REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF odroczony ale w końcu będzie: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
e-faktura, KSeF
Obowiązkowy KSeF odroczony ale nieunikniony: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2025 roku powraca temat obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur, który zacznie obowiązywać przedsiębiorców już w 2026 roku. Reforma wprowadza obowiązek rejestracji faktur w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe mają coraz mniej czasu na analizę procesów oraz poznanie wymogów systemu. Sprawdzamy, jakie największe korzyści i wyzwania wiążą się z planowanymi zmianami.

rozwiń >

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Pierwotnie reformę obowiązkowego KSeF planowano wdrożyć już 1 lipca 2024 roku, jednak audyt przeprowadzony przez Ministerstwo Finansów po zmianie władzy wykazał liczne nieprawidłowości i błędy techniczne, które mogłyby zakłócać płynnie działanie systemu. Ostatecznie w maju 2024 roku rząd zadecydował o wprowadzeniu KSeF w 2026 roku. Obecny harmonogram przedstawia się następująco:
- od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązywał przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obowiązywał pozostałych przedsiębiorców.  

REKLAMA

Autopromocja

Wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF dla przedsiębiorców

Nawet najlepiej przygotowane firmy powinny nastawić się na możliwe trudności związane z wdrożeniem nowych rozwiązań. Problematyczna może okazać się nie tylko konieczność rejestrowania każdej faktury, ale także potencjalne awarie systemu KSeF, powodujące trudności związane z terminową wysyłką faktur.

Krajowy System e-Faktur wiąże się także z brakiem możliwości anulowania faktury, ponieważ każda przesłana do KSeF faktura natychmiast trafi do odbiorcy. Aby naprawić ewentualny błąd, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Obawy ekspertów dotyczą głównie wprowadzenia KSeF w małych firmach.

Jak podkreśla Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych:
- Właściciele niewielkich biznesów niechętnie zmieniają stare przyzwyczajenia i trudniej nabywają nowe umiejętności. Dotyczy to np. branży budowlanej, gdzie nadal przeważają faktury papierowe. Nierzadko zdarza się, że to my - księgowi - wystawiamy faktury w imieniu przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF znacznie to utrudni i z pewnością nie wszystkie biura rachunkowe podejmą się dodatkowych obowiązków.
Co do zasady KSeF nakłada nowy obowiązek na przedsiębiorców, nie na ich biura rachunkowe. Z pewnością jednak odpowiedzialni księgowi będą musieli zadbać o uświadomienie swoich klientów, być może nawet zorganizować dla nich dodatkowe szkolenia, aby czuli się bezpieczni i dobrze przygotowani, a współpraca układała się płynnie.

Konieczne zmiany w funkcjonowaniu firm

Po wprowadzeniu KSeF, a najlepiej jeszcze przed jego wdrożeniem, przedsiębiorcy powinni opanować obsługę systemu, by pierwsze logowanie nie było dla nich zaskoczeniem. Ponadto warto korzystać z programu do fakturowania dostosowanego do wymogów reformy i wyznaczyć oraz przeszkolić osoby odpowiedzialne za jego obsługę.  

Firmy będą musiały zmierzyć się z możliwymi opóźnieniami, np. niewystawieniem przez kontrahenta faktury ostatniego dnia miesiąca i brakiem możliwości rozliczenia kosztów i VAT na bieżąco.

Eksperci dostrzegają także pozytywne skutki reformy. Dzięki automatyzacji przesyłania faktur do systemu KSeF przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas. Nowe przepisy wpłyną także na usprawnienie procesów wewnętrznych w firmach.

KSeF a automatyzacja procesów księgowych

Wejście w życie reformy przyczyni się do usprawnienia procesów księgowych w firmie, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Konieczna jest wcześniejsza analiza obecnego procesu fakturowania i obiegu dokumentów w danej organizacji.

Przedsiębiorcy już teraz mogą wystawiać faktury na platformie połączonej z KSeF, celem uproszczenia tego procesu i przyzwyczajenia się do przyszłych obowiązków. Tego typu system powinien posiadać możliwość importowania faktur kosztowych w czasie rzeczywistym, umożliwiając bieżące księgowanie. Należy przy tym uważać na dokumenty niezwiązane z prowadzoną działalnością. Podatnicy będą musieli zatwierdzać takie faktury oddzielnie.

Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach OSCBR zwraca uwagę na inne narzędzia technologiczne, z których już teraz mogą korzystać przedsiębiorcy:
- Przykładem rozwiązania, które uwzględnia procesy wynikające z reformy KseF, jest mOrganizer finansów, zintegrowany z kontem firmowym w mBanku. Jego użytkownicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (spełniające warunki KSeF), które następnie trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa. Wykonywanie płatności odbywa się automatycznie. Co ważne, funkcja umożliwiająca obsługę KSeF jest w mOrganizerze bezpłatna. Program posiada także inne, przydatne w prowadzeniu przedsiębiorstwa funkcje - np. księgowy generuje w systemie gotowe przelewy ZUS i podatków dla klienta, a przedsiębiorca jedynie je zatwierdza i opłaca jednym kliknięciem.

Dodatkowe wsparcie dla klientów i biur rachunkowych

Biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR oraz przedsiębiorcy korzystający z ich usług otrzymają bezpłatne wsparcie w zakresie wdrożenia KSeF. Takie działania podejmowano jeszcze przed odroczeniem terminu wejścia w życie reformy. Szkolenia przybliżające główne założenia nowych przepisów odbyły się w różnych regionach Polski oraz online w ramach programu szkoleniowo – edukacyjnego “Bądź gotowy na KSeF”.

- OSCBR od początku wspiera biura rachunkowe w adaptacji do zmieniających się przepisów. Patronat Ministerstwa Finansów, który w 2023 uzyskał projekt “Bądź gotowy na KSeF”, pozwolił na bieżące monitorowanie postępów wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur oraz udział w licznych konsultacjach w Ministerstwie. Poprzez organizowane szkolenia przygotowujemy naszych partnerów oraz ich klientów na wyzwania związane z wdrożeniem KSeF. W czasie trwania programu ponad 2800 przedsiębiorców oraz 3400 księgowych zdobyło wiedzę i narzędzia pozwalające na efektywne funkcjonowanie w zmieniającym się środowisku prawnym i technologicznym - mówi Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający siecią OSCBR. Cały czas obserwujemy działania rządu, monitorujemy sytuację i jesteśmy gotowi na dostosowanie naszej strategii do ewentualnych zmian w funkcjonowaniu KSeF, aby dalej wspierać księgowych i przedsiębiorców w płynnym zaadaptowaniu się do wymogów. Chcemy, aby każde biuro zrzeszone w sieci mogło nie tylko sprostać nowym wymogom, ale też wykorzystać je jako szansę na rozwój - dodaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wpływ reformy obowiązkowego KSeF na pracę biur rachunkowych

Branża księgowa pozytywnie ocenia pomysł digitalizacji faktur. Danuta Grabińska-Chłopaś podkreśla strategiczne korzyści wynikające z wprowadzenia KSeF:
- Do najważniejszych korzyści należy skrócenie procesu księgowania przez biura rachunkowe i uproszczenie obiegu dokumentów. Dodatkowo skorzystają klienci - mniejsze firmy zyskają bieżący wgląd do prognozowanych zobowiązań. Reforma ograniczy także biurokrację oraz zmniejszy ryzyko oszustw podatkowych. Ponadto nie będzie już konieczności wydawania duplikatów dokumentów, ponieważ faktury będą dostępne online.

Jako największe wyzwanie księgowi wskazują konieczność uzyskania informacji od klientów czy wszystkie faktury, które wpłynęły z bazy MF, mają związek z prowadzoną działalnością. Niekiedy zdarzają się sytuacje, że klient podaje numer NIP, aby uzyskać np. rabat, a tak naprawdę chodzi o zakup osobisty.

Odroczenie obowiązku KSeF dla małych firm

Stopniowe wdrażanie KSeF wzbudza niepokój księgowych, ponieważ włożyli wiele wysiłku w przygotowania do wdrożenia systemu. Z kolei właściciele małych firm, którzy nie podjęli żadnych działań w kierunku cyfryzacji faktur, liczą na kolejne przesunięcie terminu.

Eksperci uważają, że etapowe wprowadzanie reformy to zły pomysł, ponieważ wywoła to zamieszanie w obiegu dokumentacji. Skorzystać mogą wyłącznie firmy produkujące oprogramowanie oraz MF, które będzie w stanie przetestować środowisko na mniejszej liczbie firm. Tymczasem zmiany są konieczne i nieuniknione.

Poprawa bezpieczeństwa podatkowego

Za sprawnym wprowadzeniem reformy przemawiają istotne czynniki. Powszechny obowiązek KSeF pozwoli na zmniejszenie ryzyka błędów i niezgodności w deklaracjach VAT. Umożliwi także wczesne wykrywanie błędów w fakturach, które mogłyby prowadzić do sankcji lub problemów podatkowych. Ułatwi również śledzenie transakcji i dokumentacji podatkowej, co zmniejszy ryzyko ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Wśród zalet warto także wymienić brak konieczności udowadniania daty wpływu dokumentów i daty wystawienia. Dzięki elektronicznej archiwizacji faktur w KSeF, podatnicy i organy skarbowe zyskają dostęp do pełnej dokumentacji, co przyspieszy proces wyjaśniania niejasności.

Jak podkreśla Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający OSCBR:
- Ważne jest, aby zarówno firmy, jak i biura rachunkowe już teraz zaczęły dostosowywać swoje procesy, wprowadzając narzędzia ułatwiające dostosowanie się do KSeF. Księgowi biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR mogą mieć pewność, że otrzymają kompleksowe wsparcie i niezbędne narzędzia informatyczne, aby mogły stać się liderami w procesie digitalizacji procesów księgowych w obliczu cyfrowej rewolucji.

Reforma obowiązkowego KSeF wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu firm i biur rachunkowych, otwierając nowe możliwości, ale także stawiając przed nimi wyzwania. Automatyzacja procesów księgowych, poprawa bezpieczeństwa podatkowego i ułatwienie weryfikacji danych to korzyści, które mogą przyspieszyć codzienną pracę i zmniejszyć ryzyko błędów. KSeF to jednocześnie ważny krok w kierunku cyfryzacji polskich firm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Prof. Modzelewski: Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Jak?

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

REKLAMA

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA