Kontrola ZUS bez ograniczeń czasowych? Kiedy kontrola może być przedłużona ponad limit i jak to jest nadużywane

• Kontrola ZUS – podstawa prawna
• Zawiadomienie o zamiarze podjęcia działań kontrolnych
• Limity czasu kontroli ZUS
• Kiedy ZUS może przedłużyć kontrolę?
• Nadużycia ZUS-u związane z przedłużaniem kontroli
• Przykład nadużycia
• Konieczność zmiany przepisów
• Podsumowanie

Kontrola ZUS – podstawa prawna

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, bez wątpienia jest wyposażony w kompetencje organu kontroli. Sposób podjęcia kontroli oraz jej przeprowadzenia normuje m.in. art. 47 ust. 1 Ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 221 z późn. zm.). W powołanym przepisie czytamy, że organ kontroli, przed podjęciem czynności sobie, winien dokonać analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej, która to obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe.

Zawiadomienie o zamiarze podjęcia działań kontrolnych

Pierwszym etapem kontroli ZUS-u jest zawiadomienie podmiotu kontrolowanego o zamiarze podjęcia względem niego działań kontrolnych, które nie powinny rozpocząć się wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Na marginesie warto zaznaczyć, że w przypadku niewszczęcia kontroli w ciągu 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wymagane jest ponowne zawiadomienie. 

Limity czasu kontroli ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) ma określone limity czasu na przeprowadzanie kontroli przedsiębiorstw, które są zależne od wielkości firmy. Zgodnie z art. 55 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców, limity te wynoszą:

• 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorców,
• 24 dni roboczych dla średnich przedsiębiorców,
• 48 dni roboczych dla pozostałych przedsiębiorców.

Definicje powyższych określeń są instynktownie rozumiane przez odbiorcę, jednakże celem dokładnego ich określenia należy odwołać się do art. 7 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców w którym ustawodawca nadał precyzyjne ramy w jakich to należy pojęcia te rozumieć. I tak: 

Mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników;
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Mały przedsiębiorca to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników;
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.

Średni przedsiębiorca to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników;
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro;

Kiedy ZUS może przedłużyć kontrolę?

Niestety przedsiębiorca, mimo określenia do jakiej grupy należy, nie może mieć pewności co do rzeczywistej długości kontroli. Ustawa przewiduje wyjątki od tych limitów, przez co ich gwarancyjna funkcja zostaje w znacznym stopniu osłabiona. ZUS może przedłużyć kontrolę w sytuacjach, gdy jest to niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, w tym przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów ich popełnienia – taką normę statuuje art. 55 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Nadużycia ZUS-u związane z przedłużaniem kontroli

Choć wydaje się, że wyjątki te są uzasadnione, rzeczywistość pokazuje, że są one często nadużywane. Przedłużanie kontroli pod pretekstem przeciwdziałania przestępstwom staje się regułą, a nie wyjątkiem. ZUS korzysta z uprawnień do przedłużania kontroli, aby omijać ustawowe limity, co prowadzi do destabilizacji działalności przedsiębiorców.

Ze swojego uprawnienia inspektorzy ZUS korzystają – lub wykorzystują je – co do zasady w dwóch przypadkach: 
1) Podważanie interpretacji indywidualnych: ZUS często podważa indywidualne interpretacje firm, zakładając od razu podejrzenie popełnienia przestępstwa, co pozwala na przedłużenie kontroli.
2) Nieuzasadnione przedłużanie kontroli: Gdy kontrola dobiega końca i nie wykryto żadnych nieprawidłowości, ZUS wydaje kolejne upoważnienie, rozszerzając kontrolę z podejrzeniem przestępstwa.

Jednym z kluczowych problemów jest brak daty zakończenia kontroli, co wprowadza niepewność co do czasu jej trwania, a co ważniejsze - czyni je niezgodnym z przepisami prawa. 

Przykład nadużycia

Przykład działania ZUS można zobaczyć na podstawie małego przedsiębiorcy, który doświadczył kontroli trwającej 16 dni. Inspektorzy ZUS, nie znajdując żadnych nieprawidłowości, przedłożyli upoważnienie do kontroli w sytuacji przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa, twierdząc, że przedsiębiorstwo usuwa dokumenty z akt. Wyjaśnienia pracowników, że dokumenty były usuwane zgodnie z terminami ich przechowywania, zostały zignorowane. Kontrola zamiast ustawowych osiemnastu dni, trwała prawie 8 miesięcy.

Konieczność zmiany przepisów

Obecne przepisy pozwalają na zbyt dużą arbitralność działań ZUS, co prowadzi do nadużyć i braku pewności prawa. Przedsiębiorcy są bezbronni wobec takich działań, a prawo przedsiębiorców nie umożliwia płatnikom złożenia sprzeciw od czynności podjętych przez ZUS w trybie art. 55 ustawy prawo przedsiębiorców. Konieczna jest zatem  gruntowna zmiana przepisów, która wprowadzi jasno określone, wąsko zamknięte przypadki, w których przedłużenie kontroli jest uzasadnione i niezbędne.

Podsumowanie

Kontrole ZUS, które powinny być narzędziem do zapewnienia przestrzegania prawa, stały się niestety źródłem niepewności i problemów dla wielu przedsiębiorców. Nadużywanie przepisów o przedłużeniu kontroli oraz brak możliwości zaskarżenia takich decyzji sprawia, że przedsiębiorcy często czują się bezradni. Potrzebna jest pilna reforma przepisów, która przywróci równowagę między potrzebą kontrolowania działalności gospodarczej, a ochroną praw przedsiębiorców.

Dr Katarzyna Kalata – radca prawny Kancelaria Kalata