Jak przygotować się do kontroli ZUS?

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

W praktyce wizyty inspektora kontroli z ZUS-u mogą się spodziewać przedsiębiorcy zatrudniający pracowników – ZUS generalnie nie wszczyna kontroli u osoby opłacającej składki wyłącznie za siebie. Oczywiście prawdopodobieństwo kontroli jest większe u płatników, którzy mają jakieś zaległości w płatnościach czy popełniają błędy w naliczaniu należności z tytułu składek.

ZUS poinformuje nas o zamiarze wszczęcia kontroli na piśmie. Będzie tam podany numer, pod który trzeba zadzwonić i umówić się indywidualnie z inspektorem. Może on przeprowadzić kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 79 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Natomiast jeśli przedsiębiorca tego chce, może zaproponować wcześniejszy termin.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) od 2016 roku - wyjaśnienia ZUS

Podczas takiej kontroli pod lupę idą przede wszystkim dokumenty związane ze zgłaszaniem do ubezpieczenia oraz naliczaniem składek za pracowników. W piśmie znajdziemy jednak zawsze opisany zakres kontroli. Do momentu przybycia inspektora zatem możemy skompletować i przygotować niezbędną dokumentację. Pamiętajmy, że ZUS może żądać od nas dokumentów nawet do 5 lat wstecz.

Uprawnienia inspektora

Obok ustalenia terminu kontroli przedsiębiorca musi też umówić się z urzędnikiem co do miejsca, w którym ma się odbyć. Często działalność gospodarcza zarejestrowana jest pod adresem zamieszkania przedsiębiorcy, a wszystkie pracownicze dokumenty znajdują się np. u jego księgowego. Wskazanie odpowiedniego adresu ułatwi i przyspieszy przeprowadzenie czynności kontrolnych. Czego kontrolujący może żądać?