REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF odroczony ale w końcu będzie: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
e-faktura, KSeF
Obowiązkowy KSeF odroczony ale nieunikniony: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?
/
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2025 roku powraca temat obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur, który zacznie obowiązywać przedsiębiorców już w 2026 roku. Reforma wprowadza obowiązek rejestracji faktur w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe mają coraz mniej czasu na analizę procesów oraz poznanie wymogów systemu. Sprawdzamy, jakie największe korzyści i wyzwania wiążą się z planowanymi zmianami.

rozwiń >

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Pierwotnie reformę obowiązkowego KSeF planowano wdrożyć już 1 lipca 2024 roku, jednak audyt przeprowadzony przez Ministerstwo Finansów po zmianie władzy wykazał liczne nieprawidłowości i błędy techniczne, które mogłyby zakłócać płynnie działanie systemu. Ostatecznie w maju 2024 roku rząd zadecydował o wprowadzeniu KSeF w 2026 roku. Obecny harmonogram przedstawia się następująco:
- od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązywał przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obowiązywał pozostałych przedsiębiorców.  

REKLAMA

Wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF dla przedsiębiorców

Nawet najlepiej przygotowane firmy powinny nastawić się na możliwe trudności związane z wdrożeniem nowych rozwiązań. Problematyczna może okazać się nie tylko konieczność rejestrowania każdej faktury, ale także potencjalne awarie systemu KSeF, powodujące trudności związane z terminową wysyłką faktur.

Krajowy System e-Faktur wiąże się także z brakiem możliwości anulowania faktury, ponieważ każda przesłana do KSeF faktura natychmiast trafi do odbiorcy. Aby naprawić ewentualny błąd, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Obawy ekspertów dotyczą głównie wprowadzenia KSeF w małych firmach.

Jak podkreśla Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych:
- Właściciele niewielkich biznesów niechętnie zmieniają stare przyzwyczajenia i trudniej nabywają nowe umiejętności. Dotyczy to np. branży budowlanej, gdzie nadal przeważają faktury papierowe. Nierzadko zdarza się, że to my - księgowi - wystawiamy faktury w imieniu przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF znacznie to utrudni i z pewnością nie wszystkie biura rachunkowe podejmą się dodatkowych obowiązków.
Co do zasady KSeF nakłada nowy obowiązek na przedsiębiorców, nie na ich biura rachunkowe. Z pewnością jednak odpowiedzialni księgowi będą musieli zadbać o uświadomienie swoich klientów, być może nawet zorganizować dla nich dodatkowe szkolenia, aby czuli się bezpieczni i dobrze przygotowani, a współpraca układała się płynnie.

Konieczne zmiany w funkcjonowaniu firm

Po wprowadzeniu KSeF, a najlepiej jeszcze przed jego wdrożeniem, przedsiębiorcy powinni opanować obsługę systemu, by pierwsze logowanie nie było dla nich zaskoczeniem. Ponadto warto korzystać z programu do fakturowania dostosowanego do wymogów reformy i wyznaczyć oraz przeszkolić osoby odpowiedzialne za jego obsługę.  

Firmy będą musiały zmierzyć się z możliwymi opóźnieniami, np. niewystawieniem przez kontrahenta faktury ostatniego dnia miesiąca i brakiem możliwości rozliczenia kosztów i VAT na bieżąco.

Eksperci dostrzegają także pozytywne skutki reformy. Dzięki automatyzacji przesyłania faktur do systemu KSeF przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas. Nowe przepisy wpłyną także na usprawnienie procesów wewnętrznych w firmach.

KSeF a automatyzacja procesów księgowych

Wejście w życie reformy przyczyni się do usprawnienia procesów księgowych w firmie, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Konieczna jest wcześniejsza analiza obecnego procesu fakturowania i obiegu dokumentów w danej organizacji.

Przedsiębiorcy już teraz mogą wystawiać faktury na platformie połączonej z KSeF, celem uproszczenia tego procesu i przyzwyczajenia się do przyszłych obowiązków. Tego typu system powinien posiadać możliwość importowania faktur kosztowych w czasie rzeczywistym, umożliwiając bieżące księgowanie. Należy przy tym uważać na dokumenty niezwiązane z prowadzoną działalnością. Podatnicy będą musieli zatwierdzać takie faktury oddzielnie.

Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach OSCBR zwraca uwagę na inne narzędzia technologiczne, z których już teraz mogą korzystać przedsiębiorcy:
- Przykładem rozwiązania, które uwzględnia procesy wynikające z reformy KseF, jest mOrganizer finansów, zintegrowany z kontem firmowym w mBanku. Jego użytkownicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (spełniające warunki KSeF), które następnie trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa. Wykonywanie płatności odbywa się automatycznie. Co ważne, funkcja umożliwiająca obsługę KSeF jest w mOrganizerze bezpłatna. Program posiada także inne, przydatne w prowadzeniu przedsiębiorstwa funkcje - np. księgowy generuje w systemie gotowe przelewy ZUS i podatków dla klienta, a przedsiębiorca jedynie je zatwierdza i opłaca jednym kliknięciem.

Dodatkowe wsparcie dla klientów i biur rachunkowych

Biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR oraz przedsiębiorcy korzystający z ich usług otrzymają bezpłatne wsparcie w zakresie wdrożenia KSeF. Takie działania podejmowano jeszcze przed odroczeniem terminu wejścia w życie reformy. Szkolenia przybliżające główne założenia nowych przepisów odbyły się w różnych regionach Polski oraz online w ramach programu szkoleniowo – edukacyjnego “Bądź gotowy na KSeF”.

- OSCBR od początku wspiera biura rachunkowe w adaptacji do zmieniających się przepisów. Patronat Ministerstwa Finansów, który w 2023 uzyskał projekt “Bądź gotowy na KSeF”, pozwolił na bieżące monitorowanie postępów wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur oraz udział w licznych konsultacjach w Ministerstwie. Poprzez organizowane szkolenia przygotowujemy naszych partnerów oraz ich klientów na wyzwania związane z wdrożeniem KSeF. W czasie trwania programu ponad 2800 przedsiębiorców oraz 3400 księgowych zdobyło wiedzę i narzędzia pozwalające na efektywne funkcjonowanie w zmieniającym się środowisku prawnym i technologicznym - mówi Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający siecią OSCBR. Cały czas obserwujemy działania rządu, monitorujemy sytuację i jesteśmy gotowi na dostosowanie naszej strategii do ewentualnych zmian w funkcjonowaniu KSeF, aby dalej wspierać księgowych i przedsiębiorców w płynnym zaadaptowaniu się do wymogów. Chcemy, aby każde biuro zrzeszone w sieci mogło nie tylko sprostać nowym wymogom, ale też wykorzystać je jako szansę na rozwój - dodaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wpływ reformy obowiązkowego KSeF na pracę biur rachunkowych

Branża księgowa pozytywnie ocenia pomysł digitalizacji faktur. Danuta Grabińska-Chłopaś podkreśla strategiczne korzyści wynikające z wprowadzenia KSeF:
- Do najważniejszych korzyści należy skrócenie procesu księgowania przez biura rachunkowe i uproszczenie obiegu dokumentów. Dodatkowo skorzystają klienci - mniejsze firmy zyskają bieżący wgląd do prognozowanych zobowiązań. Reforma ograniczy także biurokrację oraz zmniejszy ryzyko oszustw podatkowych. Ponadto nie będzie już konieczności wydawania duplikatów dokumentów, ponieważ faktury będą dostępne online.

Jako największe wyzwanie księgowi wskazują konieczność uzyskania informacji od klientów czy wszystkie faktury, które wpłynęły z bazy MF, mają związek z prowadzoną działalnością. Niekiedy zdarzają się sytuacje, że klient podaje numer NIP, aby uzyskać np. rabat, a tak naprawdę chodzi o zakup osobisty.

Odroczenie obowiązku KSeF dla małych firm

Stopniowe wdrażanie KSeF wzbudza niepokój księgowych, ponieważ włożyli wiele wysiłku w przygotowania do wdrożenia systemu. Z kolei właściciele małych firm, którzy nie podjęli żadnych działań w kierunku cyfryzacji faktur, liczą na kolejne przesunięcie terminu.

Eksperci uważają, że etapowe wprowadzanie reformy to zły pomysł, ponieważ wywoła to zamieszanie w obiegu dokumentacji. Skorzystać mogą wyłącznie firmy produkujące oprogramowanie oraz MF, które będzie w stanie przetestować środowisko na mniejszej liczbie firm. Tymczasem zmiany są konieczne i nieuniknione.

Poprawa bezpieczeństwa podatkowego

Za sprawnym wprowadzeniem reformy przemawiają istotne czynniki. Powszechny obowiązek KSeF pozwoli na zmniejszenie ryzyka błędów i niezgodności w deklaracjach VAT. Umożliwi także wczesne wykrywanie błędów w fakturach, które mogłyby prowadzić do sankcji lub problemów podatkowych. Ułatwi również śledzenie transakcji i dokumentacji podatkowej, co zmniejszy ryzyko ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Wśród zalet warto także wymienić brak konieczności udowadniania daty wpływu dokumentów i daty wystawienia. Dzięki elektronicznej archiwizacji faktur w KSeF, podatnicy i organy skarbowe zyskają dostęp do pełnej dokumentacji, co przyspieszy proces wyjaśniania niejasności.

Jak podkreśla Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający OSCBR:
- Ważne jest, aby zarówno firmy, jak i biura rachunkowe już teraz zaczęły dostosowywać swoje procesy, wprowadzając narzędzia ułatwiające dostosowanie się do KSeF. Księgowi biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR mogą mieć pewność, że otrzymają kompleksowe wsparcie i niezbędne narzędzia informatyczne, aby mogły stać się liderami w procesie digitalizacji procesów księgowych w obliczu cyfrowej rewolucji.

Reforma obowiązkowego KSeF wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu firm i biur rachunkowych, otwierając nowe możliwości, ale także stawiając przed nimi wyzwania. Automatyzacja procesów księgowych, poprawa bezpieczeństwa podatkowego i ułatwienie weryfikacji danych to korzyści, które mogą przyspieszyć codzienną pracę i zmniejszyć ryzyko błędów. KSeF to jednocześnie ważny krok w kierunku cyfryzacji polskich firm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

REKLAMA

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

REKLAMA

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA