Kontrola ZUS w firmie w 8 krokach. Jak przebiega, ile trwa, czego może dotyczyć? O czym kontrolowany musi wiedzieć, jakie ma prawa i obowiązki?

• Kontrola ZUS - przepisy, podstawa prawna, planowanie
• Zakres kontroli ZUS
• Kontrola ZUS. Krok 1 - Zawiadomienie
• Kontrola ZUS. Krok 2 - Doręczenie
• Kontrola ZUS. Krok 3 - Obowiązki podmiotu kontrolowanego
• Kontrola ZUS. Krok 4 - Czas trwania kontroli
• Kontrola ZUS. Krok 5 - Przebieg kontroli
• Kontrola ZUS. Krok 6 - Miejsce przeprowadzenia kontroli
• Kontrola ZUS. Krok 7 - Protokół
• Kontrola ZUS. Krok 8 - Zastrzeżenia
• ZUS skuteczniej wybiera firmy do kontroli

Kontrola ZUS - przepisy, podstawa prawna, planowanie

Kontrola ZUS-u odbywa się na podstawie poniższych aktów prawnych:
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późn. zm.) (dalej: Ustawa o s.u.s.),
• Ustawa z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 221 z późn. zm.) (dalej: Prawo przedsiębiorców), 
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu prowadzenia kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r. Nr 164, poz. 1165) (dalej: Rozporządzenie).

Zakres zadań ZUS określa art. 68 Ustawy o s.u.s. – zgodnie z pkt 1. ust. 6 tego przepisu, ZUS jest upoważniony do prowadzenia kontroli wykonywania przez płatników składek i przez ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych ZUS.

Na podstawie art. 47 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, planowanie i przeprowadzanie kontroli płatników składek, prowadzone jest po uprzednim dokonaniu weryfikacji prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza prawdopodobieństwa naruszenia prawa obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których możliwość naruszenia przepisów jest największa. W zakresie oceny ryzyka uwzględnia się również kwestię przedawnienia należności z tytułu składek i innych, zgodnie z Rozporządzeniem.

Zakres kontroli ZUS

W zakresie kontroli inspektorów ZUS z tytułu wykonywania zadań i obowiązków dotyczących ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, znajduje się w szczególności:
• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
• weryfikowanie prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
• weryfikowanie prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Kontrola ZUS. Krok 1 - Zawiadomienie

ZUS zawiadamia podmiot kontrolowany o zamiarze przeprowadzenia kontroli – kontrola powinna rozpocząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
W przypadkach określonych w ustawie nie zawiadamia się o zamiarze wszczęcia kontroli.

Kontrola ZUS. Krok 2 - Doręczenie

Inspektor ZUS przeprowadzający kontrolę ma obowiązek rozpocząć ją od doręczenia płatnikowi składek (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania płatnika składek) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Kontrolujący powinien również okazać legitymację służbową - warto uważnie przeczytać zakres upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrola nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

Kontrola ZUS. Krok 3 - Obowiązki podmiotu kontrolowanego

Podmiot kontrolowany zobowiązany jest:
- udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów);
- udostępnić do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli - jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
- sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS;
- zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych - w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
- udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
- przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Kontrola ZUS. Krok 4 - Czas trwania kontroli

Czas trwania kontroli płatników składek będących przedsiębiorcami nie może przekraczać limitów określonych w art. 55 Prawa przedsiębiorców, które uzasadnione są wielkością podmiotu kontrolowanego i wynoszą odpowiednio w przypadku:
- mikro przedsiębiorców – 12 dni roboczych;
- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Kontrola ZUS. Krok 5 - Przebieg kontroli

Czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Czynności, o których mowa powyżej, powinny przebiegać w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy.

Kontrola ZUS. Krok 6 - Miejsce przeprowadzenia kontroli

Kontrolę ZUS przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.
Jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli:
za zgodą przedsiębiorcy:
• kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli;
• kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonane w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej – lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.
za zgodą przedsiębiorcy lub na wniosek:
• kontrola może odbyć się miejscu przechowywania dokumentacji (w tym ksiąg podatkowych), innym niż siedziba lub
miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

Kontrola ZUS. Krok 7 - Protokół

Ustalenia kontroli inspektor ZUS opisuje w protokole, który jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
po jednym dla każdej ze stron. 
Gdy w wyniku kontroli zostaną wykryte nieprawidłowości, płatnik składek jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących (jeżeli są one wymagane). Termin na dokonanie korekty to 30 dni od daty doręczenia protokołu kontroli lub aneksu do ww. protokołu. 
Jeżeli płatnik złożył zastrzeżenie termin ten jest liczony od dnia, w którym płatnik otrzyma informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.
Gdy płatnik składek nie złoży wymaganych dokumentów, wszczynane jest postępowanie administracyjne w celu
wydania decyzji, od której możliwe jest złożenie odwołania do sądu.

Kontrola ZUS. Krok 8 - Zastrzeżenia

Podmiot kontrolowany ma 14 dni, od dnia w którym otrzyma protokół, na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń.
Równocześnie należy wskazać także stosowne środki dowodowe. Inspektor ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone
zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

ZUS skuteczniej wybiera firmy do kontroli

Jak informuje CRIDO w swoim najnowszym raporcie Kontrole przedsiębiorców prowadzone przez ZUS, ZUS w ostatnich latach, na skutek zmiany przepisów, usprawnił kwestie doboru podmiotów kontrolowanych i tym samym poprawił wyniki finansowe kontroli. Raport CRIDO pokazuje spadek liczby przeprowadzanych przez ZUS kontroli i jednocześnie zwiększenie kwot zakwestionowanych w toku tych kontroli. Wprowadzenie analizy ryzyka podmiotów, które mają podlegać kontroli pozwoliło uzyskać lepsze wyniki finansowe już w roku zmiany przepisów. 
Ponadto z omawianego raportu wynika, że ZUS stara się utrzymać wysokie wskaźniki kontroli w największych przedsiębiorstwach, w których to wykazuje największą efektywność pod względem wykrytych nieprawidłowości.

Podstawa prawna:
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późn. zm.) (dalej: Ustawa o s.u.s.)
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 221 z późn. zm.) (dalej: Prawo
przedsiębiorców)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu prowadzenia kontroli
płatników składek (Dz. U. z 1998 r. Nr 164, poz. 1165) (dalej: Rozporządzenie).

Źródło: Kontrole przedsiębiorców prowadzone przez ZUS - raport CRIDO (styczeń 2024 r.)

Edyta Defańska-Czujko, partner w CRIDO