REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF odroczony ale w końcu będzie: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
e-faktura, KSeF
Obowiązkowy KSeF odroczony ale nieunikniony: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2025 roku powraca temat obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur, który zacznie obowiązywać przedsiębiorców już w 2026 roku. Reforma wprowadza obowiązek rejestracji faktur w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe mają coraz mniej czasu na analizę procesów oraz poznanie wymogów systemu. Sprawdzamy, jakie największe korzyści i wyzwania wiążą się z planowanymi zmianami.
rozwiń >

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Pierwotnie reformę obowiązkowego KSeF planowano wdrożyć już 1 lipca 2024 roku, jednak audyt przeprowadzony przez Ministerstwo Finansów po zmianie władzy wykazał liczne nieprawidłowości i błędy techniczne, które mogłyby zakłócać płynnie działanie systemu. Ostatecznie w maju 2024 roku rząd zadecydował o wprowadzeniu KSeF w 2026 roku. Obecny harmonogram przedstawia się następująco:
- od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązywał przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obowiązywał pozostałych przedsiębiorców.  

REKLAMA

Autopromocja

Wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF dla przedsiębiorców

Nawet najlepiej przygotowane firmy powinny nastawić się na możliwe trudności związane z wdrożeniem nowych rozwiązań. Problematyczna może okazać się nie tylko konieczność rejestrowania każdej faktury, ale także potencjalne awarie systemu KSeF, powodujące trudności związane z terminową wysyłką faktur.

Krajowy System e-Faktur wiąże się także z brakiem możliwości anulowania faktury, ponieważ każda przesłana do KSeF faktura natychmiast trafi do odbiorcy. Aby naprawić ewentualny błąd, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Obawy ekspertów dotyczą głównie wprowadzenia KSeF w małych firmach.

Jak podkreśla Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych:
- Właściciele niewielkich biznesów niechętnie zmieniają stare przyzwyczajenia i trudniej nabywają nowe umiejętności. Dotyczy to np. branży budowlanej, gdzie nadal przeważają faktury papierowe. Nierzadko zdarza się, że to my - księgowi - wystawiamy faktury w imieniu przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF znacznie to utrudni i z pewnością nie wszystkie biura rachunkowe podejmą się dodatkowych obowiązków.
Co do zasady KSeF nakłada nowy obowiązek na przedsiębiorców, nie na ich biura rachunkowe. Z pewnością jednak odpowiedzialni księgowi będą musieli zadbać o uświadomienie swoich klientów, być może nawet zorganizować dla nich dodatkowe szkolenia, aby czuli się bezpieczni i dobrze przygotowani, a współpraca układała się płynnie.

Konieczne zmiany w funkcjonowaniu firm

Po wprowadzeniu KSeF, a najlepiej jeszcze przed jego wdrożeniem, przedsiębiorcy powinni opanować obsługę systemu, by pierwsze logowanie nie było dla nich zaskoczeniem. Ponadto warto korzystać z programu do fakturowania dostosowanego do wymogów reformy i wyznaczyć oraz przeszkolić osoby odpowiedzialne za jego obsługę.  

Firmy będą musiały zmierzyć się z możliwymi opóźnieniami, np. niewystawieniem przez kontrahenta faktury ostatniego dnia miesiąca i brakiem możliwości rozliczenia kosztów i VAT na bieżąco.

Eksperci dostrzegają także pozytywne skutki reformy. Dzięki automatyzacji przesyłania faktur do systemu KSeF przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas. Nowe przepisy wpłyną także na usprawnienie procesów wewnętrznych w firmach.

KSeF a automatyzacja procesów księgowych

Wejście w życie reformy przyczyni się do usprawnienia procesów księgowych w firmie, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Konieczna jest wcześniejsza analiza obecnego procesu fakturowania i obiegu dokumentów w danej organizacji.

Przedsiębiorcy już teraz mogą wystawiać faktury na platformie połączonej z KSeF, celem uproszczenia tego procesu i przyzwyczajenia się do przyszłych obowiązków. Tego typu system powinien posiadać możliwość importowania faktur kosztowych w czasie rzeczywistym, umożliwiając bieżące księgowanie. Należy przy tym uważać na dokumenty niezwiązane z prowadzoną działalnością. Podatnicy będą musieli zatwierdzać takie faktury oddzielnie.

Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach OSCBR zwraca uwagę na inne narzędzia technologiczne, z których już teraz mogą korzystać przedsiębiorcy:
- Przykładem rozwiązania, które uwzględnia procesy wynikające z reformy KseF, jest mOrganizer finansów, zintegrowany z kontem firmowym w mBanku. Jego użytkownicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (spełniające warunki KSeF), które następnie trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa. Wykonywanie płatności odbywa się automatycznie. Co ważne, funkcja umożliwiająca obsługę KSeF jest w mOrganizerze bezpłatna. Program posiada także inne, przydatne w prowadzeniu przedsiębiorstwa funkcje - np. księgowy generuje w systemie gotowe przelewy ZUS i podatków dla klienta, a przedsiębiorca jedynie je zatwierdza i opłaca jednym kliknięciem.

Dodatkowe wsparcie dla klientów i biur rachunkowych

Biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR oraz przedsiębiorcy korzystający z ich usług otrzymają bezpłatne wsparcie w zakresie wdrożenia KSeF. Takie działania podejmowano jeszcze przed odroczeniem terminu wejścia w życie reformy. Szkolenia przybliżające główne założenia nowych przepisów odbyły się w różnych regionach Polski oraz online w ramach programu szkoleniowo – edukacyjnego “Bądź gotowy na KSeF”.

- OSCBR od początku wspiera biura rachunkowe w adaptacji do zmieniających się przepisów. Patronat Ministerstwa Finansów, który w 2023 uzyskał projekt “Bądź gotowy na KSeF”, pozwolił na bieżące monitorowanie postępów wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur oraz udział w licznych konsultacjach w Ministerstwie. Poprzez organizowane szkolenia przygotowujemy naszych partnerów oraz ich klientów na wyzwania związane z wdrożeniem KSeF. W czasie trwania programu ponad 2800 przedsiębiorców oraz 3400 księgowych zdobyło wiedzę i narzędzia pozwalające na efektywne funkcjonowanie w zmieniającym się środowisku prawnym i technologicznym - mówi Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający siecią OSCBR. Cały czas obserwujemy działania rządu, monitorujemy sytuację i jesteśmy gotowi na dostosowanie naszej strategii do ewentualnych zmian w funkcjonowaniu KSeF, aby dalej wspierać księgowych i przedsiębiorców w płynnym zaadaptowaniu się do wymogów. Chcemy, aby każde biuro zrzeszone w sieci mogło nie tylko sprostać nowym wymogom, ale też wykorzystać je jako szansę na rozwój - dodaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wpływ reformy obowiązkowego KSeF na pracę biur rachunkowych

Branża księgowa pozytywnie ocenia pomysł digitalizacji faktur. Danuta Grabińska-Chłopaś podkreśla strategiczne korzyści wynikające z wprowadzenia KSeF:
- Do najważniejszych korzyści należy skrócenie procesu księgowania przez biura rachunkowe i uproszczenie obiegu dokumentów. Dodatkowo skorzystają klienci - mniejsze firmy zyskają bieżący wgląd do prognozowanych zobowiązań. Reforma ograniczy także biurokrację oraz zmniejszy ryzyko oszustw podatkowych. Ponadto nie będzie już konieczności wydawania duplikatów dokumentów, ponieważ faktury będą dostępne online.

Jako największe wyzwanie księgowi wskazują konieczność uzyskania informacji od klientów czy wszystkie faktury, które wpłynęły z bazy MF, mają związek z prowadzoną działalnością. Niekiedy zdarzają się sytuacje, że klient podaje numer NIP, aby uzyskać np. rabat, a tak naprawdę chodzi o zakup osobisty.

Odroczenie obowiązku KSeF dla małych firm

Stopniowe wdrażanie KSeF wzbudza niepokój księgowych, ponieważ włożyli wiele wysiłku w przygotowania do wdrożenia systemu. Z kolei właściciele małych firm, którzy nie podjęli żadnych działań w kierunku cyfryzacji faktur, liczą na kolejne przesunięcie terminu.

Eksperci uważają, że etapowe wprowadzanie reformy to zły pomysł, ponieważ wywoła to zamieszanie w obiegu dokumentacji. Skorzystać mogą wyłącznie firmy produkujące oprogramowanie oraz MF, które będzie w stanie przetestować środowisko na mniejszej liczbie firm. Tymczasem zmiany są konieczne i nieuniknione.

Poprawa bezpieczeństwa podatkowego

Za sprawnym wprowadzeniem reformy przemawiają istotne czynniki. Powszechny obowiązek KSeF pozwoli na zmniejszenie ryzyka błędów i niezgodności w deklaracjach VAT. Umożliwi także wczesne wykrywanie błędów w fakturach, które mogłyby prowadzić do sankcji lub problemów podatkowych. Ułatwi również śledzenie transakcji i dokumentacji podatkowej, co zmniejszy ryzyko ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Wśród zalet warto także wymienić brak konieczności udowadniania daty wpływu dokumentów i daty wystawienia. Dzięki elektronicznej archiwizacji faktur w KSeF, podatnicy i organy skarbowe zyskają dostęp do pełnej dokumentacji, co przyspieszy proces wyjaśniania niejasności.

Jak podkreśla Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający OSCBR:
- Ważne jest, aby zarówno firmy, jak i biura rachunkowe już teraz zaczęły dostosowywać swoje procesy, wprowadzając narzędzia ułatwiające dostosowanie się do KSeF. Księgowi biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR mogą mieć pewność, że otrzymają kompleksowe wsparcie i niezbędne narzędzia informatyczne, aby mogły stać się liderami w procesie digitalizacji procesów księgowych w obliczu cyfrowej rewolucji.

Reforma obowiązkowego KSeF wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu firm i biur rachunkowych, otwierając nowe możliwości, ale także stawiając przed nimi wyzwania. Automatyzacja procesów księgowych, poprawa bezpieczeństwa podatkowego i ułatwienie weryfikacji danych to korzyści, które mogą przyspieszyć codzienną pracę i zmniejszyć ryzyko błędów. KSeF to jednocześnie ważny krok w kierunku cyfryzacji polskich firm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT to nie jest deregulacja gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

W 2025 r. można przekazać 1,5% podatku rolnego na rzecz dwóch uprawnionych podmiotów

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

Roczne zeznanie podatkowe PIT: 15 najczęstszych błędów. Jak ich uniknąć w 2025 roku

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych. Już w maju 2025 r. RPP zacznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy można?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA