Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

• Zwolnienie ze składek – co gwarantuje Rozporządzenie
• Nowe możliwości i gwałtowny wzrost kontroli
• Obowiązki pracodawcy – kontrola musi być stała i realna
• Dlaczego „kontrola przez sprzedawców”, oświadczenia pracowników i regulaminy nie spełniają wymogów ZUS
• Technologiczna odpowiedź na wymagania
• Wnioski dla pracodawców

Zwolnienie ze składek – co gwarantuje Rozporządzenie

Obowiązujące przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. 2025 poz. 31 – dalej jako „Rozporządzenie”) pozwalają pracodawcom finansować posiłki pracowników (lub zleceniobiorców) ze zwolnieniem z obowiązku opłacania składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę. Zwolnienie to obejmuje wydatki na posiłki, a – co potwierdza praktyka ZUS – także na większość produktów spożywczych. Zwolnienie to nie obejmuje natomiast zakupu alkoholu, wyrobów tytoniowych, artykułów chemicznych ani kosmetycznych.

Do września 2023 r. karty lunchowe mogły być wykorzystywane wyłącznie w punktach gastronomicznych. Nowelizacja Rozporządzenia rozszerzyła jednak ich funkcjonalność – od tego momentu możliwe stało się dokonywanie płatności również w placówkach handlowych, takich jak sklepy spożywcze czy supermarkety.

Nowe możliwości i gwałtowny wzrost kontroli

Na pierwszy rzut oka zmiana ta miała ułatwić życie zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. W praktyce jednak stała się impulsem do lawinowego wzrostu kontroli ZUS. Organ wnikliwie bada, czy pracodawcy stosują zwolnienie ze składek w sposób zgodny z prawem.

Efekty kontroli są wymowne: ZUS wydał już łącznie 237 negatywnych decyzji – wszystkie dotyczą stwierdzonych nieprawidłowości w korzystaniu ze zwolnienia. Co istotne, te decyzje obejmują okres już po wejściu w życie nowych przepisów, czyli w czasie, gdy karty można było stosować również w sklepach spożywczych i supermarketach.

Obowiązki pracodawcy – kontrola musi być stała i realna

Aby skorzystać z ustawowego zwolnienia ze składek, pracodawca musi wdrożyć stały system kontroli wydatkowania środków przeznaczonych na posiłki w obiektach handlowych (sklepy spożywcze, supermarkety, stacje benzynowe), jeżeli sam ich nie wydaje w formie rzeczowej. ZUS w interpretacjach i decyzjach podkreśla, że system ten:
- nie może być wyrywkowy – musi działać ciągle i w sposób stały,
- powinien umożliwiać identyfikację wartości niedozwolonego zakupu (np. alkoholu, chemii gospodarczej), aby pracodawca mógł prawidłowo oskładkować tylko tę część świadczenia, która nie spełnia warunków zwolnienia.

Brak takiego systemu oznacza, że pracodawca nie spełnia warunków do skorzystania ze zwolnienia – a ZUS może nakazać zapłatę zaległych składek i odsetek.

Dlaczego „kontrola przez sprzedawców”, oświadczenia pracowników i regulaminy nie spełniają wymogów ZUS

W dyskusji o bezpiecznym modelu rozliczania kart lunchowych pojawiają się propozycje, by kontrola prawidłowości zakupów była realizowana po stronie sprzedawców. W praktyce taki model mógłby funkcjonować jedynie w przypadku sklepu firmowego na terenie zakładu pracy, gdzie pracodawca ma realny wpływ na proces weryfikacji zakupów. W skali całego kraju nie spełnia on jednak wymogów Rozporządzenia.

Sprzedawcy nie mają ustawowego obowiązku weryfikacji, czy zakup spełnia warunki zwolnienia, a w praktyce niemożliwe jest wdrożenie jednolitego, ogólnopolskiego systemu, który w sposób stały i wiarygodny zapewniałby taką weryfikację. Taka kontrola staje się całkowicie nierealna w przypadku kas samoobsługowych, które obecnie obsługują znaczną część transakcji, a dodatkowo weryfikowanie zakupów przez sprzedawcę jest niemożliwe, gdy pracownicy korzystają z kart zapisanych w telefonie i płacą zbliżeniowo – bez fizycznego okazywania karty. ZUS wyraźnie wskazuje, że odpowiedzialność za kontrolę spoczywa na pracodawcy, a nie na podmiotach trzecich, dlatego opieranie się na tzw. kontroli sprzedawców nie zapewnia pracodawcy bezpieczeństwa i nie może być traktowane jako spełniające wymogi przepisów.

Co równie istotne, nie wystarczą także oświadczenia pracowników, że nie będą dokonywać niedozwolonych zakupów, ani zapisy w regulaminach pracodawcy czy dostawcy kart – ZUS podkreśla, że tego typu deklaracje mają jedynie charakter pomocniczy i nie zastępują faktycznego, stałego mechanizmu kontroli transakcji.

Technologiczna odpowiedź na wymagania

Analiza interpretacji wydanych przez ZUS w latach 2024–2025 pokazuje, że jedynym rozwiązaniem, które w skali ogólnopolskiej może spełnić wymagania dotyczące transakcji kartami w placówkach handlowych – takich jak sklepy spożywcze, supermarkety czy stacje paliw – jest system oparty na kontroli paragonowej. Szybka analiza rynku wskazuje, że istnieją już podmioty oferujące tego typu usługę w pełnym zakresie, przejmując proces weryfikacji w imieniu pracodawcy, np. polska firma Flexee czy niemiecka Circula. Ich model działania opiera się na aplikacji mobilnej, która po dokonaniu transakcji i wgraniu paragonu analizuje zakupy dokonane kartą, a w przypadku wykrycia produktu niekwalifikującego się do zwolnienia z oskładkowania umożliwia pracownikowi pokrycie jego kosztu z własnych środków, chroniąc tym samym pracodawcę przed ryzykiem nałożenia sankcji przez ZUS.

Wspomniana analiza interpretacji ZUS w Polsce już pokazuje, że organ akceptuje takie rozwiązania, co potwierdza ich zgodność z obowiązującymi przepisami i gwarantuje bezpieczeństwo w razie kontroli, zapewniając pracodawcom pewność, że stosowanie modelu opartego na kontroli paragonowej nie naraża ich na ryzyko dodatkowych składek ani sankcji administracyjnych.

Wnioski dla pracodawców

Masowe kontrole ZUS pokazują, że zwolnienie ze składek w przypadku kart lunchowych wymaga realnej, nieprzerwanej kontroli wydatków. Rozszerzenie możliwości płatności na sklepy spożywcze – choć wygodne dla pracowników – ujawniło luki w systemach nadzoru. ZUS konsekwentnie podkreśla, że odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy, a nie na sprzedawcach.

Samo uzyskanie pozytywnej interpretacji indywidualnej nie stanowi gwarancji bezpieczeństwa, jeżeli płatnik składek nie wykaże w praktyce, że wszystkie warunki wskazane w treści tej interpretacji są rzeczywiście realizowane. Ani model „kontroli przez sprzedawców”, w którym prawidłowość zakupów mieliby weryfikować kasjerzy, ani samodzielne oświadczenia pracowników – nawet gdy oba rozwiązania byłyby stosowane łącznie – nie zapewniają stałego i skutecznego mechanizmu weryfikacji wymaganego przez przepisy, a w konsekwencji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zakwestionować zastosowanie zwolnienia i nałożyć na pracodawcę obowiązek uiszczenia zaległych składek wraz z odsetkami.

Dlatego tak istotny jest świadomy wybór dostawcy, który oferuje stały, w pełni zautomatyzowany system weryfikacji transakcji obejmujący całą Polskę.

Tylko korzystając z rozwiązania, które faktycznie zapewnia pełną i stałą kontrolę wszystkich transakcji, pracodawcy mogą bezpiecznie korzystać ze zwolnienia z oskładkowania i uniknąć ryzyka negatywnej decyzji ZUS – nawet wtedy, gdy zakupy dokonywane są w supermarketach czy sklepach spożywczych.

Adwokat Marta Sładkowska