REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym
Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Zdaniem Moniki Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions, to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie. Tym bardziej, że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymień można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Oto 5 kroków, które ułatwią firmom skuteczne przygotowanie się do KSeF i uniknąć problemów.

rozwiń >

KSeF obowiązkowy od lutego 2026 roku

Termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Od lipca zeszłego roku firmy mogły korzystać z systemu dobrowolnie, jednak już w 2026 roku stanie się on obowiązkowy. Ministerstwo Finansów zakłada, że wejście w życie KSeF przyniesie organizacjom szereg korzyści: od usprawnienia procesów księgowych, zwiększenia przejrzystości operacji aż do obniżenia kosztów administracyjnych. Jednocześnie gąszcz regulacji techniczno-prawnych budzi obawy czy przedsiębiorstwa zdążą z przygotowaniami na czas. Pomimo spekulacji o kolejnym, możliwym przesunięciu daty wdrożenia, nie pojawiły się żadne oficjalne informacje na ten temat. Potwierdza to, że luty 2026 r. pozostaje wiążącym terminem.

REKLAMA

REKLAMA

1. Rotacja kadr – pracownicy odchodzą, ale przygotowania do KSeF zostają

Niestabilność harmonogramu ministerialnego w kwestii przyjęcia elektronicznych e-faktur bez wątpienia przysporzyła dodatkowych wyzwań. Wydłużający się proces wpływa na organizację pracy. Od chwili rozpoczęcia projektów wdrożeniowych do teraz w wielu przedsiębiorstwach nastąpiły zmiany personalne. Rotacja w działach księgowości, IT czy compliance oznacza konieczność ponownego wdrażania nowych pracowników. Wiedza i doświadczenie zdobyte przez wcześniejsze zespoły często nie są w pełni przekazywane, co wymaga dodatkowych szkoleń, wydłużając w efekcie czas adaptacji. Przedsiębiorcy oprócz samego dostosowania do wymogów KSeF, muszą więc zadbać o skuteczny transfer wiedzy i zapewnienie ciągłości, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.

2. KSeF to nie jedyne wdrożenie, które czeka przedsiębiorców w najbliższym czasie

Dla przedsiębiorstw, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań, zbliżający się termin stanowi ostateczny sygnał, że czas działać. Etapowe wdrażanie zmian pozwoli na systematyczne przetestowanie nowych rozwiązań i zapewnienie płynnego przejścia do nowej rzeczywistości rozliczeniowej.

W związku ze zmianami terminów wiele firm odłożyło prace przygotowawcze. Dla przedsiębiorstw, szczególnie tych działających w produkcji, ważne jest stworzenie bufora czasowego – na zamknięcie miesiąca, przetworzenie dokumentów oraz wprowadzenie niezbędnych poprawek, aby uniknąć startu w okresie obowiązkowym, który nie pozostawia marginesu na błędy. Dlatego firmy nie powinny zwlekać ze wznowieniem działań wdrożeniowych KSeF. Nie zapominajmy, że aktualny czas jest dla firm również dość intensywny pod kątem pozostałych modernizacji w księgowości. Oprócz KSeF, obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały.

3. Zawiłości prawne – polskie oddziały zagranicznych korporacji muszą współpracować z centralą

Odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań do KSeF jest szczególnie istotne w przypadku polskich oddziałów zagranicznych korporacji, które pod pewnymi względami podlegają centrali. Dotyczy to np. podejmowania ostatecznych decyzji czy akceptowania budżetu. Wdrożenie systemu wymaga więc nie tylko dostosowania do lokalnych przepisów, ale także uwzględnienia globalnych standardów obowiązujących w danej organizacji.

Na własnym przykładzie możemy stwierdzić, że uzyskanie zgód od centrali to proces wymagający czasu i sporządzenia precyzyjnej dokumentacji. W przypadku wdrożenia KSeF w NTT DATA Business Solutions konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy. Jednocześnie część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na międzynarodową standaryzację procesów. Dodatkowym wyzwaniem było przeszkolenie zagranicznych zespołów – musieliśmy zapewnić pełne zrozumienie wdrażanego rozwiązania do obsługi KSeF i zarządzanych w nim procesów, aby nasi decydenci mieli pewność, że wdrażane zmiany są spójne z polityką centrali.

Niewykluczone też, że w niektórych organizacjach pewne zagadnienia będą wymagały dogłębnej analizy merytorycznej, aby określić właściwe podejście do ich wdrożenia. W tym wypadku trzeba będzie skonsultować je z odpowiednimi doradcami. Firmy dysponujące własnym działem prawnym mogą liczyć na jego wsparcie, jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa mają takie zasoby wewnętrzne. Oznacza to, że będą musiały skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.

REKLAMA

4. E-fakturowanie można zautomatyzować, ale najpierw trzeba wiedzieć, na czym ono polega

Kulminacyjnym etapem wdrożenia KSeF jest przystosowanie się do samego procesu e-fakturowania. Początkowo może to przysparzać stresu zespołom księgowym, które muszą zadbać o poprawność każdej operacji. Dlatego ważne jest odpowiednie zaplanowanie autoryzacji faktur, ponieważ na pierwszym etapie mogą pojawić się luki, na przykład brak numeru klienta czy niekompletne dane. Z tego względu już w momencie przygotowań warto dokładnie przeanalizować ten proces. Pomoże to uniknąć błędów.

Oczywiście przedsiębiorstwa mają do dyspozycji systemy umożliwiające pełną automatyzację procesów, co w przypadku dużych organizacji jest wręcz niezbędne. Jednak na początkowym etapie wdrożenia zalecamy, aby – w miarę możliwości – część operacji przeprowadzać ręcznie. Pozwala to lepiej zrozumieć działanie systemu, wychwycić potencjalne błędy i dopracować procedury przed pełnym przejściem na automatyzację. Takie podejście daje zespołom księgowym więcej czasu na testy i eliminację nieprawidłowości, co wprawdzie może wydłużyć okres przygotowawczy, ale znacząco zmniejsza ryzyko problemów po wdrożeniu.

Dodatkowo firmy coraz częściej planują wymianę faktur z wybranymi dostawcami na etapie testów, co pozwala lepiej przygotować się na pełną integrację z systemem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Ważne

Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym

Przystąpienie do KSeF w okresie fakultatywnym daje tę przewagę, że wystawianie e-faktur można wdrażać stopniowo, zaczynając od wybranych dostawców i systematycznie zwiększając ich liczbę, aż do momentu całkowitego przejścia na fakturowanie wyłącznie za pomocą platformy KSeF.

5. Nie można wykluczyć awarii systemu - jak się do tego przygotować

Istotną obawą przedsiębiorców mogą być też możliwe awarie. W końcu właśnie z uwagi na między innymi takie ryzyko Ministerstwo Finansów przełożyło wejście Krajowego Systemu e-Faktur z 2024 na 2026 rok. Audyt resortu wykazał krytyczne błędy w systemie, a minister Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Dla firm każda awaria kluczowych systemów informatycznych wiąże się z poważnymi ryzykami operacyjnymi i finansowymi. Z tego względu warto śledzić komunikaty rządowe.

Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw obawom przedsiębiorców, wprowadzając na swojej stronie internetowej system komunikatów o planowanych przerwach w dostawie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu, firmy będą mogły z wyprzedzeniem dostosować swoje działania i uniknąć niepotrzebnych opóźnień w procesie wystawiania e-faktur. Dodatkowo, na wypadek nagłych problemów, uruchomiona została infolinia, dzięki której przedsiębiorcy mogą uzyskać szybką pomoc i dostęp do niezbędnych informacji.

Oficjalna Infolinia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obsługiwana przez konsultantów Krajowej Informacji Skarbowej od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 18:00 pod numerami: 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych), 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych), +48 22 330 03 30 (z zagranicy). Po nawiązaniu połączenia należy wybrać 6.

Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ogromna zmiana o wymiarze organizacyjnym, technologicznym i mentalnym. Firmy muszą zrozumieć nowe wymagania, dostosować procesy wewnętrzne oraz opanować niezbędne narzędzia informatyczne. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wdrożenie tego systemu wiąże się nie tylko z kwestiami technicznymi, ale również z zaufaniem do nowych rozwiązań i ich integracją z codziennymi obowiązkami. To duże wyzwanie, które jednocześnie stanowi krok w stronę uproszczenia procesów i większej transparentności w rozliczeniach podatkowych.

Dlatego tak ważne jest, aby firmy nie odkładały tego zadania na ostatnią chwilę, ponieważ zbliżający się termin wdrożenia będzie zwiększać presję. Rozpoczęcie prac z odpowiednim wyprzedzeniem daje przedsiębiorstwom czas na dokładne przemyślenie i wdrożenie KSeF w uporządkowany sposób, bez ryzyka nerwowego pośpiechu. Co ważne z technologicznego punktu widzenia, wcześniejsze przygotowanie pozwala na opracowanie podejścia, a następnie rozwiązań dostosowanych do indywidualnych potrzeb danej firmy.

Monika Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions
**********
NTT DATA Business Solutions napędza innowacje – od doradztwa i wdrożeń, po usługi zarządzane, nieustannie dokładając starań, aby rozwiązania SAP dostarczały jak największą wartość firmom i ich pracownikom. NTT DATA Business Solutions czerpie z wyjątkowego doświadczenia w zakresie rozwiązań SAP, aby łączyć działalność i cele swoich klientów z najnowszymi technologiami. Jako część grupy NTT DATA, globalnego partnera strategicznego SAP, NTT DATA Business Solutions oferuje dostęp do innowacyjnych rozwiązań i technologii, wnosząc istotny wkład w innowacje i długoterminowy sukces biznesowy swoich klientów. NTT DATA Business Solutions zatrudnia ponad 15 000 osób w ponad 30 krajach.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Paradoks: Rentowność obligacji skarbowych spadała w minionym tygodniu, a ich ceny rosły. Co będzie dalej?

Rentowność obligacji skarbowych spadała w minionym tygodniu, a ich ceny rosły, na przekór narracji płynącej z rynku złota i innych metali szlachetnych, których rajd miałby być wyrazem spadającego zaufania do dolara, obligacji i całego systemu fiducjarnego. Czy można pogodzić dwa trendy o przeciwnym charakterze? Na to pytanie, w cotygodniowym komentarzu Catalyst odpowiada Emil Szweda (Obligacje.pl).

Skarbówka wchodzi na nasze konta i sprawdza transakcje bez nakazu jak się fiskusowi tylko podoba: STIR, DAC7 – warto wiedzieć, co to jest i jak działa

Fiskus ma prawo do prowadzenia kontroli kont bankowych. Dotyczy to osób prywatnych oraz przedsiębiorców i firm. Dla sprawdzenia historii transakcji na koncie bankowym nie musi być prowadzone przeciwko nam żadne postępowanie ani wszczęta kontrola. Skarbówce wystarczy samo podejrzenie popełnienia wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, aby sięgnąć do banku po informacje o dokonywanych przez nas transakcjach. Poza tym zautomatyzowane systemy same badają na bieżąco historię bankową naszych kont i wyłapują transakcje podejrzane.

Firmowe to firmowe. Dlaczego warto oddzielić finanse prywatne od firmowych. Cztery konta, które dają przedsiębiorcy spokój

Właściciele małych firm często powtarzają: „to przecież wszystko moje pieniądze”. I rzeczywiście – formalnie tak jest. Ale kiedy pieniądze są wspólne, problemy finansowe też robią się wspólne. Dopóki na koncie jest płynność, granica między finansami firmowymi a prywatnymi wydaje się niewidoczna. Ale wystarczy większy wydatek, spadek sprzedaży albo poślizg w płatnościach od klientów – i zaczyna się chaos. Nie w dokumentach – w codziennym zarządzaniu.

Dwie ważne nowości w podatku od spadków i darowizn. Przywrócenie terminu do zwolnienia i zmiana przepisów dot. obowiązku podatkowego i złożenia zeznania

W dniu 14 października 2025 r. Rada Ministrów przyjęła i przesłała do Sejmu RP projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który przewiduje w szczególności ochronę spadkobierców przed utratą zwolnień podatkowych. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, nowe przepisy przewidują możliwość przywrócenia terminu, który będzie miał zastosowanie do wszystkich tytułów nabycia majątku podlegającego podatkowi od spadków i darowizn. Ponadto przywrócenie terminu dotyczyć będzie poza zwolnieniem dla najbliższej rodziny, także zwolnienia nabycia przedsiębiorstw zmarłej osoby fizycznej, gdzie warunkiem zwolnienia jest również konieczność terminowego złożenia zgłoszenia. Dodatkowo nowe przepisy doprecyzują moment powstania obowiązku podatkowego przy nabyciu spadku i obowiązku złożenia zeznania podatkowego. Jest możliwe, że zmiany przepisów wejdą w życie jeszcze w 2025 roku.

REKLAMA

API KSeF 2.0 - Ministerstwo Finansów udostępniło demo interfejsu programistycznego

W dniu 15 października 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) interfejsu programistycznego API KSeF 2.0.Środowisko daje możliwość sprawdzenia systemów finansowo-księgowych z wykorzystaniem rzeczywistych metod uwierzytelniania. Resort finansów zapewnia wsparcie techniczne dla użytkowników środowiska przedprodukcyjnego (Demo) pod adresem: podatki.gov.pl/formularz. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że integracja ze środowiskiem API KSeF 2.0 jest konieczna, aby zapewnić kompatybilność systemów finansowo-księgowych z obligatoryjną wersją systemu KSeF 2.0.

Od 2026 r. zmiany w księgowości podatników PIT. Nowe pliki JPK i rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 16 października 2025 r., że od 2026 r. wchodzą w życie nowe obowiązki dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających się w ramach podatku PIT. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą podlegające podatkowi PIT, które co miesiąc przekazują ewidencję JPK_V7M, będą zobowiązane do prowadzenia przy użyciu programów komputerowych ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów. Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne narzędzia pozwalające na realizację obowiązków w zakresie przesyłania nowych obligatoryjnych plików JPK.

Rachunki nie będą trafiały do KSeF. Czy to oznacza, że wrócą do łask?

Już od 2026 roku podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System obejmie faktury ustrukturyzowane, natomiast nie dotyczy innych dokumentów, takich jak rachunki. Oznacza to, że przedsiębiorcy dokumentujący sprzedaż zwolnioną z VAT mogą wystawiać rachunki poza KSeF.

Darowizna samochodu żonie po wycofaniu z firmy. Czy to na pewno bezpieczne podatkowo? Skarbówka rozwiewa wątpliwości

Czy przekazanie żonie samochodu wycofanego z działalności gospodarczej może sprowadzić na przedsiębiorcę problemy z fiskusem? Najnowsza interpretacja skarbówki rozwiewa te wątpliwości. Urząd jasno wskazał, że darowizna auta po wycofaniu z firmy nie powoduje powstania przychodu w PIT, o ile spełnione są określone warunki. To ważna wiadomość dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się, jak bezpiecznie przekazać majątek firmowy do majątku prywatnego.

REKLAMA

Opodatkowanie donejtów dla twórców internetowych (PIT, VAT). Czy to naprawdę darowizna?

Przez lata środowisko twórców internetowych – streamerów, youtuberów czy użytkowników Patronite – żyło w przekonaniu, że donate’y (czyli dobrowolne wpłaty od widzów) to darowizny, a więc – do określonego limitu – nieopodatkowane. Takie podejście miało swoje źródło w języku – słowo „donate” pochodzi przecież od angielskiego „donation”, czyli darowizna.

KSeF 2.0. Co ważniejsze – prawo podatkowe, czy podręczniki Ministerstwa Finansów? Faktura ustrukturyzowana istnieje tylko wirtualnie

Opublikowany przez resort finansów, liczący kilkaset stron (!) dokument pod nazwą „Podręcznik KSeF 2.0.” (w 4. częściach), jest w wielu miejscach nie tylko sprzeczny z projektowanymi przepisami, lecz również z uchwaloną już nowelizacją ustawy o VAT – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA