Tematy - Kontrola ZUS

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ile powinna zgodnie z prawem trwać kontrola ZUS-u? W jaki sposób ZUS nadużywa przepisów by przedłużać kontrole? Wyjaśnia dr Katarzyna Kalata – radca prawny z Kancelarii Kalata.

Jak przebiega i czego może dotyczyć kontrola ZUS w firmie? Ile może trwać taka kontrola? Jakie są prawa i obowiązki podmiotu kontrolowanego? Wyjaśnia Edyta Defańska-Czujko, partner w CRIDO.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podsumował właśnie wyniki kontroli zwolnień lekarskich prowadzonych od stycznia do września 2023 roku. Kwota obniżonych i cofniętych świadczeń po kontroli zwolnień wyniosła w całym kraju 129 mln 377 tys. zł. Przy tej okazji ZUS wskazał różne sposoby nadużywania zwolnień lekarskich na jakie natknął się w czasie kontroli.

Kontrole ZUS pracowników nadużywających zwolnień lekarskich (L4) zostały zintensyfikowane. W ubiegłym roku kontrolerzy zweryfikowali niemal 500 tys. z nich, co skutkowało wycofaniem świadczeń chorobowych i wygenerowało oszczędności rzędu 22 mln złotych. Czy taka kontrola jest jedynie problemem pracownika, czy może również pracodawcy?

W ciągu trzech lat ma powstać wirtualne biuro rachunkowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS tym samym chce wziąć na siebie większość rozliczeń i przygotowywać dokumenty, które przedsiębiorca będzie musiał tylko ostatecznie zatwierdzić. W założeniu takie działanie ma zredukować liczbę błędów i zmniejszyć liczbę kontroli. Trzeba jednak pamiętać, że to i tak przedsiębiorca będzie ponosił ostateczną odpowiedzialność za ewentualne błędy w deklaracjach, nawet popełnione przez ZUS.

Dla własnego dobra należy być przygotowanym na kontrole wykorzystania środków z tarcz antykryzysowych. Kontrolować mogą ZUS, PUP, KAS.

Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe dotyczące praktycznego stosowania przepisów umożliwiających korzystne rozliczenie należności fiskalnych w związku z korona wirusowym kryzysem gospodarczym. Podatnicy, którzy zastosowali się do objaśnień w stanach faktycznych zbieżnych z opisanymi w dokumencie uzyskają urzędową ochronę na wypadek kontroli fiskusa. Weryfikacji należy spodziewać się nie tylko w zakresie należności podatkowych, ale również prawa do otrzymania i prawidłowości rozliczenia finansowego wsparcia otrzymanego w związku z ekonomicznym spowolnieniem.

Po wygaśnięciu pandemii spowodowanej rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zapowiada szerokie badania i kontrole przedsiębiorstw korzystających z elementów osłony gospodarki wprowadzonych przez rząd w ramach przeciwdziałaniu niepożądanych skutków czasowego zamknięcia gospodarki. Pierwsza tarcza antykryzysowa została uchwalona 31 marca 2020 roku, a kolejne odpowiednio 18 kwietnia, 16 maja i 24 czerwca.

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia przynajmniej jedną osobę (w tym również samego siebie) może spodziewać się zapowiedzianej kontroli z ZUS. Jej celem jest sprawdzenie m.in. uiszczanych składek, rozliczanych świadczeń oraz poprawności dokumentacji związanej ze zwolnieniami lekarskimi.

Wchodzące w życie 7 listopada 2019 r. zmiany kodeksu postępowania cywilnego zasadniczo zmienią uprawnienia w zakresie spraw dotyczących sporów z ZUS. Sąd I instancji będzie mógł: uchylić decyzję, przekazać sprawę do rozpoznania do ZUS oraz umorzyć postępowanie. Przykładowo, jeśli ZUS wyda decyzję o braku prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy i po wydaniu decyzji pojawią się nowe okoliczności co do stanu zdrowia, Sąd będzie mógł uchylić decyzję i przekazać ją do ponownego rozpoznania do ZUS.

Podważenie podlegania ubezpieczeniom przez ZUS ma na celu wykazanie pozorności zawartej umowy, w celu skorzystania z zasiłku. Postępowanie tego rodzaju występuje najczęściej w przypadku umów o pracę, gdzie istnieją podejrzenia, że umowa została zawarta właśnie na potrzeby skorzystania z zasiłku. Przeprowadzane przez ZUS kontrole nie skupiają się jedynie na stwierdzeniu pozorności zawartej umowy, bo np. przy umowie o dzieło mogą dotyczyć przedmiotu zawartej umowy. Zakres kontroli obejmuje także osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

Przedsiębiorcy odprowadzający za pracowników tylko składki zdrowotne muszą się liczyć z tym, że zostaną prześwietleni. Tak, jak firmy wykorzystujące zbieg tytułów. – Zakład Ubezpieczeń Społecznych uważa bowiem, że część firm celowo zawyża wypłaty zasiłków chorym pracownikom, żeby odprowadzać niższe składki – tłumaczy Łukasz Kozłowski, ekspert Pracodawców RP, członek rady nadzorczej ZUS.

Zasadniczo kontrola przedsiębiorstwa przez ZUS nadal jest wszczynana po uprzednim, obligatoryjnym zawiadomieniu o zamiarze jej przeprowadzenia (poza wyjątkami wymienionymi w przepisach). Prawdą jest jednak, że od 1 stycznia 2017 r. na organy kontroli, w tym ZUS, został nałożony obowiązek tzw. wstępnej analizy ryzyka.

Kontrola zwolnień lekarskich ZUS. Aż 203,8 mln zł wstrzymanych lub cofniętych świadczeń - to efekt kontroli zwolnień lekarskich prowadzonej przez ZUS. Rok wcześniej była to kwota o 8 mln zł mniejsza.

Do konsultacji społecznych trafił projekt wprowadzający ułatwienia w prowadzeniu działalności gospodarczej. To element pakietu 100 ułatwień, zapowiadanych przez wicepremiera Mateusza Morawieckiego. Jednym z komponentów pakietu są zmiany dotyczące kontroli.

Każdego roku inspektorzy ZUS kontrolują osoby przebywające na zwolnieniach lekarskich. Sprawdzają, czy pracownicy, przebywający na L4, faktycznie wracają do zdrowia. Nierzadko zdarza się, że zamiast wykorzystywać chorobowe na rekonwalescencję, wyjeżdżają na wczasy albo podejmują inną pracę. Co grozi za wykorzystywanie zwolnienia chorobowego niezgodnie z jego przeznaczeniem?

Swoboda prowadzenia działalności gospodarczej ma pewne ograniczenia i podlega kontrolom jej zgodności z obowiązującymi przepisami. W tym względzie zostały nałożone określone obowiązki nie tylko na organ kontroli, ale także na przedsiębiorców. W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest zobowiązany do przedstawienia organowi kontrolującemu prowadzonej przez siebie książki kontroli. Przez kogo i jak powinna być prowadzona książka kontroli?

W naszej spółce tydzień temu zakończyła się kontrola ZUS. Obecnie oczekujemy na doręczenie protokołu kontroli. Wiemy już jednak od inspektora ZUS, jakie błędy popełniliśmy przy ustalaniu składek. Kiedy i w jakim trybie musimy sporządzić dokumentację korygującą?

Kontrole ZUS u przedsiębiorców kwestionują nierzadko rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne pracowników, którzy w dacie kontroli nie pracują już w danej firmie. W wyniku zaleceń pokontrolnych powstaje czasem konieczność skorygowania listy płac i naliczenia składek od zwiększonych podstaw z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Powstają wątpliwości gdzie wykazać (w PIT-11, czy w PIT-8C) takie dopłaty, jeżeli pracodawca zapłacił zaległe składki ze swoich środków.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada prawo do kontrolowania płatników składek, co oznacza, że pracownicy ZUS mogą złożyć wizytę w siedzibie firmy. Przedsiębiorca ma jednak na przygotowanie się na taką kontrolę co najmniej 7 dni. Warto zatem wcześniej wiedzieć, co urzędnik może zrobić, a czego mu nie wolno.

ZUS ostrzega przed fałszywymi mailami dotyczącymi zaległości składkowych na ubezpieczenia społeczne. Zawierają one zawirusowane oprogramowanie.

Tylko w ubiegłym roku ZUS przeprowadził ponad 80 tys. kontroli płatników składek, które pozwalają m.in. sprawdzić, czy pracodawcy wywiązują się ze swoich obowiązków względem pracowników. Z tego w blisko 43 tys. przypadków ujawniono nieprawidłowości. Kontrole z zasady mają stać na straży praw ubezpieczonych, ale pomagają też płatnikom w realizacji ich obowiązków.

Jeżeli w wyniku przeprowadzonej przez ZUS kontroli bądź postępowania wyjaśniającego okaże się, że płatnik zawarł umowy o dzieło w celu obejścia prawa (aby uniknąć płacenia składek), ZUS ma prawo takie umowy zakwestionować. Umowy takie są kwalifikowane jako umowy zlecenia lub o świadczenie usług (do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) i należy od nich odprowadzić składki do ZUS.

Z przygotowanego pod koniec sierpnia 2014 r. raportu Najwyższej Izby Kontroli wynika, że kwota rzeczywistych, nieściągniętych i wymagalnych należności ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne przekroczyła w 2013 roku 55 mld zł. Mimo że ZUS wykorzystał całe spektrum narzędzi egzekucyjnych – od administracyjnych po karne - odzyskane dzięki nim należności w stosunku do ogólnej kwoty zaległości stanowiły w latach 2010-2012 zaledwie: 4,7 proc., 6,5 proc. i 6,2 proc.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podsumował wyniki kontroli zwolnień lekarskich w pierwszym półroczu 2014 roku. Kwota wstrzymanych, cofniętych bądź obniżonych świadczeń w tym okresie przekroczyła 90 mln zł.

Organów uprawnionych do kontroli prowadzonej przez firmę działalności gospodarczej jest wiele, najczęściej kontrolującymi organami są Urząd Skarbowy, PIP, ZUS i Inspekcja Sanitarna. Warto wiec znać swoje prawa i powinności w przypadku zaistniałej kontroli.

Zawarcie umowy uaktywniającej z nianią powoduje m.in. konieczność zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczeń i rozliczenia za nią składek ZUS. W przypadku zawarcia umowy z nianią na kwotę minimalnego wynagrodzenia koszty składek ZUS pokrywa budżet państwa. Jeżeli wynagrodzenie będzie wyższe niż ustawowe minimum, to do opłacenia składek ZUS od nadwyżki będą zobowiązani rodzice dziecka i niania.

Jedną z najczęściej podważanych przez Inspektorów Kontroli ZUS kwestii jest zatrudnianie przez spółkę z o.o. jej jedynego wspólnika na podstawie umowy o pracę. W znacznej części przypadków uwagi Inspektorów są uzasadnione merytorycznie, z uwagi na fakt, iż stosunek pomiędzy spółką, a pracującym w niej wspólnikiem nie spełnia cech charakterystycznych dla stosunku pracy. Nie jest to jednak regułą. Istnieją bowiem sytuacje, w których jedyny udziałowiec może wykonywać pracę na rzecz swojej spółki w ramach stosunku pracy.

Dokumenty rozliczeniowe ZUS powinny zostać sprawdzone przez płatnika nie później niż do 30 kwietnia. Jeżeli w dokumentach zgłoszeniowych bądź rozliczeniowych płatnik wykryje błędy, jest zobowiązany do ich skorygowania.

Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie jest wliczana wartość pakietu (ubezpieczenia) medycznego udostępnionego pracownikowi, w części sfinansowanej przez pracodawcę. Warunkiem jest jednak, by takie świadczenie pracodawcy dla pracownika wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu, a także, by pracownik współfinansował to świadczenie (choćby symboliczną złotówką).

Opłacanie składek ZUS to jeden z podstawowych obowiązków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie wszyscy jednak mają świadomość jakie dokładnie ubezpieczenia wchodzą w skład opłacanej kwoty i jakie przysługują w związku z tym uprawnienia. Kiedy przedsiębiorcy przysługuje odszkodowanie za wypadek przy pracy?

Termin na przekazanie formularza ZUS IWA „Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe” za 2013 r. upływa 31 stycznia 2014 r. ZUS IWA to formularz, w którym są podawane dane, na podstawie których ZUS wylicza wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe za dany rok kalendarzowy.

Zgodnie ze zmianami w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, które uchwalił Sejm, państwo opłaci ZUS i KRUS za czas opieki nad dzieckiem.

Wnioski o wydanie interpretacji można składać w zakresie prawa podatkowego, ale także co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę innej daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia. A zatem wnioski w o wydanie pisemnej interpretacji można składać również w ZUS.

Płatnik, którego kontroluje ZUS, ma obowiązek udostępnić wszelką dokumentację związaną z zakresem kontroli, sporządzić i wydać kopie tych dokumentów, udzielić wszelkich niezbędnych wyjaśnień, a także zapewnić właściwe warunki do przeprowadzenia kontroli przez ZUS.

NFZ jako płatnik za udzielone przez podmioty lecznicze świadczenia zdrowotne jest powołany do przeprowadzania kontroli organizacji udzielania świadczeń. W szczególności uprawniony jest do weryfikowania sposobu oraz jakości udzielanych świadczeń. Kontrole NFZ - jak Świadczeniodawcy mogą bronić swoich praw?

Zapłacone przez pracodawcę za byłego pracownika składki na ubezpieczenie społeczne stanowią przychód tego byłego pracownika. Jest to bowiem nieodpłatne świadczenie od byłego pracodawcy, w postaci uiszczenia zobowiązania do ZUS, które winno być finansowane ze środków ubezpieczonego. Składki te nie będą jednak mogły być odliczone od dochodu byłego pracownika.

Kontrola ZUS

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Kontrola ZUS bez ograniczeń czasowych? Kiedy kontrola może być przedłużona ponad limit i jak to jest nadużywane

Kontrola ZUS w firmie w 8 krokach. Jak przebiega, ile trwa, czego może dotyczyć? O czym kontrolowany musi wiedzieć, jakie ma prawa i obowiązki?

Zwolnienia lekarskie 2023. Na jakie triki ZUS się nie złapie? "Chory" w komisji wyborczej, na regatach, w dyskotece i na wakacjach w Turcji

Kontrole ZUS pracowników na L4. Problem pracownika czy pracodawcy?

Wirtualne biuro rachunkowe ZUS. Czy przedsiębiorcy zapłacą za błędy ZUS?

Dostałeś pomoc z Tarcz? Przygotuj się na kontrolę

Jak stosować podatkowe ułatwienia czasu epidemii? Przygotuj firmę na kontrolę rozliczeń fiskalnych i prawa do finansowego wsparcia

ZUS zapowiada kontrole w przedsiębiorstwach korzystających z tarcz antykryzysowych

Zakres kontroli ZUS i ewentualne konsekwencje

Sąd będzie mógł uchylić decyzję ZUS – zmiany w kpc ważne dla ubezpieczonych

Podważenie podlegania ubezpieczeniom przez ZUS - postępowanie i konsekwencje

Kto musi się liczyć z kontrolą ZUS

Kontrola ZUS po zmianach od 1 stycznia 2017 r.

Kontrola zwolnień lekarskich ZUS

Ponowna kontrola będzie zakazana

Kontrola pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich

Książka kontroli przedsiębiorcy

Kiedy należy skorygować błędy w dokumentacji wykryte w czasie kontroli ZUS

PIT-8C dla byłego pracownika po kontroli ZUS

Jak przygotować się do kontroli ZUS?

IFK poleca: Uwaga na fałszywe maile z ZUS

ZUS sprawdza pracodawców - co druga kontrola wykazuje nieprawidłowości

ZUS może zakwestionować umowę o dzieło

ZUS nieskutecznie ściąga należności - raport NIK

ZUS kontroluje zwolnienia lekarskie

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy podlegającego kontroli

Umowa z nianią a składki ZUS

Zatrudnienie jedynego wspólnika spółki z o.o. na podstawie umowy o pracę

Korekta dokumentów rozliczeniowych ZUS do 30 kwietnia

Pakiety medyczne dla pracowników - kiedy bez składek ZUS

Odszkodowanie za wypadek przedsiębiorcy

Formularz ZUS IWA za 2013 r.

Składki ZUS i KRUS za czas opieki nad dzieckiem

Interpretacje ZUS - jakie są zasady składania wniosków?

Najważniejsze obowiązki płatników podczas kontroli ZUS

Kontrole NFZ - jak skutecznie bronić swoich praw?

Składki ZUS zapłacone za byłego pracownika – skutki w PIT