Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym

• KSeF obowiązkowy od lutego 2026 roku
• 1. Rotacja kadr – pracownicy odchodzą, ale przygotowania do KSeF zostają
• 2. KSeF to nie jedyne wdrożenie, które czeka przedsiębiorców w najbliższym czasie
• 3. Zawiłości prawne – polskie oddziały zagranicznych korporacji muszą współpracować z centralą
• 4. E-fakturowanie można zautomatyzować, ale najpierw trzeba wiedzieć, na czym ono polega
• 5. Nie można wykluczyć awarii systemu - jak się do tego przygotować
• Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę

KSeF obowiązkowy od lutego 2026 roku

Termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Od lipca zeszłego roku firmy mogły korzystać z systemu dobrowolnie, jednak już w 2026 roku stanie się on obowiązkowy. Ministerstwo Finansów zakłada, że wejście w życie KSeF przyniesie organizacjom szereg korzyści: od usprawnienia procesów księgowych, zwiększenia przejrzystości operacji aż do obniżenia kosztów administracyjnych. Jednocześnie gąszcz regulacji techniczno-prawnych budzi obawy czy przedsiębiorstwa zdążą z przygotowaniami na czas. Pomimo spekulacji o kolejnym, możliwym przesunięciu daty wdrożenia, nie pojawiły się żadne oficjalne informacje na ten temat. Potwierdza to, że luty 2026 r. pozostaje wiążącym terminem.

1. Rotacja kadr – pracownicy odchodzą, ale przygotowania do KSeF zostają

Niestabilność harmonogramu ministerialnego w kwestii przyjęcia elektronicznych e-faktur bez wątpienia przysporzyła dodatkowych wyzwań. Wydłużający się proces wpływa na organizację pracy. Od chwili rozpoczęcia projektów wdrożeniowych do teraz w wielu przedsiębiorstwach nastąpiły zmiany personalne. Rotacja w działach księgowości, IT czy compliance oznacza konieczność ponownego wdrażania nowych pracowników. Wiedza i doświadczenie zdobyte przez wcześniejsze zespoły często nie są w pełni przekazywane, co wymaga dodatkowych szkoleń, wydłużając w efekcie czas adaptacji. Przedsiębiorcy oprócz samego dostosowania do wymogów KSeF, muszą więc zadbać o skuteczny transfer wiedzy i zapewnienie ciągłości, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.

2. KSeF to nie jedyne wdrożenie, które czeka przedsiębiorców w najbliższym czasie

Dla przedsiębiorstw, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań, zbliżający się termin stanowi ostateczny sygnał, że czas działać. Etapowe wdrażanie zmian pozwoli na systematyczne przetestowanie nowych rozwiązań i zapewnienie płynnego przejścia do nowej rzeczywistości rozliczeniowej.

W związku ze zmianami terminów wiele firm odłożyło prace przygotowawcze. Dla przedsiębiorstw, szczególnie tych działających w produkcji, ważne jest stworzenie bufora czasowego – na zamknięcie miesiąca, przetworzenie dokumentów oraz wprowadzenie niezbędnych poprawek, aby uniknąć startu w okresie obowiązkowym, który nie pozostawia marginesu na błędy. Dlatego firmy nie powinny zwlekać ze wznowieniem działań wdrożeniowych KSeF. Nie zapominajmy, że aktualny czas jest dla firm również dość intensywny pod kątem pozostałych modernizacji w księgowości. Oprócz KSeF, obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały.

3. Zawiłości prawne – polskie oddziały zagranicznych korporacji muszą współpracować z centralą

Odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań do KSeF jest szczególnie istotne w przypadku polskich oddziałów zagranicznych korporacji, które pod pewnymi względami podlegają centrali. Dotyczy to np. podejmowania ostatecznych decyzji czy akceptowania budżetu. Wdrożenie systemu wymaga więc nie tylko dostosowania do lokalnych przepisów, ale także uwzględnienia globalnych standardów obowiązujących w danej organizacji.

Na własnym przykładzie możemy stwierdzić, że uzyskanie zgód od centrali to proces wymagający czasu i sporządzenia precyzyjnej dokumentacji. W przypadku wdrożenia KSeF w NTT DATA Business Solutions konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy. Jednocześnie część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na międzynarodową standaryzację procesów. Dodatkowym wyzwaniem było przeszkolenie zagranicznych zespołów – musieliśmy zapewnić pełne zrozumienie wdrażanego rozwiązania do obsługi KSeF i zarządzanych w nim procesów, aby nasi decydenci mieli pewność, że wdrażane zmiany są spójne z polityką centrali.

Niewykluczone też, że w niektórych organizacjach pewne zagadnienia będą wymagały dogłębnej analizy merytorycznej, aby określić właściwe podejście do ich wdrożenia. W tym wypadku trzeba będzie skonsultować je z odpowiednimi doradcami. Firmy dysponujące własnym działem prawnym mogą liczyć na jego wsparcie, jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa mają takie zasoby wewnętrzne. Oznacza to, że będą musiały skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.

4. E-fakturowanie można zautomatyzować, ale najpierw trzeba wiedzieć, na czym ono polega

Kulminacyjnym etapem wdrożenia KSeF jest przystosowanie się do samego procesu e-fakturowania. Początkowo może to przysparzać stresu zespołom księgowym, które muszą zadbać o poprawność każdej operacji. Dlatego ważne jest odpowiednie zaplanowanie autoryzacji faktur, ponieważ na pierwszym etapie mogą pojawić się luki, na przykład brak numeru klienta czy niekompletne dane. Z tego względu już w momencie przygotowań warto dokładnie przeanalizować ten proces. Pomoże to uniknąć błędów.

Oczywiście przedsiębiorstwa mają do dyspozycji systemy umożliwiające pełną automatyzację procesów, co w przypadku dużych organizacji jest wręcz niezbędne. Jednak na początkowym etapie wdrożenia zalecamy, aby – w miarę możliwości – część operacji przeprowadzać ręcznie. Pozwala to lepiej zrozumieć działanie systemu, wychwycić potencjalne błędy i dopracować procedury przed pełnym przejściem na automatyzację. Takie podejście daje zespołom księgowym więcej czasu na testy i eliminację nieprawidłowości, co wprawdzie może wydłużyć okres przygotowawczy, ale znacząco zmniejsza ryzyko problemów po wdrożeniu.

Dodatkowo firmy coraz częściej planują wymianę faktur z wybranymi dostawcami na etapie testów, co pozwala lepiej przygotować się na pełną integrację z systemem.

5. Nie można wykluczyć awarii systemu - jak się do tego przygotować

Istotną obawą przedsiębiorców mogą być też możliwe awarie. W końcu właśnie z uwagi na między innymi takie ryzyko Ministerstwo Finansów przełożyło wejście Krajowego Systemu e-Faktur z 2024 na 2026 rok. Audyt resortu wykazał krytyczne błędy w systemie, a minister Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Dla firm każda awaria kluczowych systemów informatycznych wiąże się z poważnymi ryzykami operacyjnymi i finansowymi. Z tego względu warto śledzić komunikaty rządowe.

Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw obawom przedsiębiorców, wprowadzając na swojej stronie internetowej system komunikatów o planowanych przerwach w dostawie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu, firmy będą mogły z wyprzedzeniem dostosować swoje działania i uniknąć niepotrzebnych opóźnień w procesie wystawiania e-faktur. Dodatkowo, na wypadek nagłych problemów, uruchomiona została infolinia, dzięki której przedsiębiorcy mogą uzyskać szybką pomoc i dostęp do niezbędnych informacji.

Oficjalna Infolinia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obsługiwana przez konsultantów Krajowej Informacji Skarbowej od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 18:00 pod numerami: 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych), 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych), +48 22 330 03 30 (z zagranicy). Po nawiązaniu połączenia należy wybrać 6.

Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ogromna zmiana o wymiarze organizacyjnym, technologicznym i mentalnym. Firmy muszą zrozumieć nowe wymagania, dostosować procesy wewnętrzne oraz opanować niezbędne narzędzia informatyczne. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wdrożenie tego systemu wiąże się nie tylko z kwestiami technicznymi, ale również z zaufaniem do nowych rozwiązań i ich integracją z codziennymi obowiązkami. To duże wyzwanie, które jednocześnie stanowi krok w stronę uproszczenia procesów i większej transparentności w rozliczeniach podatkowych.

Dlatego tak ważne jest, aby firmy nie odkładały tego zadania na ostatnią chwilę, ponieważ zbliżający się termin wdrożenia będzie zwiększać presję. Rozpoczęcie prac z odpowiednim wyprzedzeniem daje przedsiębiorstwom czas na dokładne przemyślenie i wdrożenie KSeF w uporządkowany sposób, bez ryzyka nerwowego pośpiechu. Co ważne z technologicznego punktu widzenia, wcześniejsze przygotowanie pozwala na opracowanie podejścia, a następnie rozwiązań dostosowanych do indywidualnych potrzeb danej firmy.

Monika Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions
**********
NTT DATA Business Solutions napędza innowacje – od doradztwa i wdrożeń, po usługi zarządzane, nieustannie dokładając starań, aby rozwiązania SAP dostarczały jak największą wartość firmom i ich pracownikom. NTT DATA Business Solutions czerpie z wyjątkowego doświadczenia w zakresie rozwiązań SAP, aby łączyć działalność i cele swoich klientów z najnowszymi technologiami. Jako część grupy NTT DATA, globalnego partnera strategicznego SAP, NTT DATA Business Solutions oferuje dostęp do innowacyjnych rozwiązań i technologii, wnosząc istotny wkład w innowacje i długoterminowy sukces biznesowy swoich klientów. NTT DATA Business Solutions zatrudnia ponad 15 000 osób w ponad 30 krajach.