REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF odroczony ale w końcu będzie: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
e-faktura, KSeF
Obowiązkowy KSeF odroczony ale nieunikniony: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2025 roku powraca temat obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur, który zacznie obowiązywać przedsiębiorców już w 2026 roku. Reforma wprowadza obowiązek rejestracji faktur w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe mają coraz mniej czasu na analizę procesów oraz poznanie wymogów systemu. Sprawdzamy, jakie największe korzyści i wyzwania wiążą się z planowanymi zmianami.

rozwiń >

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Pierwotnie reformę obowiązkowego KSeF planowano wdrożyć już 1 lipca 2024 roku, jednak audyt przeprowadzony przez Ministerstwo Finansów po zmianie władzy wykazał liczne nieprawidłowości i błędy techniczne, które mogłyby zakłócać płynnie działanie systemu. Ostatecznie w maju 2024 roku rząd zadecydował o wprowadzeniu KSeF w 2026 roku. Obecny harmonogram przedstawia się następująco:
- od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązywał przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obowiązywał pozostałych przedsiębiorców.  

REKLAMA

Autopromocja

Wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF dla przedsiębiorców

Nawet najlepiej przygotowane firmy powinny nastawić się na możliwe trudności związane z wdrożeniem nowych rozwiązań. Problematyczna może okazać się nie tylko konieczność rejestrowania każdej faktury, ale także potencjalne awarie systemu KSeF, powodujące trudności związane z terminową wysyłką faktur.

Krajowy System e-Faktur wiąże się także z brakiem możliwości anulowania faktury, ponieważ każda przesłana do KSeF faktura natychmiast trafi do odbiorcy. Aby naprawić ewentualny błąd, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Obawy ekspertów dotyczą głównie wprowadzenia KSeF w małych firmach.

Jak podkreśla Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych:
- Właściciele niewielkich biznesów niechętnie zmieniają stare przyzwyczajenia i trudniej nabywają nowe umiejętności. Dotyczy to np. branży budowlanej, gdzie nadal przeważają faktury papierowe. Nierzadko zdarza się, że to my - księgowi - wystawiamy faktury w imieniu przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF znacznie to utrudni i z pewnością nie wszystkie biura rachunkowe podejmą się dodatkowych obowiązków.
Co do zasady KSeF nakłada nowy obowiązek na przedsiębiorców, nie na ich biura rachunkowe. Z pewnością jednak odpowiedzialni księgowi będą musieli zadbać o uświadomienie swoich klientów, być może nawet zorganizować dla nich dodatkowe szkolenia, aby czuli się bezpieczni i dobrze przygotowani, a współpraca układała się płynnie.

Konieczne zmiany w funkcjonowaniu firm

Po wprowadzeniu KSeF, a najlepiej jeszcze przed jego wdrożeniem, przedsiębiorcy powinni opanować obsługę systemu, by pierwsze logowanie nie było dla nich zaskoczeniem. Ponadto warto korzystać z programu do fakturowania dostosowanego do wymogów reformy i wyznaczyć oraz przeszkolić osoby odpowiedzialne za jego obsługę.  

Firmy będą musiały zmierzyć się z możliwymi opóźnieniami, np. niewystawieniem przez kontrahenta faktury ostatniego dnia miesiąca i brakiem możliwości rozliczenia kosztów i VAT na bieżąco.

Eksperci dostrzegają także pozytywne skutki reformy. Dzięki automatyzacji przesyłania faktur do systemu KSeF przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas. Nowe przepisy wpłyną także na usprawnienie procesów wewnętrznych w firmach.

KSeF a automatyzacja procesów księgowych

Wejście w życie reformy przyczyni się do usprawnienia procesów księgowych w firmie, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Konieczna jest wcześniejsza analiza obecnego procesu fakturowania i obiegu dokumentów w danej organizacji.

Przedsiębiorcy już teraz mogą wystawiać faktury na platformie połączonej z KSeF, celem uproszczenia tego procesu i przyzwyczajenia się do przyszłych obowiązków. Tego typu system powinien posiadać możliwość importowania faktur kosztowych w czasie rzeczywistym, umożliwiając bieżące księgowanie. Należy przy tym uważać na dokumenty niezwiązane z prowadzoną działalnością. Podatnicy będą musieli zatwierdzać takie faktury oddzielnie.

Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach OSCBR zwraca uwagę na inne narzędzia technologiczne, z których już teraz mogą korzystać przedsiębiorcy:
- Przykładem rozwiązania, które uwzględnia procesy wynikające z reformy KseF, jest mOrganizer finansów, zintegrowany z kontem firmowym w mBanku. Jego użytkownicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (spełniające warunki KSeF), które następnie trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa. Wykonywanie płatności odbywa się automatycznie. Co ważne, funkcja umożliwiająca obsługę KSeF jest w mOrganizerze bezpłatna. Program posiada także inne, przydatne w prowadzeniu przedsiębiorstwa funkcje - np. księgowy generuje w systemie gotowe przelewy ZUS i podatków dla klienta, a przedsiębiorca jedynie je zatwierdza i opłaca jednym kliknięciem.

Dodatkowe wsparcie dla klientów i biur rachunkowych

Biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR oraz przedsiębiorcy korzystający z ich usług otrzymają bezpłatne wsparcie w zakresie wdrożenia KSeF. Takie działania podejmowano jeszcze przed odroczeniem terminu wejścia w życie reformy. Szkolenia przybliżające główne założenia nowych przepisów odbyły się w różnych regionach Polski oraz online w ramach programu szkoleniowo – edukacyjnego “Bądź gotowy na KSeF”.

- OSCBR od początku wspiera biura rachunkowe w adaptacji do zmieniających się przepisów. Patronat Ministerstwa Finansów, który w 2023 uzyskał projekt “Bądź gotowy na KSeF”, pozwolił na bieżące monitorowanie postępów wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur oraz udział w licznych konsultacjach w Ministerstwie. Poprzez organizowane szkolenia przygotowujemy naszych partnerów oraz ich klientów na wyzwania związane z wdrożeniem KSeF. W czasie trwania programu ponad 2800 przedsiębiorców oraz 3400 księgowych zdobyło wiedzę i narzędzia pozwalające na efektywne funkcjonowanie w zmieniającym się środowisku prawnym i technologicznym - mówi Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający siecią OSCBR. Cały czas obserwujemy działania rządu, monitorujemy sytuację i jesteśmy gotowi na dostosowanie naszej strategii do ewentualnych zmian w funkcjonowaniu KSeF, aby dalej wspierać księgowych i przedsiębiorców w płynnym zaadaptowaniu się do wymogów. Chcemy, aby każde biuro zrzeszone w sieci mogło nie tylko sprostać nowym wymogom, ale też wykorzystać je jako szansę na rozwój - dodaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wpływ reformy obowiązkowego KSeF na pracę biur rachunkowych

Branża księgowa pozytywnie ocenia pomysł digitalizacji faktur. Danuta Grabińska-Chłopaś podkreśla strategiczne korzyści wynikające z wprowadzenia KSeF:
- Do najważniejszych korzyści należy skrócenie procesu księgowania przez biura rachunkowe i uproszczenie obiegu dokumentów. Dodatkowo skorzystają klienci - mniejsze firmy zyskają bieżący wgląd do prognozowanych zobowiązań. Reforma ograniczy także biurokrację oraz zmniejszy ryzyko oszustw podatkowych. Ponadto nie będzie już konieczności wydawania duplikatów dokumentów, ponieważ faktury będą dostępne online.

Jako największe wyzwanie księgowi wskazują konieczność uzyskania informacji od klientów czy wszystkie faktury, które wpłynęły z bazy MF, mają związek z prowadzoną działalnością. Niekiedy zdarzają się sytuacje, że klient podaje numer NIP, aby uzyskać np. rabat, a tak naprawdę chodzi o zakup osobisty.

Odroczenie obowiązku KSeF dla małych firm

Stopniowe wdrażanie KSeF wzbudza niepokój księgowych, ponieważ włożyli wiele wysiłku w przygotowania do wdrożenia systemu. Z kolei właściciele małych firm, którzy nie podjęli żadnych działań w kierunku cyfryzacji faktur, liczą na kolejne przesunięcie terminu.

Eksperci uważają, że etapowe wprowadzanie reformy to zły pomysł, ponieważ wywoła to zamieszanie w obiegu dokumentacji. Skorzystać mogą wyłącznie firmy produkujące oprogramowanie oraz MF, które będzie w stanie przetestować środowisko na mniejszej liczbie firm. Tymczasem zmiany są konieczne i nieuniknione.

Poprawa bezpieczeństwa podatkowego

Za sprawnym wprowadzeniem reformy przemawiają istotne czynniki. Powszechny obowiązek KSeF pozwoli na zmniejszenie ryzyka błędów i niezgodności w deklaracjach VAT. Umożliwi także wczesne wykrywanie błędów w fakturach, które mogłyby prowadzić do sankcji lub problemów podatkowych. Ułatwi również śledzenie transakcji i dokumentacji podatkowej, co zmniejszy ryzyko ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Wśród zalet warto także wymienić brak konieczności udowadniania daty wpływu dokumentów i daty wystawienia. Dzięki elektronicznej archiwizacji faktur w KSeF, podatnicy i organy skarbowe zyskają dostęp do pełnej dokumentacji, co przyspieszy proces wyjaśniania niejasności.

Jak podkreśla Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający OSCBR:
- Ważne jest, aby zarówno firmy, jak i biura rachunkowe już teraz zaczęły dostosowywać swoje procesy, wprowadzając narzędzia ułatwiające dostosowanie się do KSeF. Księgowi biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR mogą mieć pewność, że otrzymają kompleksowe wsparcie i niezbędne narzędzia informatyczne, aby mogły stać się liderami w procesie digitalizacji procesów księgowych w obliczu cyfrowej rewolucji.

Reforma obowiązkowego KSeF wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu firm i biur rachunkowych, otwierając nowe możliwości, ale także stawiając przed nimi wyzwania. Automatyzacja procesów księgowych, poprawa bezpieczeństwa podatkowego i ułatwienie weryfikacji danych to korzyści, które mogą przyspieszyć codzienną pracę i zmniejszyć ryzyko błędów. KSeF to jednocześnie ważny krok w kierunku cyfryzacji polskich firm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

Leasing samochodów - niekorzystne zmiany w rozliczeniach podatkowych od 2026 roku. Kup auto w 2025 r. i wprowadź do ewidencji środków trwałych a zostaniesz przy obecnych zasadach

Wchodzące w styczniu 2026 roku zmiany w zasadach odliczeń podatkowych za leasing samochodów mogą zwiększyć zainteresowanie przedsiębiorców autami o napędzie elektrycznym - przewidują autorzy raportu Superauto. pl. Na początku 2026 r. zmieni się m.in. limit określający maksymalną cenę pojazdu umożliwiającą pełne odliczenie wydatków na zakup, leasing lub wynajem aut spalinowych. Wysokość odliczeń uzależniona będzie od ilości emitowanego przez samochód dwutlenku węgla.

Idą zmiany w fundacjach rodzinnych. Rząd przeciw agresywnym praktykom podatkowym

Fundacje rodzinne w Polsce cieszą się rosnącą popularnością, jednak Ministerstwo Finansów zapowiada zmiany legislacyjne, które mają uszczelnić system podatkowy i zabezpieczyć to narzędzie przed nadużyciami. Chodzi o ochronę uczciwych firm rodzinnych i eliminację prób agresywnej optymalizacji podatkowej.

REKLAMA

Zerowy PIT dla rodzin, które mają dwoje lub więcej dzieci. Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice

Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice z "Planu 21". W Kolbuszowej podpisał projekt ustawy o zerowym PIT dla rodzin z co najmniej dwojgiem dzieci. „Polskie rodziny mogą liczyć na swojego prezydenta” – podkreślił. To odpowiedź na kryzys demograficzny i pierwszy krok w stronę realnego wsparcia klasy średniej.

Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

REKLAMA