REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się do kontroli ZUS?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak przygotować się do kontroli ZUS?
Jak przygotować się do kontroli ZUS?
DGP

REKLAMA

REKLAMA

Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada prawo do kontrolowania płatników składek, co oznacza, że pracownicy ZUS mogą złożyć wizytę w siedzibie firmy. Przedsiębiorca ma jednak na przygotowanie się na taką kontrolę co najmniej 7 dni. Warto zatem wcześniej wiedzieć, co urzędnik może zrobić, a czego mu nie wolno.

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

W praktyce wizyty inspektora kontroli z ZUS-u mogą się spodziewać przedsiębiorcy zatrudniający pracowników – ZUS generalnie nie wszczyna kontroli u osoby opłacającej składki wyłącznie za siebie. Oczywiście prawdopodobieństwo kontroli jest większe u płatników, którzy mają jakieś zaległości w płatnościach czy popełniają błędy w naliczaniu należności z tytułu składek.

ZUS poinformuje nas o zamiarze wszczęcia kontroli na piśmie. Będzie tam podany numer, pod który trzeba zadzwonić i umówić się indywidualnie z inspektorem. Może on przeprowadzić kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 79 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Natomiast jeśli przedsiębiorca tego chce, może zaproponować wcześniejszy termin.

REKLAMA

Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) od 2016 roku - wyjaśnienia ZUS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podczas takiej kontroli pod lupę idą przede wszystkim dokumenty związane ze zgłaszaniem do ubezpieczenia oraz naliczaniem składek za pracowników. W piśmie znajdziemy jednak zawsze opisany zakres kontroli. Do momentu przybycia inspektora zatem możemy skompletować i przygotować niezbędną dokumentację. Pamiętajmy, że ZUS może żądać od nas dokumentów nawet do 5 lat wstecz.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, kontrola zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych w szczególności może obejmować:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek należnych ZUS-owi,
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Uprawnienia inspektora

Obok ustalenia terminu kontroli przedsiębiorca musi też umówić się z urzędnikiem co do miejsca, w którym ma się odbyć. Często działalność gospodarcza zarejestrowana jest pod adresem zamieszkania przedsiębiorcy, a wszystkie pracownicze dokumenty znajdują się np. u jego księgowego. Wskazanie odpowiedniego adresu ułatwi i przyspieszy przeprowadzenie czynności kontrolnych. Czego kontrolujący może żądać?

Inwestycje w poprawę bezpieczeństwa pracy w firmie przy wsparciu ZUS

W trakcie kontroli inspektor kontroli ma prawo badać wszelkie księgi i dokumenty finansowo-księgowe, a także inne nośniki informacji z zakresu kontroli. Może też żądać udzielenia informacji przez przedsiębiorcę (płatnika) i pracownika (ubezpieczonego), legitymować osoby czy przesłuchiwać świadków. Spisze również składniki majątku przedsiębiorcy, kiedy istnieją jakieś zaległości w opłatach składek (art. 87 ust. 1 ww. ustawy).

Z kolei kontrolowany musi m.in. odpowiadać na pytania inspektora, udostępniać mu księgi, dokumenty i inne nośniki, o które prosi, robić ich kopie, a druki zagraniczne przedstawiać przetłumaczone na język polski. Urzędnicy mogą zjawić się u przedsiębiorcy wyposażeni we własny laptop i przenośny internet, natomiast zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązuje kontrolowanego do zapewnienia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnienia środków łączności.

ZUS musi przestrzegać ustawy o swobodzie działalności

Obowiązkiem urzędnika z ZUS-u natomiast jest przede wszystkim okazanie legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które powinno zawierać wszystkie szczegóły kontroli. Nie może on wyprosić nikogo z biura i musi współpracować z kontrolowanym – jak czytamy bowiem w art. 89 ust. 4 ww. ustawy, obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Po zakończeniu kontroli, urzędnik musi dostarczyć przedsiębiorcy protokół kontroli. W ciągu 14 dni od daty jego otrzymania można złożyć pisemne zastrzeżenie do jego ustaleń (trzeba jednak mieć i wskazać dowody).

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Co do dalszych ograniczeń w kontroli ZUS-owskiej, w dużej mierze nakłada je na ZUS ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Przede wszystkim, jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia (art. 79 ust. 4 ustawy o sdg). Dalej, kontroler przeprowadzając czynności kontrolne musi to robić w sposób sprawny i możliwie niezakłócający prowadzenia biznesu przez kontrolowanego (art. 80b ww. ustawy). Poza tym, ZUS nie ma prawa rozpocząć kontroli, jeśli u płatnika składek trwa właśnie kontrola innego organu.

Warto też pamiętać, że te przepisy nakładają limit trwania kontroli. Mianowicie, w ciągu jednego roku kalendarzowego czas trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy nie może przekraczać w przypadku mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych, a w odniesieniu do małych przedsiębiorców 18 dni roboczych. Czas trwania kontroli liczy się od daty doręczenia upoważnienia i wpisu w książce kontroli do doręczenia protokołu kontroli.

Katarzyna Miazek, Tax Care

Zostań naszym ekspertem!

Podyskutuj o tym na FORUM

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

Gigantyczny deficyt i nowe podatki. Rząd ogłasza budżet na 2026 rok - co to oznacza dla naszych portfeli?

Rząd przyjął projekt ustawy budżetowej na 2026 rok, który zakłada rekordowe wydatki na bezpieczeństwo, zdrowie i programy społeczne, ale też gigantyczny deficyt na poziomie 271,7 mld zł. W planie znalazły się podwyżki podatków i akcyzy, a także nowe rozwiązania fiskalne, które mają zasilić budżet. Co to oznacza dla Polaków i jak wpłynie na ich portfele?

VAT 2026: 25 istotnych zmian (dodatkowo oprócz KSeF). Ministerstwo Finansów opublikowało założenia projektu nowelizacji ustawy

W dniu 23 września 2025 r. opublikowano założenia projektu nowelizacji ustawy podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Nowelizacja ta ma dokonać co najmniej 25 większych i mniejszych zmian w różnych przepisach ustawy o VAT. Będą to kolejne zmiany w zasadach rozliczania VAT w 2026 roku oprócz zmiany zasad fakturowania i wprowadzenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Poniżej lista tych zmian z krótkim omówieniem.

REKLAMA

Czy można edytować fakturę w KSeF? Ministerstwo Finansów nie pozostawia wątpliwości

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy popełniony błąd w fakturze da się poprawić bez wystawiania nowego dokumentu. Oficjalna odpowiedź Ministerstwa Finansów nie pozostawia wątpliwości - w KSeF edytowanie faktury nie będzie możliwe.

KSeF 2026: 6 głównych etapów wdrażania w firmie rewolucji fakturowej, która startuje w lutym

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy (bez wyjątku) podatnicy VAT, w tym zwolnieni z tego podatku, będą musieli być przygotowani do otrzymywania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od tego dnia więksi podatnicy (a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali) muszą też wystawiać faktury w KSeF. Jak przygotować się do tych nowych zasad fakturowania? Prof. dr hab. Witold Modzelewski wskazuje 6 najważniejszych najważniejszych punktów (etapów) wdrażania w firmie tej rewolucji fakturowej.

REKLAMA