zagranicznych korporacji, które pod pewnymi względami podlegają centrali. Dotyczy to np. podejmowania ostatecznych decyzji czy akceptowania budżetu. Wdrożenie systemu wymaga więc nie tylko dostosowania do lokalnych przepisów, ale także uwzględnienia globalnych standardów obowiązujących w danej organizacji.

Na własnym przykładzie możemy stwierdzić, że uzyskanie zgód od centrali to proces wymagający czasu i sporządzenia precyzyjnej dokumentacji. W przypadku wdrożenia KSeF w NTT DATA Business Solutions konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy. Jednocześnie część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na międzynarodową standaryzację procesów. Dodatkowym wyzwaniem było przeszkolenie zagranicznych zespołów – musieliśmy zapewnić pełne zrozumienie wdrażanego rozwiązania do obsługi KSeF i zarządzanych w nim procesów, aby nasi decydenci mieli pewność, że wdrażane zmiany są spójne z polityką centrali.

Niewykluczone też, że w niektórych organizacjach pewne zagadnienia będą wymagały dogłębnej analizy merytorycznej, aby określić właściwe podejście do ich wdrożenia. W tym wypadku trzeba będzie skonsultować je z odpowiednimi doradcami. Firmy dysponujące własnym działem prawnym mogą liczyć na jego wsparcie, jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa mają takie zasoby wewnętrzne. Oznacza to, że będą musiały skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.

4. E-fakturowanie można zautomatyzować, ale najpierw trzeba wiedzieć, na czym ono polega

Kulminacyjnym etapem wdrożenia KSeF jest przystosowanie się do samego procesu e-fakturowania. Początkowo może to przysparzać stresu zespołom księgowym, które muszą zadbać o poprawność każdej operacji. Dlatego ważne jest odpowiednie zaplanowanie autoryzacji faktur, ponieważ na pierwszym etapie mogą pojawić się luki, na przykład brak numeru klienta czy niekompletne dane. Z tego względu już w momencie przygotowań warto dokładnie przeanalizować ten proces. Pomoże to uniknąć błędów.

Oczywiście przedsiębiorstwa mają do dyspozycji systemy umożliwiające pełną automatyzację procesów, co w przypadku dużych organizacji jest wręcz niezbędne. Jednak na początkowym etapie wdrożenia zalecamy, aby – w miarę możliwości – część operacji przeprowadzać ręcznie. Pozwala to lepiej zrozumieć działanie systemu, wychwycić potencjalne błędy i dopracować procedury przed pełnym przejściem na automatyzację. Takie podejście daje zespołom księgowym więcej czasu na testy i eliminację nieprawidłowości, co wprawdzie może wydłużyć okres przygotowawczy, ale znacząco zmniejsza ryzyko problemów po wdrożeniu.

Dodatkowo firmy coraz częściej planują wymianę faktur z wybranymi dostawcami na etapie testów, co pozwala lepiej przygotować się na pełną integrację z systemem.

Ważne

Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym

Przystąpienie do KSeF w okresie fakultatywnym daje tę przewagę, że wystawianie e-faktur można wdrażać stopniowo, zaczynając od wybranych dostawców i systematycznie zwiększając ich liczbę, aż do momentu całkowitego przejścia na fakturowanie wyłącznie za pomocą platformy KSeF.

5. Nie można wykluczyć awarii systemu - jak się do tego przygotować

Istotną obawą przedsiębiorców mogą być też możliwe awarie. W końcu właśnie z uwagi na między innymi takie ryzyko Ministerstwo Finansów przełożyło wejście Krajowego Systemu e-Faktur z 2024 na 2026 rok. Audyt resortu wykazał krytyczne błędy w systemie, a minister Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Dla firm każda awaria kluczowych systemów informatycznych wiąże się z poważnymi ryzykami operacyjnymi i finansowymi. Z tego względu warto śledzić komunikaty rządowe.

Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw obawom przedsiębiorców, wprowadzając na swojej stronie internetowej system komunikatów o planowanych przerwach w dostawie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu, firmy będą mogły z wyprzedzeniem dostosować swoje działania i uniknąć niepotrzebnych opóźnień w procesie wystawiania e-faktur. Dodatkowo, na wypadek nagłych problemów, uruchomiona została infolinia, dzięki której przedsiębiorcy mogą uzyskać szybką pomoc i dostęp do niezbędnych informacji.

Oficjalna Infolinia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obsługiwana przez konsultantów Krajowej Informacji Skarbowej od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 18:00 pod numerami: 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych), 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych), +48 22 330 03 30 (z zagranicy). Po nawiązaniu połączenia należy wybrać 6.

Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ogromna zmiana o wymiarze organizacyjnym, technologicznym i mentalnym. Firmy muszą zrozumieć nowe wymagania, dostosować procesy wewnętrzne oraz opanować niezbędne narzędzia informatyczne. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wdrożenie tego systemu wiąże się nie tylko z kwestiami technicznymi, ale również z zaufaniem do nowych rozwiązań i ich integracją z codziennymi obowiązkami. To duże wyzwanie, które jednocześnie stanowi krok w stronę uproszczenia procesów i większej transparentności w rozliczeniach podatkowych.

Dlatego tak ważne jest, aby firmy nie odkładały tego zadania na ostatnią chwilę, ponieważ zbliżający się termin wdrożenia będzie zwiększać presję. Rozpoczęcie prac z odpowiednim wyprzedzeniem daje przedsiębiorstwom czas na dokładne przemyślenie i wdrożenie KSeF w uporządkowany sposób, bez ryzyka nerwowego pośpiechu. Co ważne z technologicznego punktu widzenia, wcześniejsze przygotowanie pozwala na opracowanie podejścia, a następnie rozwiązań dostosowanych do indywidualnych potrzeb danej firmy.

Monika Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions
**********
NTT DATA Business Solutions napędza innowacje – od doradztwa i wdrożeń, po usługi zarządzane, nieustannie dokładając starań, aby rozwiązania SAP dostarczały jak największą wartość firmom i ich pracownikom. NTT DATA Business Solutions czerpie z wyjątkowego doświadczenia w zakresie rozwiązań SAP, aby łączyć działalność i cele swoich klientów z najnowszymi technologiami. Jako część grupy NTT DATA, globalnego partnera strategicznego SAP, NTT DATA Business Solutions oferuje dostęp do innowacyjnych rozwiązań i technologii, wnosząc istotny wkład w innowacje i długoterminowy sukces biznesowy swoich klientów. NTT DATA Business Solutions zatrudnia ponad 15 000 osób w ponad 30 krajach.

oprac. Paweł Huczko
rozwiń więcej
Księgowość
Choroba lub wypadek przy pracy zleceniobiorcy – jakie świadczenia przysługują. Czy obowiązuje okres wyczekiwania?
18 mar 2025

Umowa zlecenie to popularna forma zatrudnienia na rynku pracy. Chętnie korzystają z niej osoby, chcące skorzystać z dodatkowej formy „dorywczego” zatrudnienia i dorobić do podstawowej pensji czy studenci, którzy szukają większej swobody i elastyczności formy świadczenia pracy, aby móc pogodzić ją ze studiami. Dla niektórych umowa zlecenia jest jednak jedyną podstawą świadczenia pracy a tym samym jedynym tytułem podlegania pod ubezpieczenia. Wszystkie wymienione wyżej grupy różnią się przede wszystkim całościowym lub częściowym obowiązkiem oskładkowania przychodów uzyskiwanych z tego tytułu bądź brakiem takiego wymogu. Kwestia oskładkowania umów zlecenia implikuje natomiast ewentualne prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Czy w takim razie zleceniobiorca, który np. w pierwszym dniu świadczenia usług ulega wypadkowi podczas wykonywania zlecenia, może liczyć na wypłatę zasiłku z tego tytułu?

Mechanizm podzielonej płatności w VAT - kiedy jest obowiązkowy?
18 mar 2025

Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT-u muszą w niektórych przypadkach liczyć się z dodatkowymi obowiązkami związanymi z tym podatkiem. Jednym z nich jest mechanizm podzielonej płatności (MPP), który można stosować dobrowolnie lub obligatoryjnie. Podpowiadamy, dla kogo MPP jest obowiązkowy, w jakich transakcjach się go stosuje i których towarów dotyczy.

Likwidacja sp. z o.o. – jak to zrobić zgodnie z prawem, krok po kroku
18 mar 2025

Jakie są kluczowe etapy procesu likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Choć założenie spółki z o.o. jest stosunkowo proste, zakończenie jej działalności wymaga przejścia przez szereg formalności, które warto dokładnie poznać przed podjęciem decyzji o likwidacji. Przyczyn i podstaw likwidacji może być wiele, w poniższym tekście opisaliśmy sytuację, w której podstawą likwidacji będzie uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki.

Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym
17 mar 2025

Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Zdaniem Moniki Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions, to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie. Tym bardziej, że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymień można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Oto 5 kroków, które ułatwią firmom skuteczne przygotowanie się do KSeF i uniknąć problemów.

Cyberbezpieczeństwo: ile kosztuje zabezpieczenie danych w firmie. Przykłady: firma mała, średnia, duża
17 mar 2025

W obliczu rosnącego ryzyka cyberataków każda firma, niezależnie od wielkości, musi inwestować w odpowiednią ochronę danych i systemów informatycznych. Zagrożenia cybernetyczne stają się coraz bardziej zaawansowane, a ich skutki mogą być katastrofalne dla stabilności przedsiębiorstwa, zarówno w kontekście finansowym, jak i reputacyjnym. Bez odpowiednich zabezpieczeń, firmy są narażone na straty wynikające z utraty danych, złośliwego oprogramowania czy ataków ransomware. Eksperci z DNR Group pokazują na przykładach ile kosztuje w Polsce zabezpieczenie danych IT firm produkcyjnych.

Teraz kontrolerzy ZUS szczególnie upatrzyli sobie firmy z jednej branży, praktycznie żadna nie uniknie kontroli w najbliższym czasie. Co sprawdzają i dlaczego
14 mar 2025

W ciągu ostatniego roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wziął pod lupę polskie firmy transportowe i rozpoczął szczegółowe kontrole, które są odczuwalne przez branżę. Dla ekspertów nie jest to zaskoczeniem, bo to efekt rozpoznania przez ZUS trików stosowanych w firmach tej branży.

Rząd szuka pieniędzy. Podatek cyfrowy coraz bliżej?
13 mar 2025

Ministerstwo Cyfryzacji pracuje nad nowym podatkiem, który miałby objąć duże korporacje technologiczne działające w Polsce. Wicepremier Krzysztof Gawkowski zapowiada, że koncepcja podatku cyfrowego zostanie przedstawiona w ciągu kilku miesięcy, a wpływy z niego mogą sięgnąć miliardów złotych. Pomysł budzi jednak kontrowersje.

Wspólne rozliczenie PIT małżonków w 2025 r. za 2024 rok – kto i jak może to zrobić. Korzyści, warunki, jaki formularz wypełnić
13 mar 2025

Wspólne rozliczenie rocznego zeznania podatkowego PIT przez małżonków jest ważną preferencją podatkową w podatku dochodowym od osób fizycznych, dostępną dla podatników opodatkowanych na zasadach ogólnych, tj. wg skali podatkowej. Rozliczenie wspólne jest korzystne zwłaszcza dla małżonków, których dochody roczne znacznie się różnią (znajdują się w różnych progach podatkowych), w tym w szczególności jeżeli jeden z małżonków nie osiągnął dochodu w danym roku. Kiedy małżonkowie mogą rozliczyć się wspólnie? Na czym polega wspólne rozliczenie PIT małżonków? Czy jest możliwe wspólne rozliczenie ze zmarłym małżonkiem, po rozwodzie i w separacji? Czy jest możliwe wspólne rozliczenie małżonków w przypadku uzyskiwania przychodów z najmu prywatnego, działalności rolniczej, kapitałów pieniężnych, działalności nierejestrowanej? Jakie formy opodatkowania wykluczają wspólne rozliczenie małżonków? Odpowiadamy na te wszystkie pytania.

Będzie rewolucja w raportowaniu ESG po zmianach w dyrektywie CSRD? Obowiązki tylko dla największych firm. Pakiet Omnibus I Komisji Europejskiej
13 mar 2025

W lutym 2025 roku Komisja Europejska ogłosiła przełomowe zmiany w unijnym systemie raportowania zrównoważonego rozwoju, wywołując gorącą debatę wśród przedsiębiorców, prawników i ekspertów ESG. Propozycje zawarte w pakiecie Omnibus, obejmujące m.in. modyfikacje dyrektywy CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) i CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive), zdaniem wielu komentatorów stanowią próbę znalezienia równowagi między ambicjami klimatycznymi UE a realiami gospodarczymi. Wspólnie z dr Anną Partyką-Opielą, partnerką kancelarii Rymarz Zdort Maruta i laureatką rankingu Top 25 Women Lawyers in Business by Forbes 2024, analizujemy konsekwencje tych zmian dla europejskiego biznesu.

Biznes ma dość! Domaga się prostych i stabilnych podatków. Jest 100 postulatów
13 mar 2025

Chaos w podatkach, powolne sądy i drakońskie areszty gospodarcze – polscy przedsiębiorcy mają dość! Domagają się uproszczenia systemu podatkowego, rozszerzenia estońskiego CIT oraz stabilnych przepisów. Czy rząd posłucha biznesu, zanim firmy zaczną masowo uciekać za granicę?

pokaż więcej
Proszę czekać...