Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Piotr Juszczyk
Doradca podatkowy w firmie inFakt. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. Wieloletni praktyk w dziedzinie księgowości. Specjalizuje się w tematach prawa podatkowego, księgowości oraz prowadzenia biznesu. Na co dzień pomaga przedsiębiorcom, przekładając przepisy na prosty język.
rozwiń więcej
Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać? / INFOR

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Jak działa tryb awaryjny KSeF w praktyce?

Ministerstwo Finansów będzie publikować komunikaty o awarii Krajowego Systemu e-Faktur w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Dzięki temu podatnicy będą mieli pewność, że mogą skorzystać z tego trybu.

Autopromocja

Jak to działa w praktyce? Podatnik wystawia fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie ze strukturą, i wskazuje datę jej wystawienia w polu P_1. Oznacza to, że faktura jest wystawiana tak jak w trybie online – nie można np. podczas awarii wystawić faktury papierowej. Różnicą jest to, że faktura może być przekazana klientowi w uzgodniony sposób, np. elektronicznie, w formie PDF, a nawet papierowo, tj. wydrukowana, zanim wyślemy ją faktycznie do KSeF.

Po zakończeniu awarii przedsiębiorca ma jednak 7 dni roboczych na dosłanie faktury do systemu, aby nadać jej numer KSeF. Jeżeli w trakcie trwającej awarii zostanie ogłoszona kolejna, termin liczy się od zakończenia tej ostatniej, o ile wcześniej, tj. pomiędzy awariami, nie wysłaliśmy jej.

Jaka data faktury wystawionej poza KSeF?

Dla nabywcy w przypadku awarii datą otrzymania faktury jest dzień udostępnienia faktury poza KSeF, o ile została przekazana przed przesłaniem jej do KSeF. W przypadku, gdyby taka faktura nie została udostępniona wcześniej, datą otrzymania będzie ta określona na zasadach ogólnych, a więc nadania fakturze numeru KSeF.

Dla kupującego może to mieć istotne znaczenie, chociażby w celu ustalenia daty odliczenia podatku VAT. Faktury wystawione poza systemem KSeF muszą być oznaczone dwoma kodami QR:

  • „OFFLINE” – umożliwiającym weryfikację treści,
  • „CERTYFIKAT” – potwierdzającym tożsamość wystawcy.

Kto skorzysta z trybu awaryjnego KSeF?

W praktyce każdy przedsiębiorca. Najczęściej będą to jednak branże wystawiające dużą liczbę dokumentów dziennie, gdzie zatrzymanie fakturowania choćby na kilka godzin mogłoby wprowadzić chaos w firmie. Hurtownie, sieci handlowe czy firmy logistyczne nie mogą sobie pozwolić na przestoje, dlatego możliwość wystawiania faktur w czasie awarii jest dla nich kluczowa. Skorzystają także przedsiębiorcy mobilni – firmy serwisowe, transportowe czy eventowe – którzy działają w terenie i muszą obsługiwać klientów niezależnie od dostępności systemu.

Warto zwrócić uwagę, że w niektórych przypadkach przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawienia faktury. Stanie się tak np., gdy umowa pomiędzy kontrahentami jasno określa, że do danego dnia faktura musi być wystawiona, np. ostatniego dnia miesiąca, niezależnie od dostępności KSeF. Po drugie – gdy mija termin ustawowy na wystawienie faktury. Zgodnie z przepisami faktura musi być wystawiona do 15. dnia miesiąca, po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży.

Dlaczego tryb awaryjny w KSeF jest tak ważny?

Tryb awaryjny to zapewnienie możliwości ciągłości fakturowania, wywiązania się z umowy, jak i dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów. Ważne jest, żeby pamiętać o 7-dniowym terminie przesłania faktury do KSeF i poprawności struktury przy wystawianiu faktury. Niedosłanie faktury do KSeF albo wystawienie faktury w nieodpowiedniej strukturze grozi karą. Przy czym kary będą obowiązywały dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt

oprac. Adam Kuchta
rozwiń więcej
Księgowość
Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still
30 wrz 2025

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku
30 wrz 2025

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?
30 wrz 2025

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?
29 wrz 2025

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu
29 wrz 2025

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP
30 wrz 2025

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie
29 wrz 2025

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?
29 wrz 2025

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

Gigantyczny deficyt i nowe podatki. Rząd ogłasza budżet na 2026 rok - co to oznacza dla naszych portfeli?
29 wrz 2025

Rząd przyjął projekt ustawy budżetowej na 2026 rok, który zakłada rekordowe wydatki na bezpieczeństwo, zdrowie i programy społeczne, ale też gigantyczny deficyt na poziomie 271,7 mld zł. W planie znalazły się podwyżki podatków i akcyzy, a także nowe rozwiązania fiskalne, które mają zasilić budżet. Co to oznacza dla Polaków i jak wpłynie na ich portfele?

VAT 2026: 25 istotnych zmian (dodatkowo oprócz KSeF). Ministerstwo Finansów opublikowało założenia projektu nowelizacji ustawy
29 wrz 2025

W dniu 23 września 2025 r. opublikowano założenia projektu nowelizacji ustawy podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Nowelizacja ta ma dokonać co najmniej 25 większych i mniejszych zmian w różnych przepisach ustawy o VAT. Będą to kolejne zmiany w zasadach rozliczania VAT w 2026 roku oprócz zmiany zasad fakturowania i wprowadzenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Poniżej lista tych zmian z krótkim omówieniem.

pokaż więcej
Proszę czekać...