REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się do kontroli ZUS?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak przygotować się do kontroli ZUS?
Jak przygotować się do kontroli ZUS?
DGP

REKLAMA

REKLAMA

Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada prawo do kontrolowania płatników składek, co oznacza, że pracownicy ZUS mogą złożyć wizytę w siedzibie firmy. Przedsiębiorca ma jednak na przygotowanie się na taką kontrolę co najmniej 7 dni. Warto zatem wcześniej wiedzieć, co urzędnik może zrobić, a czego mu nie wolno.

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

REKLAMA

W praktyce wizyty inspektora kontroli z ZUS-u mogą się spodziewać przedsiębiorcy zatrudniający pracowników – ZUS generalnie nie wszczyna kontroli u osoby opłacającej składki wyłącznie za siebie. Oczywiście prawdopodobieństwo kontroli jest większe u płatników, którzy mają jakieś zaległości w płatnościach czy popełniają błędy w naliczaniu należności z tytułu składek.

ZUS poinformuje nas o zamiarze wszczęcia kontroli na piśmie. Będzie tam podany numer, pod który trzeba zadzwonić i umówić się indywidualnie z inspektorem. Może on przeprowadzić kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 79 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Natomiast jeśli przedsiębiorca tego chce, może zaproponować wcześniejszy termin.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) od 2016 roku - wyjaśnienia ZUS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podczas takiej kontroli pod lupę idą przede wszystkim dokumenty związane ze zgłaszaniem do ubezpieczenia oraz naliczaniem składek za pracowników. W piśmie znajdziemy jednak zawsze opisany zakres kontroli. Do momentu przybycia inspektora zatem możemy skompletować i przygotować niezbędną dokumentację. Pamiętajmy, że ZUS może żądać od nas dokumentów nawet do 5 lat wstecz.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, kontrola zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych w szczególności może obejmować:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek należnych ZUS-owi,
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Uprawnienia inspektora

Obok ustalenia terminu kontroli przedsiębiorca musi też umówić się z urzędnikiem co do miejsca, w którym ma się odbyć. Często działalność gospodarcza zarejestrowana jest pod adresem zamieszkania przedsiębiorcy, a wszystkie pracownicze dokumenty znajdują się np. u jego księgowego. Wskazanie odpowiedniego adresu ułatwi i przyspieszy przeprowadzenie czynności kontrolnych. Czego kontrolujący może żądać?

Inwestycje w poprawę bezpieczeństwa pracy w firmie przy wsparciu ZUS

W trakcie kontroli inspektor kontroli ma prawo badać wszelkie księgi i dokumenty finansowo-księgowe, a także inne nośniki informacji z zakresu kontroli. Może też żądać udzielenia informacji przez przedsiębiorcę (płatnika) i pracownika (ubezpieczonego), legitymować osoby czy przesłuchiwać świadków. Spisze również składniki majątku przedsiębiorcy, kiedy istnieją jakieś zaległości w opłatach składek (art. 87 ust. 1 ww. ustawy).

Z kolei kontrolowany musi m.in. odpowiadać na pytania inspektora, udostępniać mu księgi, dokumenty i inne nośniki, o które prosi, robić ich kopie, a druki zagraniczne przedstawiać przetłumaczone na język polski. Urzędnicy mogą zjawić się u przedsiębiorcy wyposażeni we własny laptop i przenośny internet, natomiast zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązuje kontrolowanego do zapewnienia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnienia środków łączności.

ZUS musi przestrzegać ustawy o swobodzie działalności

Obowiązkiem urzędnika z ZUS-u natomiast jest przede wszystkim okazanie legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które powinno zawierać wszystkie szczegóły kontroli. Nie może on wyprosić nikogo z biura i musi współpracować z kontrolowanym – jak czytamy bowiem w art. 89 ust. 4 ww. ustawy, obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Po zakończeniu kontroli, urzędnik musi dostarczyć przedsiębiorcy protokół kontroli. W ciągu 14 dni od daty jego otrzymania można złożyć pisemne zastrzeżenie do jego ustaleń (trzeba jednak mieć i wskazać dowody).

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Co do dalszych ograniczeń w kontroli ZUS-owskiej, w dużej mierze nakłada je na ZUS ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Przede wszystkim, jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia (art. 79 ust. 4 ustawy o sdg). Dalej, kontroler przeprowadzając czynności kontrolne musi to robić w sposób sprawny i możliwie niezakłócający prowadzenia biznesu przez kontrolowanego (art. 80b ww. ustawy). Poza tym, ZUS nie ma prawa rozpocząć kontroli, jeśli u płatnika składek trwa właśnie kontrola innego organu.

Warto też pamiętać, że te przepisy nakładają limit trwania kontroli. Mianowicie, w ciągu jednego roku kalendarzowego czas trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy nie może przekraczać w przypadku mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych, a w odniesieniu do małych przedsiębiorców 18 dni roboczych. Czas trwania kontroli liczy się od daty doręczenia upoważnienia i wpisu w książce kontroli do doręczenia protokołu kontroli.

Katarzyna Miazek, Tax Care

Zostań naszym ekspertem!

Podyskutuj o tym na FORUM

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

REKLAMA

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA